Office Manager…?

A função office manager (ou, em português, gestor do escritório), que representa um dos cenários topo de carreira na profissão do Secretariado, engloba um conjunto muito diversificado de atividades, que pode variar de organização para organização, tendo em conta o seu tamanho e estrutura, mas que normalmente inclui:

- Procurement - seleção de fornecedores, negociação de preços e de condições de entrega e pagamento, conferência de faturas e autorização de pagamentos;

- Gestão do economato - gestão de stocks; distribuição de material; controlo de custos; produção de merchandising e materiais corporativos, como brochuras, papel timbrado, etc.;

- Aquisição de equipamentos e mobiliário - avaliação de necessidades e negociação dos fornecimentos;

- Supervisão da manutenção e limpeza de instalações - manutenção e reparação de equipamentos; obras; abastecimento de casas de banho; etc.;

- Aquisição de produtos alimentares e louça para salas de reunião e copa;

- Supervisão da segurança das instalações - sistemas de alarme; organização de simulacros; controlo de aspetos relativos à saúde no trabalho, como ruído, iluminação, climatização, segurança, conforto, entre outros;

- Gestão das comunicações - aquisição e controlo de custos de telefones e telemóveis; atualização de conteúdos no site da empresa; etc.;

- Gestão da frota automóvel - contratos ALD/Leasing; celebração de contratos de seguro e pagamento dos respetivos prémios; revisões das viaturas; liquidação do IUC; etc.;

- Organização de eventos empresa - festas, ações de team building e formação, etc.

Esta enumeração não esgota, obviamente, aquilo que poderá fazer um Office Manager: numa pequena empresa poderá ainda encarregar-se da gestão administrativa de Recursos Humanos, ocupando-se, por exemplo, de inscrições na Segurança Social, apoio a processos de recrutamento, elaboração de mapas de férias, controlo da assiduidade, celebração de seguros (acidentes de trabalho, vida e saúde), entre outras tarefas. Já numa média ou grande empresa poderá também ter a seu cargo a supervisão da equipa de secretariado, receção, copa, estafetas e motoristas.
 

Resumindo, o seu objetivo é organizar e supervisionar todas as atividades e aspetos que facilitem o bom funcionamento do escritório, de maneira a garantir que todos possam trabalhar de forma eficiente, num ambiente agradável e seguro.

 

Filipa Fontoura (Estudante do 3.º ano)