Tecnologia: o que seria de mim sem ti?

Estou convencida de que nasci na era certa: a era da tecnologia e do conhecimento. Isto porque não me imagino numa época sem algumas das coisas que tanta falta me fazem – coisas eletrónicas.

Para começar, é preciso dizer que não me considero prisioneira das novas tecnologias, como do telemóvel, por exemplo. Mas, ainda ontem, quando saí de casa à pressa e me esqueci do meu fiel companheiro – o telemóvel –, senti-me verdadeiramente perdida. Não no sentido literal da palavra, mas, de qualquer das formas, perdida… Deparei-me, então, com uma realidade inquestionável: preciso do meu telemóvel para, resumidamente, tudo! Para ver as horas, para estar contactável e, até mesmo, para mostrar que estou viva.

Num tom mais sério, a forma como cada um de nós gasta os preciosos segundos do seu dia torna latente a necessidade que temos de usar os nossos aparelhos eletrónicos. Vejamos: começamos o dia acordando, ao som do despertador; depois, tomamos o pequeno-almoço servindo-nos de uma torradeira ou tostadeira e de um micro-ondas; continuamos, ao almoço, com a ajuda de um fogão de indução ou um robô de cozinha e isto repete-se ao jantar. Nos intervalos destas atividades, usamos computadores para lazer, eletrodomésticos para as lidas domésticas e todas as outras coisas que não dispensamos, mas que não é necessário mencionar…

Para além disso, na nossa vida profissional, é inegável que a tecnologia desempenha um papel central, papel esse que, ao longo dos anos, se tem tornado cada vez mais visível. É o caso dos computadores e do seu indispensável software, dos smartphone e dos tablet, das fotocopiadoras multifunções e de todos aqueles “bichinhos” que passam despercebidos diariamente, a não ser que, num azar, deixem de funcionar. Pois é exatamente quando estas pequenas criaturas se lembram de avariar – e temos de voltar ao básico, perdendo valiosos minutos – que percebemos a sua verdadeira importância. O impacto da evolução da tecnologia é algo a que não prestamos muita atenção, mas sem esta evolução, em vez de enviarmos e-mails, encontrar-nos-íamos, por exemplo, a enviar cartas que, hoje em dia, não são tão rápidas como precisamos.

Portanto, devemos à tecnologia a facilidade das tarefas do dia-a-dia, sem qualquer margem para dúvidas. E é realmente quando penso nas coisas que faço diariamente que dou por mim a questionar: o que seria de mim sem a tecnologia?

Andreia Gonçalves (Estudante do 2.º ano)

A lei de Parkinson e a gestão do tempo

Esta lei foi publicada pela primeira vez no jornal The Economist, em 1955, por Cyril N. Parkinson. Com base na estatística, Parkinson afirmou que o trabalho se expande de forma a preencher o tempo disponível para a sua realização. 

Isto significa que, por exemplo, se se tiver um prazo de uma semana para terminar uma tarefa que demora 02h00 a executar, psicologicamente a complexidade aumentará o suficiente para que esta preencha a semana inteira. Tal acontece porque há a ideia (ainda que irracional) de que, quanto mais longe estiver o deadline, mais importante será a tarefa e maiores serão as expetativas e o trabalho envolvido. Por outro lado, para alguns, concluir uma tarefa antes do prazo pode ser estrategicamente negativo, uma vez que, da próxima vez, poderão ter um prazo mais curto e/ou que os outros venham a considerar o seu contributo/função dispensável.

Parkinson definiu, também, o coeficiente de ineficiência, segundo o qual as chefias crescem até atingir o ponto em que são irrelevantes/ineficientes, conceito que se prende com a lei da multiplicação dos subordinados: os colaboradores querem multiplicar os seus subordinados e não os seus rivais. Este coeficiente está também associado à lei da multiplicação do trabalho: para justificar o número de colaboradores existentes ou a contratar, assiste-se ao aumento da burocracia, traduzida em pedidos de assinaturas, despachos, autorizações e afins, o que gerará suficiente trabalho interno para que todos se mantenham ocupados, justificando assim a sua contínua existência.

