Tecnologia: o que seria de mim sem ti?

Estou convencida de que nasci na era certa: a era da tecnologia e do conhecimento. Isto porque não me imagino numa época sem algumas das coisas que tanta falta me fazem – coisas eletrónicas.

Para começar, é preciso dizer que não me considero prisioneira das novas tecnologias, como do telemóvel, por exemplo. Mas, ainda ontem, quando saí de casa à pressa e me esqueci do meu fiel companheiro – o telemóvel –, senti-me verdadeiramente perdida. Não no sentido literal da palavra, mas, de qualquer das formas, perdida… Deparei-me, então, com uma realidade inquestionável: preciso do meu telemóvel para, resumidamente, tudo! Para ver as horas, para estar contactável e, até mesmo, para mostrar que estou viva.

Num tom mais sério, a forma como cada um de nós gasta os preciosos segundos do seu dia torna latente a necessidade que temos de usar os nossos aparelhos eletrónicos. Vejamos: começamos o dia acordando, ao som do despertador; depois, tomamos o pequeno-almoço servindo-nos de uma torradeira ou tostadeira e de um micro-ondas; continuamos, ao almoço, com a ajuda de um fogão de indução ou um robô de cozinha e isto repete-se ao jantar. Nos intervalos destas atividades, usamos computadores para lazer, eletrodomésticos para as lidas domésticas e todas as outras coisas que não dispensamos, mas que não é necessário mencionar…

Para além disso, na nossa vida profissional, é inegável que a tecnologia desempenha um papel central, papel esse que, ao longo dos anos, se tem tornado cada vez mais visível. É o caso dos computadores e do seu indispensável software, dos smartphone e dos tablet, das fotocopiadoras multifunções e de todos aqueles “bichinhos” que passam despercebidos diariamente, a não ser que, num azar, deixem de funcionar. Pois é exatamente quando estas pequenas criaturas se lembram de avariar – e temos de voltar ao básico, perdendo valiosos minutos – que percebemos a sua verdadeira importância. O impacto da evolução da tecnologia é algo a que não prestamos muita atenção, mas sem esta evolução, em vez de enviarmos e-mails, encontrar-nos-íamos, por exemplo, a enviar cartas que, hoje em dia, não são tão rápidas como precisamos.

Portanto, devemos à tecnologia a facilidade das tarefas do dia-a-dia, sem qualquer margem para dúvidas. E é realmente quando penso nas coisas que faço diariamente que dou por mim a questionar: o que seria de mim sem a tecnologia?

Andreia Gonçalves (Estudante do 2.º ano)

Tecnologia: teimosia ou medo?

Telemóveis, computadores, Internet, tablets, e-mails e mais uns quantos aparelhos que apareceram nos últimos anos e que nos ajudam no dia a dia e no trabalho. Ou será que não?

Enquanto certas pessoas consideram a evolução da tecnologia a melhor coisa que pode haver, outras acham que só apareceram para complicar a vida. Claro que as mudanças nem sempre trazem só vantagens, mas temos de nos adaptar e isso significa aprender a lidar com estas novidades. É compreensível que esta aprendizagem para os jovens ocorra de forma mais célere e fácil do que para as pessoas mais velhas, mas isso depende também da vontade de aprender de cada um.

Tenho um exemplo de pura teimosia para com a tecnologia em casa. A minha mãe, que neste momento tem 67 anos, teima em não querer aprender a mexer num computador. Como ela própria argumenta: burro velho não aprende línguas. 

Nas empresas esta teimosia não é admissível, uma vez que tem um impacto negativo na produtividade e nos resultados. A insistência em recusar a tecnologia pode, contudo, servir de desculpa para não tornar visível a falta de competências e com isso perder autoridade ou respeito junto dos colegas ou subordinados.

Tendo em conta que tudo à nossa volta evolui e que estamos permanentemente em aprendizagem, não é vergonha nenhuma pedir ajuda e confessar que não sabemos - o importante é querermos aprender!

Catarina Faria (Alumni)

Otimismo, um investimento no sucesso

Na atual visão das organizações, os recursos humanos são áreas-chave, quer para o seu sucesso e crescimento económicos quer para estabelecer vantagens competitivas, sobretudo no caso de profissionais altamente especializados ou ligados à área dos serviços.

