Testemunho | Gabriela Fino

Abracei a carreira de secretária por mero acaso. Em 1991, enquanto aguardava resultados de notas do ano letivo e da Prova Geral de Acesso para a Faculdade, fui convidada a substituir uma funcionária durante três meses no IAPMEI, atualmente designado por Agência para a Inovação e Competitividade. Posso dizer-vos que foi amor à primeira vista. Assim que contactei com a atividade, vi que poderia ter um futuro aliciante e que isso também dependia de mim.

Passados os três meses, não fui dispensada. Quando a funcionária regressou, fui convidada a secretariar uma recém-empossada Diretora, noutra área; e passados mais três meses, fui convidada a ingressar no Quadro de Pessoal do Instituto. A partir daí foi um passo até chegar ao Conselho de Administração. Se posso agradecer ao destino ter-me colocado no caminho as pessoas certas, também posso e devo partilhar convosco a minha conduta, que, sem dúvida, teve o maior peso nos acontecimentos. E assim, ao fim de cinco anos, surgiu mais um convite fascinante: secretariar um membro do Governo.

Não olhei para trás e, com 26 anos, atirei-me de cabeça para o grande desafio e responsabilidade da minha vida. Posso dizer-vos que, durante 17 anos, me dediquei de alma e coração ao desempenho das funções que me foram confiadas, do qual só consigo recordar, não as longas horas de trabalho, não a pressão sentida em diferentes momentos, mas sim o enorme orgulho que foi participar no serviço à causa pública.

Desde cedo, no exercício das minhas funções, compreendi que, para sermos bem-sucedidos, em qualquer trabalho, temos de ter presente uma conduta correta para com quem nos relacionamos e, assim, interiorizei o que eu chamo “os meus três mandamentos”.

1.º Mandamento – Lealdade. Sabermos transmitir a nossa lealdade é primordial. A relação entre a chefia e o assistente tem de assentar num princípio de confiança. Por vezes temos que pôr de lado as nossas convicções pessoais e acatar ordens diferentes da nossa ideologia; mas, se estamos a desempenhar determinadas funções, acima de tudo está o cumprirmos com as nossas obrigações, de forma a transmitir que somos confiáveis e responsáveis.

2.º Mandamento – Respeito. Termos sempre presente que todos os indivíduos são merecedores do nosso respeito e consideração. Desde o Presidente, ou quem ocupa o cargo mais elevado na hierarquia, ao Porteiro que nos abre a porta ou à Profissional de Limpeza, todos são importantes, todos fazemos parte de uma engrenagem – sem o bom desempenho de uns não pode haver bom desempenho de outros. Se interiorizarmos que um dia podemos estar num lugar de relevo e amanhã talvez não, se refletirmos que a forma como tratamos os outros hoje é a forma como seremos tratados amanhã, quando nos encontrarmos numa situação menos privilegiada, podemos poupar-nos a bastantes agruras.

3.º Mandamento – Brio Profissional. Desafiarmo-nos a nós próprios constantemente impõe-se! Num mercado de trabalho de competição acérrima é imperativo pormos os neurónios a funcionar. Executar as tarefas confiadas com o maior empenho e dedicação, com a maior atenção e brio a todos os níveis, até mesmo no que respeita à apresentação, é indispensável. Só assim transmitimos que somos uma peça importante, pois há que ter em conta que ninguém é indispensável (mas uns são mais dispensáveis do que outros) e existem imensos bons profissionais à espera para nos substituir.

Para terminar, deixo-vos um conselho: respirar fundo, não desesperar diante de nada, pois para tudo há solução. Se conseguirem passar à chefia que estão em controlo da situação e que conseguem agir com a cabeça em vez de com a emoção nos momentos de pressão, essa atitude vai angariar-vos a sua confiança e consideração e, a vós, vai deixar-vos o gosto da vitória, de que são capazes de se suplantarem, que conseguem chegar mais além. E, aí, o Céu é o Limite!

Felicidades a todos e muitos sucessos profissionais!

Gabriela Fino
Secretária

 

Fundo de Garantia Salarial

Resultado da grave crise económica que o país atravessa, é cada vez maior o número de empresas que é declarada insolvente, ou que simplesmente cessa a sua atividade, deixando os seus trabalhadores desempregados e, muitas vezes, com salários, subsídios e compensações devidas pela cessação do contrato de trabalho, por pagar.

O Fundo de Garantia Salarial (FGS) tem por objetivo assegurar o pagamento dos créditos emergentes do contrato de trabalho ou da sua cessação (despedimento), quando as empresas estão em situação de insolvência ou de processo especial de recuperação.

