A formação dos profissionais de secretariado no Brasil

O artigo que hoje publicamos conta com a colaboração da Fernanda Fonseca Machado. A Fernanda é bacharel em Secretariado Executivo, pós-graduada em Gestão Empresarial, pós-graduada em docência do Ensino Superior, Mestre em Educação. Secretária Executiva, professora, palestrante e pesquisadora na área secretarial.

Os nossos agradecimentos pela participação.

Susana de Salazar Casanova

No Brasil, a formação dos profissionais de secretariado divide-se em: cursos técnicos, de graduação (tecnólogo ou bacharelado) e pós-graduação. Em nível de pós-graduação lato sensu, os cursos geralmente são em Secretariado Executivo ou em Assessoria Executiva, ao passo que os de pós-graduação stricto sensu, mestrado e doutorado, ainda não existem na área específica. Os profissionais de secretariado, porém, normalmente realizam seus estudos de mestrado e doutorado em Administração ou Educação, bem como em outras especialidades correlatas.

Com o objetivo de promover a qualificação profissional, as entidades da categoria distribuídas pelo país (sindicatos), em conjunto com empresas privadas e instituições de ensino, promovem uma vasta gama de eventos, tais como palestras, minicursos e congressos, o que proporciona, além da abordagem de diversos assuntos da área secretarial, a interação de experiências e conhecimentos entre os profissionais.

Destaca-se também o registro de uma pesquisa divulgada pela ONU, que afirmou ser a profissão de secretariado executivo uma das três carreiras que mais cresce no mundo. Apesar de, por vezes, ainda deter o estereótipo de servir cafezinho, a profissão de secretária é hoje  responsável por uma fatia do mercado com salários cada vez mais altos, com a exigência de profissionais cada vez mais qualificados e preparados para os desafios e mudanças.

A bibliografia específica na área secretarial, apesar de tímida quando da regulamentação da profissão, em 1985, hoje aumenta consideravelmente com pesquisadores/autores cada vez mais motivados e interessados em descobrir e compartilhar novas ideias. Impulsionadas pelos eventos acadêmicos, as publicações técnicas/científicas, na mesma linha, também vêm crescendo muito nos últimos anos.

Com toda essa formação contínua e qualificação permanente, os profissionais de secretariado estão se colocando cada vez mais rápido em ótimas posições no mercado de trabalho. Evidente que ainda é preciso avançar em alguns aspectos, como em tudo, para se atingir o pleno reconhecimento da profissão. Mas hoje, diferente de outrora, os profissionais de secretariado já ocupam o lugar de assessores executivos, gestores, consultores e empreendedores, sendo capazes de transformar e prestar pleno suporte científico a outras esferas administrativas.

Fernanda Fonseca Machado

Testemunho | Raggny Levy

Às vezes achamos que nossa vida se limita ao dia-a-dia, mas ao fazermos uma viagem para qualquer lugar fora do nosso cotidiano, vemos que o pouco que sabemos é um nada diante do que existe. Portugal é um país incrível! Repleto de Lugares, Pessoas e Ambientes, inteiramente únicos.

O programa Garcilaso da Rede Laureate International Universities está sendo uma experiência que irei relembrar para toda minha vida; os Portugueses são muito acolhedores e como sou Brasileiro tive facilidade em me adaptar.

Não vejo isso só como uma viagem prolongada, mas sim algo mais: esse intercâmbio inclui no meu currículo uma experiência internacional que valerá muito devido ao diferencial que é passar uma temporada na Europa.

Outro ponto que também pude observar, é que os portugueses universitários, na sua maioria, possuem um inglês um tanto avançado em relação ao meu país de origem, o que acaba por se tornar mais um aprendizado de extrema valia.

De momento acredito que é isso, estou muito entusiasmado para o próximo semestre e mal posso esperar pelas novas experiências que estão por vir. 

Raggny Levy (Estudante Garcilaso oriundo da Faculdade de Guararapes, Brasil)

Expandindo fronteiras: A atuação dos profissionais de Secretariado nas universidades públicas brasileiras – Parte 2

Publicamos hoje a segunda parte do artigo da Fernanda Leal.

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No artigo anterior abordamos a forma de ingresso dos secretários executivos nas universidades públicas brasileiras e suas perspectivas de atuação nesse contexto. Neste momento, trataremos dos principais desafios e oportunidades inerentes à carreira desse profissional no Serviço Público.

Desafios, oportunidades e carreira profissional
Um desafio que o secretário executivo de uma universidade pública poderá vivenciar deve-se ao fato de que muitos gestores desconhecem suas atribuições, por tratar-se de um cargo recentemente criado. Isso pode induzir o órgão de Gestão de Pessoas a alocá-lo em um setor inadequado para o seu perfil, ou levá-lo a desempenhar atividades inferiores à sua capacidade, o que poderá afetar sua motivação. Nesses casos, muitos profissionais solicitam transferência para outros setores da instituição, onde possam desempenhar papeis que lhes tragam um maior nível de satisfação profissional.