Neste contexto, um colaborador otimista é uma mais-valia: trabalha com mais afinco e alcança melhores resultados - independentemente das circunstâncias menos favoráveis no seu ambiente funcional -, apresentando novas ideias que podem melhorar os processos da organização, logo, aumentando o seu lucro. Ao contagiar, positivamente, todos os elementos que com ele interagem, quer sejam membros da equipa ou clientes, gera ciclos de qualidade e de produtividade aumentados.

Por oposição, trabalhadores pessimistas terão baixa assiduidade/produtividade e recorrerão aos seguros de saúde frequentemente, em consequência dos problemas psicossomáticos resultantes do seu estado - dores ou fadiga crónicas, doenças gástricas, etc. A abulia – dificuldade ou mesmo incapacidade para tomar decisões -, consequência duma atitude pessimista, leva a um ambiente de estagnação de ideias e de resultados, fatais para qualquer empresa.

O otimismo, embora inato, pode ser aprendido e múltiplas empresas – sobretudo as grandes multinacionais -, estão agora atentas a estes fatores humanos. A promoção de workshops motivacionais, a nível interno ou externo e a todos os níveis da estrutura organizacional, é disso reflexo.

A importância das atitudes positivas e a mudança que as mesmas podem ocasionar no decurso da vida dos envolvidos, quer a nível pessoal quer a nível profissional, é agora reconhecida e medida em inúmeros estudos - sobretudo nas áreas da sociologia e psicologia do trabalho –, sendo analisados e as suas recomendações aplicadas, com seriedade, no seio das empresas. A nova geração de gestores, quando olha para a sua organização como um todo, também levará em consideração este aspeto fundamental do tecido económico da sua unidade de produção: o seu capital humano.

Não se esqueça: ser otimista ou pessimista depende, sobretudo, de si!

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)

Anorexia Empresarial

Confusos com a junção destes dois conceitos que, à partida, nada têm a ver um com o outro? O que é que Medicina e Nutrição têm a ver com a Gestão de Empresas é o que suscita maior curiosidade ao analisar este termo.

Tanto quanto sabemos, a anorexia é um distúrbio alimentar que provoca perdas acentuadas de peso. E como é que essa diminuição de peso se encaixa na realidade empresarial?

A anorexia empresarial é igualmente um distúrbio, mas de ordem organizacional, caracterizando-se pelos cortes excessivos de ativos humanos com a única preocupação de reduzir custos no curto prazo. Não existe a preocupação de encontrar outras soluções a não ser a do caminho mais fácil de cortes de despesa, de novos projetos, de futuros investimentos e, claro, de postos de trabalho.

Os autores deste termo, dois académicos, Gary Hamel e C.K. Prahalad, verificaram que, em consequência destes cortes desmesurados, as organizações arriscam uma anorexia empresarial. Ou seja, perde-se massa muscular, que resulta em estagnação e perda gradual de capacidade de crescimento. Com o que resta, dificilmente a organização consegue ser eficaz e competitiva, pois, tal como um corpo subnutrido, falta-lhe a força anímica para reagir e viver.

Consequência grave deste processo é a perda de know-how, do capital intelectual que se desperdiça com estas medidas. Não se pode olhar somente para os números e, através de uma equação, resolver as dificuldades das empresas. Corre-se o sério risco de as organizações serem geridas somente com base em rácios financeiros e contabilísticos. Há que saber tornar os processos mais eficientes, reduzindo custos, perdas de tempo e outros desperdícios. E não se exclui a necessidade de reduzir recursos humanos; contudo, esta estratégia deverá ser o último recurso e assentar num planeamento cuidadoso a longo prazo, envidando-se todos os esforços para revitalizar a organização.