Embora em Portugal se tenda, culturalmente, a deixar o trabalho para o fim do prazo, em regra, quando temos menos tempo para completar uma tarefa, tornamo-nos mais práticos, focados e objetivos, alocando menos recursos a tarefas insignificantes, atitude que é essencial à sobrevivência das organizações num período de grandes constrangimentos.

Então, como utilizar a lei de Parkinson para nosso benefício?

• O executor da tarefa deve sempre estabelecer deadlines, mesmo quando estes não lhe tenham sido definidos.

• Quando se delega uma tarefa, deve aferir-se, racionalmente e após negociação com o seu incumbente, um prazo razoável de entrega/conclusão, dando margem para imprevistos e, eventualmente, estabelecendo marcos específicos que permitam perceber se está tudo a correr dentro do previsto (milestones).

• O trabalho deve ser desenvolvido com intervalos, o que permitirá aumentar a produtividade e melhorar os níveis de qualidade, dado que haverá mais concentração e, portanto, menos propensão para lapsos e falhas.

Andreia Gonçalves (Alumni)

Secretariado Virtual

É surpreendente como o Secretariado tem sido capaz de se reinventar e adaptar-se às circunstâncias. À dinâmica própria do mercado, ao grau de incerteza e flexibilidade exigida por este, o Secretariado responde com uma nova roupagem – a função virtual-, permitida pela inovação tecnológica e pela legislação laboral em vigor (teletrabalho).

A prestação de serviços de Secretariado Virtual – em part-time ou full-time, consoante a disponibilidade de cada um -, permite uma gestão autónoma do espaço e tempo, bem como constitui uma forma de empreendedorismo e uma ferramenta para lutar contra o desemprego ou complementar o rendimento.

Esta oferta é reconhecida como uma mais-valia e uma oportunidade por parte de muitas organizações, independentemente do seu tamanho, mas sem dúvida uma preciosa ajuda para as microempresas, muitas vezes impossibilitadas de contratar um profissional de Secretariado, mesmo a tempo parcial, devido à falta de meios.

O Secretariado Virtual disponibiliza serviços de apoio à gestão, em regime de avença ou à tarefa, como, por exemplo, na organização de reuniões, viagens ou eventos, entre outros, o que permite a redução dos custos com a realização de determinadas tarefas, podendo as empresas gerir de forma mais eficiente os recursos disponíveis.

O Secretariado exibe assim, noutro formato, características específicas desta função – brio, capacidade de adaptação, de iniciativa e resiliência -, o que permite elevar a profissão a um novo nível de autonomia e responsabilidade, pois este profissional cria e gere a sua carreira, expectativas, disponibilidades e formação.

O Secretariado cria, portanto, mais uma vez a sua marca na era digital!

Filipa Alves (Alumni)

Imagem profissional ao telefone

O telefone é uma ferramenta de trabalho diária que, por vezes, é utilizado de forma pouco profissional.

Ao longo da minha carreira profissional, que já é longa, passei por algumas experiências hilariantes e outras menos agradáveis.

Há menos de um ano, tive que fazer um follow-up de um convite endereçado a gestores de topo. Confesso que houve contactos em que senti orgulho por pertencer à classe, tal foi o profissionalismo com que fui atendida. Porém, houve outros em que mais parecia uma linha telefónica de apoio psicológico, tantos foram os desabafos. Desde a falta de tempo para fazer o trabalho todo, até à leitura integral do e-mail de resposta dos seus chefes ao nosso convite, ouvi de tudo nesses momentos. Tive até duas situações em que ouvi um “raspanete” por estar a ligar para aquele número “que era só do Senhor Presidente!”.

Isto para vos dizer que muitas das pessoas que contactei partiram sempre do pressuposto de que eu era “menos importante” e por isso a deferência com que me deveriam atender não seria a mesma se estivesse a outro “nível”. Pressuposto errado, obviamente, porque todas as pessoas devem ser tratadas de igual modo, com educação e respeito, independentemente do seu nível de instrução ou hierarquia.