É fato que a amplitude de atuação do secretário executivo dependerá, em parte, da estrutura e natureza da organização e da forma de administração dos líderes. Eles serão os principais responsáveis por definir a forma de assistência a ser desempenhada pelo profissional. No entanto, para que ele possa desempenhar um papel relevante nesse contexto, é igualmente importante que esteja ciente de sua função no ambiente organizacional, em que a resiliência, o bom senso na tomada de decisão, o empreendedorismo e o empenho no desenvolvimento de novas competências são elementos fundamentais.

O grande diferencial dessa carreira é a estabilidade. A não ser que cometa uma ilegalidade, ele dificilmente será demitido após sua aprovação no estágio probatório. Essa segurança inexiste na esfera privada, onde mesmo profissionais competentes estão expostos às diversas inseguranças do competitivo mundo organizacional. Contudo, essa mesma estabilidade pode causar conforto excessivo e desmotivar o secretário a buscar novas oportunidades profissionais.

Para os interessados em qualificar-se continuamente, no entanto, não há ambiente mais propício ao desenvolvimento profissional e pessoal do que a universidade. Além de fácil acesso a eventos acadêmicos e palestras gratuitas de todos os campos do conhecimento, as próprias universidades e escolas do Governo oferecem cursos de capacitação a esses profissionais, cujos diplomas resultam na progressão da carreira (aumento salarial de 3,6% a cada 1 ano e meio). Igualmente, há incentivo financeiro para participação em cursos e eventos relacionados ao cargo, como congressos nacionais e internacionais de Secretariado e especializações na área.

Em termos de plano de carreira, o profissional com qualificação superior à exigida tem direito um relevante aumento salarial, sendo 30% para especialização, 52% para mestrado e 72% para doutorado. Além disso, servidores estudantes têm direito a horário especial de trabalho, afastamento com salário para qualificação (máximo de 2 anos para mestrado e 4 anos para doutorado) ou capacitação (máximo de 3 meses a cada 5 anos).

Apesar desses incentivos, infelizmente o piso salarial é relativamente baixo (aproximadamente R$ 3300 ou € 1100), limitante a profissionais que almejam altos cargos e altos salários. Para estes, trabalhar em uma grande multinacional privada, que pode proporcionar salário de até R$ 15000 (ou € 5000) pode ser mais atraente.

Em busca do melhor ambiente profissional para si
A perspectiva de atuação para o Secretário Executivo nas universidades públicas brasileiras é altamente promissora, devido ao intenso processo de expansão que essas instituições vivenciam, que resulta no aumento do nível de complexidade de seus processos de trabalho. Cabe ao profissional encontrar recursos que o transforme em um elemento cada vez mais estratégico, de modo a promover resultados positivos para a organização e para a si.

Ele deverá escolher o ambiente profissional mais adequado partir de seu perfil profissional e competências. Seja empresa privada, universidade pública ou negócio próprio, o importante é estar inserido em um contexto que lhe traga motivação.
 

Sucesso na jornada!

Fernanda Leal

Expandindo fronteiras: A atuação dos profissionais de Secretariado nas universidades públicas brasileiras – Parte 1

Publicamos hoje a primeira parte do artigo acima referenciado da Fernanda Leal. 

A Fernanda é secretária executiva e coordenadora de apoio administrativo da Secretaria de Relações Internacionais da Universidade Federal de Santa Catarina – Florianópolis, Brasil. É mestranda em Administração e desenvolve pesquisas na área de gestão por competências, com foco nas competências secretariais requeridas por universidades. Tem especialização em Secretariado - Gestão de Pessoas e Processos, e graduação em Secretariado Executivo e Comércio Exterior. 

Agradeço, desde já, à Fernanda pela sua disponibilidade em colaborar com o Great Assistants.

Susana de Salazar Casanova

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O elevado nível de complexidade a que os sistemas organizacionais contemporâneos foram submetidos induziu diversas profissões a refletirem sobre seu posicionamento no mercado e reconstruírem suas competências, como forma de manterem-se necessárias à eficiência das organizações.

Nesse contexto, o profissional de Secretariado Executivo teve seu perfil quase inteiramente reformulado: ao deixar de desempenhar atividades essencialmente mecânicas, como digitação e distribuição de expedientes, para assumir responsabilidades mais significativas, como gestão de informações e liderança de equipes, ampliou seus níveis de atuação e migrou gradativamente do campo operacional ao estratégico.

No Brasil, esse profissional passou a também atuar nas universidades públicas. O processo iniciou-se em 2005, a partir de quando diversos concursos públicos para o provimento do cargo de Secretário Executivo foram promovidos. Segundo o Ministério da Educação, no segundo semestre de 2013 já havia cerca de 1500 cargos ocupados.