Infelizmente, no atual panorama nacional de recessão também nos deparamos com empresas que não procuram outra saída que a do lay-off ou dos despedimentos. É verdade que não é fácil fazer face a tantas dificuldades, com a banca e os mercados de costas voltadas para, sobretudo, os pequenos e médios empresários. Mas é necessária a coragem e determinação para lutar, pois vemos, em simultâneo, florescer um sem fim de pequenos negócios, quase sempre através de divulgação nas redes sociais, que os mais empreendedores (outro vocábulo muito em voga) desenvolvem para garantir uma fonte de rendimento extra: veja-se, por exemplo, a proliferação de empresas que fazem bolos, doces e comida para fora, ou de produtos artesanais. Embora estes pequenos negócios não contribuam diretamente para o PIB, certamente farão a diferença para as famílias que neles se apoiam e permitem-nos acreditar num futuro tecido empresarial dinâmico e criativo.

Mafalda Baptista (Alumni)

A lei de Parkinson e a gestão do tempo

Esta lei foi publicada pela primeira vez no jornal The Economist, em 1955, por Cyril N. Parkinson. Com base na estatística, Parkinson afirmou que o trabalho se expande de forma a preencher o tempo disponível para a sua realização. 

Isto significa que, por exemplo, se se tiver um prazo de uma semana para terminar uma tarefa que demora 02h00 a executar, psicologicamente a complexidade aumentará o suficiente para que esta preencha a semana inteira. Tal acontece porque há a ideia (ainda que irracional) de que, quanto mais longe estiver o deadline, mais importante será a tarefa e maiores serão as expetativas e o trabalho envolvido. Por outro lado, para alguns, concluir uma tarefa antes do prazo pode ser estrategicamente negativo, uma vez que, da próxima vez, poderão ter um prazo mais curto e/ou que os outros venham a considerar o seu contributo/função dispensável.

Parkinson definiu, também, o coeficiente de ineficiência, segundo o qual as chefias crescem até atingir o ponto em que são irrelevantes/ineficientes, conceito que se prende com a lei da multiplicação dos subordinados: os colaboradores querem multiplicar os seus subordinados e não os seus rivais. Este coeficiente está também associado à lei da multiplicação do trabalho: para justificar o número de colaboradores existentes ou a contratar, assiste-se ao aumento da burocracia, traduzida em pedidos de assinaturas, despachos, autorizações e afins, o que gerará suficiente trabalho interno para que todos se mantenham ocupados, justificando assim a sua contínua existência.

Embora em Portugal se tenda, culturalmente, a deixar o trabalho para o fim do prazo, em regra, quando temos menos tempo para completar uma tarefa, tornamo-nos mais práticos, focados e objetivos, alocando menos recursos a tarefas insignificantes, atitude que é essencial à sobrevivência das organizações num período de grandes constrangimentos.

Então, como utilizar a lei de Parkinson para nosso benefício?

• O executor da tarefa deve sempre estabelecer deadlines, mesmo quando estes não lhe tenham sido definidos.

• Quando se delega uma tarefa, deve aferir-se, racionalmente e após negociação com o seu incumbente, um prazo razoável de entrega/conclusão, dando margem para imprevistos e, eventualmente, estabelecendo marcos específicos que permitam perceber se está tudo a correr dentro do previsto (milestones).

• O trabalho deve ser desenvolvido com intervalos, o que permitirá aumentar a produtividade e melhorar os níveis de qualidade, dado que haverá mais concentração e, portanto, menos propensão para lapsos e falhas.

Andreia Gonçalves (Alumni)

O que são Comportamentos Extra-Papel?

Os Comportamentos Extra-Papel são essenciais nas organizações, sobretudo em tempos de crise, durante os quais os recursos são ainda mais escassos. Referem-se a um tipo de comportamento que vai para além daquilo que é formalmente a descrição da função de um trabalhador e as suas tarefas, alicerçando-se na proatividade.

Este conceito está relacionado com o de cidadania organizacional, na medida em que um comportamento só é verdadeiramente Extra-Papel quando excede as expetativas e quem o pratica não espera nenhuma recompensa formal por aquilo que faz. Está também associado aos conceitos de lealdade, de sentido de pertença, de vontade espontânea de colaboração, de capacidade de iniciativa e de interiorização dos valores da cultura organizacional.

Este tipo de atitudes é normalmente condicionado pela satisfação face ao trabalho que se desenvolve, pela confiança na liderança, pelo ambiente de trabalho, pela motivação, por estratégias de gestão participativa como o empowerment, pelas características individuais de personalidade, etc.