Quem tem direito a recorrer ao FGS?
Os trabalhadores cujos empregadores tenham sido declarados insolventes ou tenham iniciado o processo extrajudicial de conciliação.

Quais são os créditos cobertos pelo FGS?
Os créditos emergentes do contrato de trabalho, da sua violação ou cessação:

- salários;
- subsídios de natal, férias e alimentação;
- indemnizações pela cessação do contrato de trabalho;

que se tenham vencido nos seis meses que antecedem a data da propositura do processo de insolvência ou do processo extrajudicial de conciliação, ou, caso não haja créditos vencidos neste período, ou o seu montante seja inferior ao limite máximo previsto, os créditos vencidos após este período, desde que sejam reclamados até três meses antes da respetiva prescrição (os créditos laborais prescrevem, em regra, um ano após a cessação do contrato).

Qual o montante máximo garantido pelo FGS?
O equivalente a seis meses de retribuição, não podendo o montante desta exceder o triplo da retribuição mínima mensal garantida.

Se o trabalhador for titular de créditos correspondentes a prestações diversas, o pagamento é prioritariamente imputado à retribuição.

Às importâncias pagas são deduzidos os valores correspondentes às contribuições para a segurança social e à retenção na fonte de imposto sobre o rendimento que forem devidos.

Onde se pode recorrer ao FGS?
Nos Centros Distritais ou serviços de atendimento da Segurança.

Que documentos são necessários?
- Formulário Mod.GS001 – DGSS – Requerimento de pagamento de créditos emergentes do contrato de trabalho, disponível nos serviços de atendimento da segurança social ou em http://www.seg-social.pt;

- Fotocópia do Cartão do Cidadão ou do B.I., do cartão de contribuinte e do cartão da segurança social;

- Documento comprovativo do NIB;

- Certidão ou cópia autenticada comprovativa dos valores reclamados pelo trabalhador, passada pelo Tribunal onde corre o processo de insolvência ou pelo IAPMEI, no caso de ter sido pedido o procedimento de conciliação, ou, em alternativa;

- Declaração comprovativa das dívidas declaradas no requerimento, indicando se são salários, subsídios ou indemnizações e o seu valor (passada pelo empregador ou pela Autoridade para as Condições do Trabalho – se o trabalhador não estiver envolvido no processo de insolvência ou no procedimento de conciliação);

- Quando é alegado despedimento ilícito (despedimento sem justa causa), deve ser apresentada a sentença do tribunal em que é declarado o despedimento ilícito.

Margarida Rodrigues, Advogada

Diários da República (xxxi)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 18 a 22 de novembro

Resolução do Conselho de Ministros n.º 73/2013, 19/11/2013
Presidência do Conselho de Ministros. Determina o processo de criação de uma instituição de crédito a denominar Instituição Financeira de Desenvolvimento. Para download siga o link.

Resolução da Assembleia da República n.º 149/2013, 19/11/2013
Assembleia da República. Recomenda ao Governo a clarificação dos conceitos presentes no regime de instalação e funcionamento dos recintos de espetáculos e de divertimentos públicos, de forma a garantir condições de sã concorrência e promover uma efetiva proteção dos direitos dos cidadãos em matéria de poluição sonora. Para download siga o link.

Resolução da Assembleia da República n.º 152/2013, 21/11/2013
Assembleia da República. Orçamento da Assembleia da República para 2014. Para download siga o link.

Portaria n.º 338/2013, 21/11/2013
Ministérios das Finanças e da Solidariedade, Emprego e Segurança Social. Procede à atualização anual das pensões de acidentes de trabalho e revoga a Portaria n.º 122/2012, de 3 de maio. Para download siga o link.

Portaria n.º 341/2013, 22/11/2013
Ministérios das Finanças, da Saúde, da Educação e Ciência e da Solidariedade, Emprego e Segurança Social. Segunda alteração à Portaria n.º 1453/2002, de 11 de novembro que regulamenta o reembolso do valor dos planos de poupança-reforma. Para download siga o link.
 

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

À conversa com... Judith Yannarelli, Presidente da IAAP (EUA)

Judith Yannarelli studied English Language and Literature and began working as a Secretary in 1962, since then taking positions as Executive Secretary, Administrative Assistant and Office Manager. Over the years, she was appointed International Treasurer, International Vice-President and President-elect  with International Association of Administrative Professionals (IAAP), becoming its Board President in July 2013.