Este cenário nos induz a refletir sobre a forma como as atribuições do profissional de Secretariado foram adequadas ao contexto das universidades. Sabe-se que, por conta da flexibilidade do perfil e suas competências, esse profissional está apto a oferecer múltiplas contribuições a organizações de diferentes naturezas.

Mas qual o impacto e relevância de sua atuação nas universidades públicas? Quais as principais diferenças entre trabalhar em uma empresa e em uma universidade? Como um profissional de Secretariado ingressa nessas instituições e constitui sua trajetória profissional no Serviço Público brasileiro?

Conheça um pouco da carreira neste e em um próximo artigo.

Forma de ingresso e início da carreira

Enquanto processos seletivos de empresas privadas geralmente abrangem entrevistas, testes psicotécnicos e testes práticos relacionados ao setor da empresa em que o profissional atuará, no âmbito das universidades o ingresso é realizado por meio de concurso público. Na maioria dos casos trata-se de prova escrita com temas previstos em edital.

No caso específico da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) são 40 questões de múltipla escolha, sendo 15 de língua portuguesa e 25 de conhecimentos específicos da área de Secretariado. A Figura 1 apresenta um exemplo de questão de concurso para o cargo de Secretário Executivo:

Figura 1 – Exemplo de questão de concurso para o cargo de Secretário Executivo

Fonte: UFSC (2011).

Os candidatos aprovados e nomeados dispõem de até 30 dias para apresentar à instituição os documentos requeridos (dentre os quais estão diploma de bacharel em Secretariado Executivo e registro profissional) e, após essa data, de mais 15 dias para assumirem o cargo.

Essa forma de ingresso pode ser vantajosa para profissionais com facilidade para decorar informações ou dificuldade para se expressar oralmente em entrevistas. Todavia, a impessoalidade exigida nos concursos públicos não permite a mensuração de certas competências. Aspectos comportamentais como ética, responsabilidade e bom relacionamento interpessoal, por exemplo, que são essenciais para o bom desempenho de um secretário, são inteiramente desconsiderados.

Tendo assumido o cargo, o profissional entrará em processo de estágio probatório pelos primeiros três anos, quando será avaliado principalmente quanto a assiduidade, disciplina, iniciativa, produtividade, qualidade e responsabilidade. Uma vez aprovado, adquirirá estabilidade e terá direito a todas as vantagens de um cargo público.

Atuação profissional
Um documento expedido pelo Ministério da Educação detalha as atividades típicas do profissional de Secretariado nas universidades públicas brasileiras, sumarizadas na tabela abaixo:

Tabela 1 – Descrição de atividades típicas do cargo de Secretário Executivo

Atividade	Detalhamento
Assessorar direções	Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.
Atender pessoas	Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Gerenciar informações	Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.
Elaborar documentos	Redigir textos, inclusive em idioma estrangeiro; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos; taquigrafar ditados, discursos, conferências, palestras, inclusive em idioma estrangeiro; traduzir em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da instituição.
Controlar correspondência	Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
Organizar eventos e viagens	Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; enviar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
Supervisionar equipes de trabalho	Planejar, organizar e dirigir serviços de secretaria; estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.
Arquivar documentos	Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos.

Fonte: MEC (2005)

 

As atividades descritas no documento tanto enquadram-se às previstas na lei que regulamenta a profissão no Brasil, quanto parecem mais atualizadas e realistas. Apesar da amplitude da lista, que serve como base para todas as universidades, sabe-se que cada uma dessas organizações apresenta particularidades oriundas do seu contexto cultural e socioeconômico, e, portanto, exigirá diferentes competências desses profissionais.

Alguns estudos preliminares demonstram que as atribuições dos secretários das universidades têm estado mais relacionadas às demandas dos setores nos quais trabalham do que ao cargo que ocupam. De modo geral, atribuições com maior nível de responsabilidade e complexidade, mais coerentes com o perfil atualmente instituído para esse profissional, são desenvolvidas por secretários que ocupam funções ou cargos administrativos, como coordenador ou diretor.

Tanto setores da Administração Central quanto das faculdades podem ser atraentes para secretários em busca de desafios profissionais. No primeiro caso, a atuação está mais voltada para a assessoria a gestores de alto escalão. No segundo, o nível de autonomia tende a ser maior. Frequentemente eles são responsáveis por toda a parte administrativa de coordenadorias de cursos, departamentos de ensino e coordenadorias de pós-graduação.

Evidencia-se que, de modo geral, a capacidade empreendedora e o caráter multifuncional que compõem o perfil dos secretários executivos lhes têm permitido desempenhar um relevante papel na gestão das universidades brasileiras, que vivenciam um cenário de intensa expansão.
No próximo artigo abordaremos a carreira, bem como os principais desafios e oportunidade que o profissional de Secretário Executivo encontrará nessas instituições.
 

Nota: a segunda parte deste artigo será publicada no dia 30 de junho de 2014.

Fernanda Leal