Considera-se então que este tipo de comportamento assenta na vontade de ir para além das tarefas que são estipuladas e daquilo que é pedido. Porém, não é fácil continuar a exceder as expetativas vezes e vezes sem conta, já que estas tenderão a aumentar à medida que um trabalhador surpreende pela positiva. Chegará uma altura que as expectativas poderão ser demasiado elevadas para aquilo que uma pessoa consegue, humanamente, concretizar.

Lara Ferreira (Alumni)

A importância de reciclar

A palavra reciclagem vem da expressão do inglês recycle (re = repetir + cycle = ciclo) e começou a ganhar destaque a partir do final da década de 80 do século passado, quando se verificou um elevado aumento de produção de lixo, sobretudo nos países mais desenvolvidos.

Reciclar é o termo mais utilizado para transformar o antigo ou usado em algo novo, em alguns casos fazendo-se o reaproveitamento de materiais. Hoje em dia, o papel, o vidro, o metal e o plástico são os materiais que mais se recicla.

Existem 3 grandes vantagens em se fazer a reciclagem das embalagens/materiais que utilizamos no nosso dia a dia:

•     em primeiro lugar, economizamos energia, uma vez que os recursos energéticos que poupamos provêm de energia não renovável, como por exemplo do petróleo, e ao reciclar evitamos assim a emissão de gases de efeito de estufa;
•     em segundo, estamos a poupar matérias-primas, recorrendo a secundárias, evitando assim, por exemplo, o abate de árvores, o uso excessivo de água, a extração de areia dos rios ou do petróleo;
•     em terceiro, estamos a reduzir resíduos, pois quanto menos houver nos aterros mais estes durarão, podendo esses locais ser destinados à construção de espaços que possam ser utilizados pela população.

As escolas têm tido um papel muito importante na reeducação dos alunos e da comunidade escolar para a separação das embalagens. Ao longo dos anos também tem havido uma preocupação crescente por parte das empresas em separar o lixo, colocando assim nos escritórios recipientes adequados para tal.

Existem vários tipos de ecopontos, sendo os mais conhecidos o ecoponto azul (papel e cartão), ecoponto amarelo (embalagens de plásticos e metal) e o ecoponto verde (embalagens de vidro); todavia, ainda existem algumas dúvidas na altura de separar determinadas embalagens, para o que se podem consultar os sites de empresas de tratamento de resíduos urbanos, como a Valorsul em: http://www.valorsul.pt/pt/educacao-ambiental/reciclagem.aspx e http://www.valorsul.pt/pt/faqs/separacao-de-residuos.aspx
Todos temos uma pegada ecológica neste mundo e somos responsáveis por ele - vamos então Reciclar hoje pelo futuro da amanhã!

Ana Catarina Brás (Estudante do 3.º ano)

Secretariado Virtual

É surpreendente como o Secretariado tem sido capaz de se reinventar e adaptar-se às circunstâncias. À dinâmica própria do mercado, ao grau de incerteza e flexibilidade exigida por este, o Secretariado responde com uma nova roupagem – a função virtual-, permitida pela inovação tecnológica e pela legislação laboral em vigor (teletrabalho).

A prestação de serviços de Secretariado Virtual – em part-time ou full-time, consoante a disponibilidade de cada um -, permite uma gestão autónoma do espaço e tempo, bem como constitui uma forma de empreendedorismo e uma ferramenta para lutar contra o desemprego ou complementar o rendimento.

Esta oferta é reconhecida como uma mais-valia e uma oportunidade por parte de muitas organizações, independentemente do seu tamanho, mas sem dúvida uma preciosa ajuda para as microempresas, muitas vezes impossibilitadas de contratar um profissional de Secretariado, mesmo a tempo parcial, devido à falta de meios.

O Secretariado Virtual disponibiliza serviços de apoio à gestão, em regime de avença ou à tarefa, como, por exemplo, na organização de reuniões, viagens ou eventos, entre outros, o que permite a redução dos custos com a realização de determinadas tarefas, podendo as empresas gerir de forma mais eficiente os recursos disponíveis.