É que a indiferença e a má educação ouvem-se, sentem-se e incomodam, passando uma imagem errada da classe e do papel que desempenha dentro das organizações.

Leonor Alenquer (Alumni)

Como aferir as suas competências Office

Uma vez que a informática já faz parte do nosso dia a dia, os empregadores assumem, nesta como noutras profissões, que os candidatos dominam as aplicações do pacote Office. Ora, é possível ver as nossas competências Office certificadas através dos exames MOC (Microsoft Office Certifications - http://www.microsoft.com/learning/en-us/office-certification.aspx), que oferecem os níveis Specialist, Expert e Master. Contudo, a lista de requisitos que mencionam em termos de conhecimentos (Skills measured) também permite fazer uma autoavaliação, para efeitos de elaboração de CV, com base nas competências que serão avaliadas no âmbito destes exames.

Os exames MOS (Microsoft Office Specialist - http://www.microsoft.com/learning/en-us/mos-certification.aspx) aferem as competências de base, existindo provas para todos os programas do pacote Office, nas versões 2007, 2010 e 2013, como se poderá consultar nos links abaixo para a versão 2010:

• MOS: Microsoft Office Word 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam-77-881.aspx);
• MOS: Microsoft Office Excel 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam-77-882.aspx)
• MOS: Microsoft Office PowerPoint 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam-77-883.aspx);
• MOS: Microsoft Office Outlook 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam.aspx?ID=77-884);
• MOS: Microsoft Office Access 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam-77-885.aspx);
• MOS: Microsoft SharePoint 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam.aspx?ID=77-886);
• MOS: Microsoft Office OneNote 2010 (http://www.microsoft.com/learning/en-us/exam.aspx?ID=77-853).

Uma autoavaliação correta deste tipo de competências contribui assim para o reforço da qualidade, transparência e comparabilidade dos CV dos candidatos a uma determinada vaga.

Melissa Faria (Finalista)

O enriquecimento da função Secretariado

O facto de a burótica se desenvolver a um ritmo acelerado e contínuo tem obrigado as organizações a um upgrade das suas exigências em termos de competências técnicas relacionadas com as TIC, nesta função sobretudo relacionadas com as denominadas ferramentas de produtividade, digitalização e suportes à comunicação, no sentido de poderem obter uma melhoria dos níveis de produtividade e uma redução de custos.

A tecnologia teve impacto na evolução do perfil funcional do Secretariado, em termos das atividades e nos requisitos de competências, uma vez que algumas tarefas passaram a ser desenvolvidas com recurso a equipamentos, libertando tempo para a assunção de novas responsabilidades. A disseminação transversal das TIC nas organizações levou também a que os executivos passassem a ser autónomos em muitas tarefas antes asseguradas pelo Secretariado, cuja missão de proteger o tempo das suas chefias assumiu um novo pendor, mais pró-ativo e abrangente.

Contudo, a tecnologia não foi a única circunstância que condicionou esta transformação. Entre os fatores de impacto encontram-se algumas estratégias de intervenção organizacional, como o Downsizing, a Reengenharia e a Gestão da Qualidade Total, que as organizações adotaram, ao longo do tempo, numa busca de eficiência e de melhores resultados, face a vários constrangimentos ao seu crescimento e sobrevivência, como a globalização dos mercados, o aumento do preço dos combustíveis fósseis e as sucessivas crises económicas.

Esta busca de eficiência tem resultado num achatamento das estruturas organizacionais e numa tentativa de simplificação dos processos, que conduz naturalmente a uma maior polivalência dos trabalhadores e, por conseguinte, ao enriquecimento das funções. Ainda assim, muitos são os que continuam a referir constrangimentos à mobilidade vertical e horizontal e à progressão salarial nesta área profissional, que entendem não ter vindo a acompanhar os níveis crescentes de exigência da função.

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria
Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”

Journal: a ferramenta mais esquecida do Outlook

O Journal é uma ferramenta do Microsoft Outlook e, como o próprio nome indica, é um Diário. Mas é um Diário muito particular. Numa linha temporal (timeline) o utilizador poderá visualizar e consultar o detalhe de itens como:

• E-mails trocados,
• chamadas feitas,
• tarefas concluídas ou a executar,
• ficheiros criados noutras aplicações do ambiente Office (Word, Excel, etc.).