Maria Joao Borges (MJB): In Portugal, a higher education degree in this area has been offered since 1962. However it seems that less and less people choose this career as a 1st option, even though there are lots of employment opportunities. Is there a similar trend in the United States of America?

Judith Yannarelli (JY): For a certain and significant group of people, being an administrative professional is a good fit for their talents and preferences. Many of these people enter the workforce knowing that they want to make this a career. You also have people who enter this career as a back-up plan. Often, they discover that they really enjoy it, are good at it and find it rewarding. This happens more often during economic downturns, like our recent recession. I think, particularly among younger people, there are a lot of misperceptions about this profession. When they actually take a job as an administrative professional, they discover that they are integral and well-respected members of their office teams.

MJB: Initially a profession undertaken only by men, positions are now mostly filled by women. Can you estimate a distribution between men and women in the USA?

JY: Both government data and IAAP’s own data show that about 95 percent of the members of this profession are female. Women have dominated the profession since the 1950s. We see some evidence that that’s changing. I encounter more men at our events than in the past. I think attitudes are changing. Nursing used to be seen as strictly women’s work in the U.S. until about 20 years ago. These days, nobody blinks when they have a male nurse. I think more men are open to becoming administrative professionals. As an organization, that’s a trend IAAP welcomes. We think more diversity can only be good for the profession and for the companies that employ its members. We’ve put a lot of effort into becoming diverse and we’re a better organization as a result.

MJB: Is this a well rated profession in terms of the employment outlook for the next, say, 10 years?

JY: Absolutely! In terms of data, we know that the U.S. Bureau of Labor Statistics is projecting that the number of administrative professionals will increase about 12 percent from 2010 to 2020. So there are definitely more people entering this profession. I also think it’s interesting that, in IAAP’s 2013 Benchmarking Survey report, only eight percent of the respondents say they would choose to leave the profession. That says a lot about the value of this career.

MJB: Do recruiters and employers look for specific skills? Do they look for technical training or base their choice mostly in soft skills?

JY: Administrative professionals must have a mix of both soft and technical skills. On the one hand, they have to understand the intangibles of dealing with a wide variety of people and circumstances. That means knowing how to communicate, negotiate and sometimes placate, among many other so-called soft skills. I think it’s funny they’re called soft skills, because they’re actually really hard to master. On the other hand, technical tasks are becoming more important for administrative professionals. Again, I refer to IAAP’s benchmarking survey. Technical skills dominate the list of training needs. This includes technology applications, computer software applications, website/social media management and project management.

MJB: Do these professionals have to have a specific license or to be part of a trade union in the USA?

JY: No, administrative professionals are not required to be certified or join a union, unless those things are specified by their employer. However, IAAP has a certification program and we obviously believe there is a lot of value in getting certified. The Certified Administrative Professional certification has a rigorous set of requirements and attaining it proves that this is your career and not just a job. In some settings, getting your CAP can lead to pay raises and opportunities for promotion. In addition to our CAP certification, we also offer specialties in Organizational Management and Technology Applications. Again, these are both excellent ways to distinguish yourself as a professional in a competitive job market.

MJB: In Portugal, as in some other countries, there is a wide range of names for this profession, which often do not translate into levels of responsibility or autonomy. What is the situation in the USA?

JY: It’s true that, in the U.S., the term “administrative professional” covers a lot of job titles and many different responsibilities. In our benchmarking survey, we include executive assistant, administrative assistant, secretary, administrative secretary, executive secretary, office manager, business administrator and coordinator. At the upper end of the pay scale, you’ve got executive assistants and executive secretaries. Secretaries and administrative assistants tend to be more mid-level or entry-level in terms of salary. But the fact is that all administrative professionals, regardless of their titles, are expected to perform an impressive variety of tasks, and we know from our survey that their responsibilities have generally increased across all job titles over the last several years. “Juggling multiple priorities” is consistently cited as one of the biggest job challenges among all administrative professionals.

MJB: In some countries there is a (somewhat) vigorous debate about the name secretary vs assistant. Is that the case in the USA? Why?

JY: The number of administrative professionals with Job titles that include “secretary” started to decline in the 1970s. By the 1990s, they had become a minority of our membership, which is one of the reasons why we changed our name from Professional Secretaries International to the International Association of Administrative Professionals. It’s interesting that the number of administrative professionals with secretary in their job titles actually doubled from about seven to about 14 percent from 2009 to 2011, and increased again in 2013. It’s not really clear why that happened, other than perhaps some nostalgia driven by things like the TV show “Mad Men.” Our members do talk about this issue on occasion. Some are convinced that the secretary job title has been pretty much ruined by that the image you see in shows like “Mad Men.” Others insist that it doesn’t make any difference as long as secretaries aren’t demeaned or dismissed. That’s pretty much where we fall as an association. We work to make sure that all of our members, regardless of their titles, are treated with respect and as full professional members of their office teams. Whether you’re called a secretary or some other title, it shouldn’t make a difference.

