Vencer a guerra contra a Inbox (2)

Listam-se abaixo ainda algumas outras estratégias para vencer a guerra contra a Inbox:

• Em termos de organização, categorizar (categorize) a correspondência recebida é uma forma de ter uma perceção visual do que é necessário resolver e de que assunto se trata. No entanto, é preciso ter em atenção que há correspondência que não se justifica categorizar, devido à pouca frequência com que é recebida.
• Algo a não esquecer é a ativação da ausência do escritório (out of office) sempre que se está fora do escritório por períodos mais ou menos longos, devendo esta mensagem conter um contacto de outro colega que possa responder às questões que surjam, evitando que o cliente espere por uma resposta.
• A forma como é feita a visualização do Outlook pode fazer ganhar tempo na gestão dos e-mails. Por isso, deve selecionar-se uma vista adequada, personalizando as colunas que se pretende visualizar (reordenando, retirando ou adicionando informação) para facilitar a consulta e navegação.
• O painel de leitura (reading pane) deve ser posicionado consoante a preferência, ou mesmo desativado, se facilitar a gestão das mensagens.
• Podem utilizar-se bandeiras (flags) como sinalizadores de tarefas a cumprir, quando há seguimento a dar a um e-mail, definindo-se um prazo (dentro de 1 dia, uma semana ou até personalizar a data), adicionando também um lembrete (reminder) à flag.
• É possível utilizar as peças rápidas (quick parts) do separador Inserir, para responder mais depressa a e-mails de rotina, tendo vários textos-padrão (blocos ou mensagens) gravados.
• Podem criar-se regras (rules), que correspondem à automação de tarefas, definindo-se quando a regra deve ser ativada, sobre que mensagens incidirá e que ações devem ser executadas.

Andreia Gonçalves (Estudante do 3.º ano)