Na realidade, todos os ficheiros criados no MS Office poderão, se assim o desejarmos, ser incluídos no Journal. Estes registos podem ser criados manualmente (como as chamadas telefónicas), mas a possibilidade de os automatizarmos existe (ficheiros produzidos em aplicações MS Office ou itens criados no Outlook, como mensagens e compromissos), facilitando assim a recolha exaustiva e posterior consulta de informação relacionada com um determinado assunto/projeto, até à sua finalização.

Talvez por desconhecimento, já que muitos utilizadores são autodidatas, ou talvez por esta ferramenta raramente ser abordada em formação, o Journal não tem muitos adeptos e a Microsoft tem vindo a desinvestir, gradualmente, nesta ferramenta, tornando o componente Tasks (Tarefas) mais versátil. No entanto, este Diário digital pode ser um precioso aliado na gestão de tempo, ao permitir contabilizá-lo para cada tarefa. Esta informação é crucial para a rentabilização de cada dia de trabalho e, portanto, para uma maior eficiência individual e das equipas. 

Como com qualquer outra ferramenta, o segredo está no conhecimento das suas potencialidades e na sua correta aplicação. Vamos dar uma nova oportunidade ao Journal?

Webografia:
http://www.msoutlook.info/question/698
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/track-your-time-in-outlook-using-journal-HA010034346.aspx

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)

A formação dos profissionais de secretariado no Brasil

O artigo que hoje publicamos conta com a colaboração da Fernanda Fonseca Machado. A Fernanda é bacharel em Secretariado Executivo, pós-graduada em Gestão Empresarial, pós-graduada em docência do Ensino Superior, Mestre em Educação. Secretária Executiva, professora, palestrante e pesquisadora na área secretarial.

Os nossos agradecimentos pela participação.

Susana de Salazar Casanova

No Brasil, a formação dos profissionais de secretariado divide-se em: cursos técnicos, de graduação (tecnólogo ou bacharelado) e pós-graduação. Em nível de pós-graduação lato sensu, os cursos geralmente são em Secretariado Executivo ou em Assessoria Executiva, ao passo que os de pós-graduação stricto sensu, mestrado e doutorado, ainda não existem na área específica. Os profissionais de secretariado, porém, normalmente realizam seus estudos de mestrado e doutorado em Administração ou Educação, bem como em outras especialidades correlatas.

Com o objetivo de promover a qualificação profissional, as entidades da categoria distribuídas pelo país (sindicatos), em conjunto com empresas privadas e instituições de ensino, promovem uma vasta gama de eventos, tais como palestras, minicursos e congressos, o que proporciona, além da abordagem de diversos assuntos da área secretarial, a interação de experiências e conhecimentos entre os profissionais.

Destaca-se também o registro de uma pesquisa divulgada pela ONU, que afirmou ser a profissão de secretariado executivo uma das três carreiras que mais cresce no mundo. Apesar de, por vezes, ainda deter o estereótipo de servir cafezinho, a profissão de secretária é hoje  responsável por uma fatia do mercado com salários cada vez mais altos, com a exigência de profissionais cada vez mais qualificados e preparados para os desafios e mudanças.

A bibliografia específica na área secretarial, apesar de tímida quando da regulamentação da profissão, em 1985, hoje aumenta consideravelmente com pesquisadores/autores cada vez mais motivados e interessados em descobrir e compartilhar novas ideias. Impulsionadas pelos eventos acadêmicos, as publicações técnicas/científicas, na mesma linha, também vêm crescendo muito nos últimos anos.

Com toda essa formação contínua e qualificação permanente, os profissionais de secretariado estão se colocando cada vez mais rápido em ótimas posições no mercado de trabalho. Evidente que ainda é preciso avançar em alguns aspectos, como em tudo, para se atingir o pleno reconhecimento da profissão. Mas hoje, diferente de outrora, os profissionais de secretariado já ocupam o lugar de assessores executivos, gestores, consultores e empreendedores, sendo capazes de transformar e prestar pleno suporte científico a outras esferas administrativas.