O Secretariado exibe assim, noutro formato, características específicas desta função – brio, capacidade de adaptação, de iniciativa e resiliência -, o que permite elevar a profissão a um novo nível de autonomia e responsabilidade, pois este profissional cria e gere a sua carreira, expectativas, disponibilidades e formação.

O Secretariado cria, portanto, mais uma vez a sua marca na era digital!

Filipa Alves (Alumni)

Dar e receber

As organizações precisam das pessoas, assim como as pessoas precisam das organizações. O equilíbrio relacional baseado numa mútua interação de interesses deve ser procurado por ambas as partes.

A relação entre indivíduo-organização baseia-se em dois tipos de contratos. Existe o chamado contrato formal (escrito), onde se definem as atividades a desempenhar por parte do colaborador, contrapartidas económicas, benefícios, horários, objetivos,... Estabelece-se ainda o contrato informal (psicológico), que se baseia nas variáveis daquilo que a organização e o funcionário esperam adquirir com esta nova relação.

A relação entre funcionário e organização deverá basear-se na perceção de um processo de dar e receber justo e equilibrado, estabelecendo-se uma relação nas duas direções. A organização desenvolve ações que são percebidas como uma compensação do profissional e este, em contrapartida, responde desenvolvendo o trabalho com o seu máximo empenho e correspondendo às expectativas formadas pela organização.

Estas expectativas múltiplas ir-se-ão alterando com o tempo, pois o que um indivíduo espera do seu trabalho não é o mesmo aos 20 ou aos 60 anos de idade. Como também não é o mesmo o que a organização espera dos seus colaboradores em períodos de recessão económica ou de franco crescimento da economia.

A organização deverá oferecer aos seus colaboradores as condições que lhes permitam desenvolver ao máximo o seu potencial, condições estas relacionadas com o sentimento de pertença, lealdade, dignidade, criatividade e evolução intelectual.

Este equilíbrio resultará de uma interação compensadora para as partes, que permitirá alcançar uma relação “win-win”.

Tânia Pereira (Alumni)

(Fontes: Intranet Departamental da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa; Revista Secretári@online e Aulas de PSA lecionadas pela Prof.ª Maria João Borges)

Provérbios

Provérbios são frases ou expressões de sabedoria popular que até hoje perdura, referindo-se a situações do quotidiano e aos ensinamentos provindos da experiência. Existem ditos populares para praticamente todas as situações diárias, que vão passando de geração em geração, e que se baseiam no senso comum.

Os seus autores são desconhecidos, mas ouvimos estas frases recorrentemente, pois fazem parte da cultura universal, variando a expressão em si de país para país, sem, contudo, perder o significado. Vejam-se os seguintes exemplos em português, inglês e espanhol:

-  Quanto mais se tem, mais se quer; The more one has, the more one wants; Quien más tiene, más quiere.

- Mais vale um pássaro na mão que dois a voar; A bird in the hand is worth two in the bush; Más vale pájaro en mano que cien volando.

- Em boca fechada não entra mosca; A closed mouth catches no flies; En boca cerrada, no entran moscas.

 
Se lhes dermos atenção, podemos aprender valiosas lições que não se ensinam nos bancos da faculdade e, talvez, evitar cometer alguns erros.

Tatiana Antunes (Finalista)

Como elaborar um procedimento?

 

É necessário definir com clareza quais os processos que carecem realmente de ser descritos em procedimentos, para evitar perdas de tempo e de outros recursos. Esta análise deverá ser efetuada no seio de um grupo composto por representantes das áreas envolvidas na situação a ser normalizada, tendo presente se o trabalho irá ou não contribuir para uma franca melhoria.

Roteiro para a elaboração de um procedimento

1.     Formação de grupo de trabalho

a. selecionar elementos consoante o processo a ser descrito

b. definir regras de trabalho (duração das reuniões, etc.);

c. definir orientador, metodologia e ferramentas a aplicar.

2. Definir o alcance (organização, departamento, núcleo, tarefa, ação,…)

3.     Definir objetivos e metas

a.   implicações estratégicas;

b.   sua operacionalização;

c.   descrição de todas as fases e ações do processo.