Fernanda Fonseca Machado

O que é isso do VoIP?

A tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) permite realizar chamadas, quer seja só por voz ou com voz e imagem (videochamada ou videoconferência). Existem, no entanto, alguns requisitos para utilizar esta tecnologia:

• ter um contrato com uma empresa que forneça acesso à Internet;

• tanto para chamadas entre computadores (PC-a-PC), como de PC-a-Telefone, precisamos de um computador, microfone e colunas, mas os auriculares são aconselháveis de modo a evitar o feedback (eco);

• para as chamadas Telefone-a-Telefone é necessário um router onde se liga o telefone IP, com ou sem fios, ou, no caso de um telefone tradicional, precisar-se-á de um adaptador para o ligar ao router;

• a qualidade e a velocidade das comunicações ficam a depender da largura de banda que se tem, já que os dados são comprimidos em pacotes e enviados pela internet até ao destinatário, onde são descomprimidos.

A tecnologia VoIP apresenta muitas vantagens para as empresas: além de os custos com as chamadas serem inferiores aos dos sistemas tradicionais (analógicos ou digitais), existe a possibilidade de o software ser instalado num dispositivo móvel, o que permite que os trabalhadores continuem a receber chamadas mesmo ausentes; a fácil gravação e armazenamento das chamadas; a criação de contact centers virtuais; ou a integração de diferentes bases de dados com informação sobre os clientes.

Claro que a tecnologia VoIP também tem as suas desvantagens: no caso de uma falha informática a empresa ficará sem comunicações. Contudo, estas serão situações excecionais e a tecnologia VoIP é certamente uma ferramenta útil a uma empresa que pretenda reduzir custos - o investimento inicial será amortizado rapidamente se o volume de chamadas, sobretudo internacionais, for significativo, dado que a faturação não é feita em minutos mas em volume de dados.

Webografia:
http://www.pcworld.com/article/254659/how_switching_to_voip_can_save_you_money.html
http://technologyadvice.com/5-ways-voip-can-save-you-money/

Tiago Ferreira (Estudante do 2.º ano)

Lync – a nova forma de comunicar da Microsoft®

Quando falamos de mensagens instantâneas, pensamos logo no MSN Messenger ou no Windows Life Messenger. Durante largos anos foram os programas mais utilizados para comunicar de forma instantânea e gratuita.

Apesar de aqueles programas também serem utilizados no ambiente empresarial, foi criada pela Microsoft® uma aplicação específica para comunicação instantânea. O programa em questão é o Lync (anteriormente conhecido como o Microsoft Office Communicator), disponível com o pacote Microsoft Office 365 para cada computador ou então como uma solução em rede.

Esta aplicação permite estabelecer contacto com qualquer pessoa – tenha esta ou não Lync ou Office 365 –, em qualquer lugar, através de mensagens instantâneas ou de voz e vídeo, num computador, tablet ou smartphone. Oferece ainda a possibilidade de reencaminhamento das chamadas a partir do PC para o portátil, onde quer que estejamos e quaisquer que sejam as chamadas (nacionais ou internacionais).

Através de um botão, podemos facilmente encontrar alguém digitando o seu nome. Outra particularidade desta aplicação é o facto de mostrar o nosso status consoante a disponibilidade registada na agenda (que aparece ao lado do nosso nome). Existe, ainda, a possibilidade de partilhar o nosso desktop – com todos os conteúdos ou apenas os que quisermos mostrar –, de forma interativa ou apenas de leitura.

Devido ao facto de o Lync estar profundamente integrado com o MS Office®, principalmente com o Outlook®, torna-se fácil e rápido realizar reuniões, fazer apresentações em PowerPoint ou partilhar ficheiros, utilizando o ecrã como whiteboard. O Lync pode também ser integrado com o Skype® ou outros sistemas VoIP (Voice over Internet Protocol), otimizando o estabelecimento e receção de chamadas, bem como o envio de mensagens, fazendo com que seja cada vez mais fácil estar contactável.

Catarina Faria (Finalista)