4.     Elaboração do procedimento

a. identificar todas as fases do processo;

b. analisar, a sequência das ações/tarefas em cada uma das fases;

c. descrever o processo, utilizando uma linguagem clara e simples, incluindo a seguinte informação:

1.   Introdução

           i. nome (do processo/atividade);

           ii. área/âmbito de aplicação;

           iii. objetivo (razão da sua existência e importância);

     iv. definição de responsabilidades (deverá ser mencionado o nome e/ou função do(s) responsável(s) pela sua elaboração/revisão e por quem  será executado o procedimento);

      v. documentos de referência (que poderão ser consultados ou utilizados quando se seguir o procedimento);

          vi. glossário de termos e palavras técnicas;

2.   Descrição do processo

           i. representação gráfica do processo (fluxograma, quadros e/ou desenhos);

           ii. descrição detalhada das etapas dos processos/ tarefas;

3.   Conclusão

         i. indicação do suporte e local onde ficará guardado o documento;

     ii. datação do procedimento e posteriores revisões (definindo-se a frequência de atualização do mesmo e o registo das versões);

        iii. indicação da forma de distribuição/divulgação (por escrito, disponível pela intranet, etc.).

Para que um procedimento seja adequado, este deverá ter em conta toda a envolvência respeitante à Atividade a que se refere, descrevendo exatamente que passos devem ser dados e a ordem dos mesmos, quem é o responsável pela sua execução, como deve ser executada cada ação, assim como o tipo de Documento ou Registo (com anexação dos respetivos modelos) que deve acompanhar esse passo.

Os procedimentos, reunidos em Manuais, representam uma importante estratégia de simplificação e normalização de processos, com vista à melhoria da eficiência organizacional.

Tânia Pereira (Alumni)

E agora...?

De segunda a sexta-feira, o José, chamemos-lhe assim, levanta-se todos os dias à mesma hora. Despede-se da mulher com o mesmo beijo, apanha o mesmo transporte. Regressa ao final do dia, depois de um dia inteiro fora de casa. A família está extremamente satisfeita porque, ao contrário do que aconteceu durante anos, passou a chegar a horas de jantar com eles. Sim, o José deixou de fazer horas extraordinárias. Talvez porque tenha perdido o seu emprego. O José não o contou à família. Não teve coragem.

Perder o emprego é um evento traumático. Quem passa por esta situação sente-se isolado, humilhado, culpado. Culpado porque foi (o) escolhido. Humilhado porque o papel de contribuidor para o orçamento familiar lhe foi revogado e perdeu a convicção de ser útil à Sociedade. Isolado porque, apesar das percentagens e dos números esmagadores, é uma minoria sem voz e sem peso político e social. Ainda que seja  um acontecimento cada vez mais recorrente e amplamente divulgado pelos media, não raramente o desempregado é olhado como alguém que falhou, que não é suficientemente bom, um peso para o Estado e para a Sociedade.

A percentagem de desempregados, de todas as idades, em todos os ramos profissionais, nos mais variados níveis e hierarquias, prova, à saciedade, que a imagem de desempregado-logo-incompetente é um erro colossal de avaliação. A bolsa de conhecimentos, de saberes e de experiência detida nos ficheiros dos Centros de Emprego é de tal forma valiosa que é quase uma atitude criminosa o seu desaproveitamento. Mas é isso que acontece. Por isso, à pergunta “E agora...?” têm aparecido múltiplas respostas de pessoas que passam/passaram por este percalço, até por mais de uma vez, criando as suas próprias oportunidades de emprego, isoladamente ou agrupadas em associações ou empresas, provando que uma crise pode ser o despoletar da descoberta de interesses e capacidades que de outra forma permaneceriam ocultas e/ou desaproveitadas.

O sucesso de iniciativas como as atrás descritas não é garantido e pode até nem ser permanente. O que é já em si uma vitória é a recusa de se deixar ser reduzido àquele momento, àquela situação. Não podemos perder de vista que todos nós carregamos, connosco, um potencial de Capital Humano que fará toda a diferença no que decidirmos fazer do nosso Presente e do nosso Futuro.

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)