MJB: How is the virtual dimension of the profession evolving in the USA? Do companies look for virtual assistants?

JY: Virtual employment is becoming increasingly important in the profession and IAAP is paying close attention to this trend. The portion of administrative professionals who telecommute has inched up, though it’s still only about 14 percent, according to our 2013 Benchmarking Survey. Of those, about 65 percent have made the transition to virtual work in the last five years. Anecdotally, IAAP is fielding more requests from administrative professionals who need guidance or training for virtual work. For employers, there are some real economic advantages to hiring a virtual assistant. They free up space in your brick-and-motor locations, for one thing. It’s cheaper and more environmentally-friendly. More companies are starting to recognize that it doesn’t really matter where their employees work, as long as they get results. There is a growing body of evidence that many people are more effective and efficient when they work from home. A 2012 survey by Microsoft found that working virtually makes employees more productive, happier and healthier. Those are results that will pay off in the long run. Even administrative professionals who work in a traditional office are often still working virtually because they collaborate with team members in different locations, sometimes around the world. IAAP has responded to these trends by doing things like adding training for cloud-based productivity tools like Prezi and SharePoint. In addition, we recently launched a new educational webinar series because we recognize that many administrative professionals don’t have the resources to access training at a specific time or place. IAAP knows that flexibility and adaptability are absolutely essential in the new, virtual workplace.

Thank you for this opportunity, Maria.  The opportunity for world-wide administrative professionals  to share ideas and information makes the profession stronger, as well as the individuals within it.

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

Vencer a guerra contra a Inbox (2)

Listam-se abaixo ainda algumas outras estratégias para vencer a guerra contra a Inbox:

• Em termos de organização, categorizar (categorize) a correspondência recebida é uma forma de ter uma perceção visual do que é necessário resolver e de que assunto se trata. No entanto, é preciso ter em atenção que há correspondência que não se justifica categorizar, devido à pouca frequência com que é recebida.
• Algo a não esquecer é a ativação da ausência do escritório (out of office) sempre que se está fora do escritório por períodos mais ou menos longos, devendo esta mensagem conter um contacto de outro colega que possa responder às questões que surjam, evitando que o cliente espere por uma resposta.
• A forma como é feita a visualização do Outlook pode fazer ganhar tempo na gestão dos e-mails. Por isso, deve selecionar-se uma vista adequada, personalizando as colunas que se pretende visualizar (reordenando, retirando ou adicionando informação) para facilitar a consulta e navegação.
• O painel de leitura (reading pane) deve ser posicionado consoante a preferência, ou mesmo desativado, se facilitar a gestão das mensagens.
• Podem utilizar-se bandeiras (flags) como sinalizadores de tarefas a cumprir, quando há seguimento a dar a um e-mail, definindo-se um prazo (dentro de 1 dia, uma semana ou até personalizar a data), adicionando também um lembrete (reminder) à flag.
• É possível utilizar as peças rápidas (quick parts) do separador Inserir, para responder mais depressa a e-mails de rotina, tendo vários textos-padrão (blocos ou mensagens) gravados.
• Podem criar-se regras (rules), que correspondem à automação de tarefas, definindo-se quando a regra deve ser ativada, sobre que mensagens incidirá e que ações devem ser executadas.

Andreia Gonçalves (Estudante do 3.º ano)

Renovação Extraordinária dos Contratos de Trabalho a Termo Certo

A Lei n.º 76/2013, de 7 de novembro, que entrou em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República, veio estabelecer um regime de renovação extraordinária dos contratos de trabalho a termo certo e o modo de cálculo da compensação pela sua cessação.

A que contratos se aplica este regime de renovação extraordinária?

Aos contratos de trabalho a termo certo que atinjam o limite máximo da sua duração até 8 de novembro de 2015, mesmo que já tenham sido objeto de renovação extraordinária, nos termos da Lei n.º 3/2012, de 10 de janeiro.

Qual o âmbito da renovação extraordinária?

Os referidos contratos podem ser renovados mais 2 vezes desde que observados os seguintes limites:

- a duração total destas 2 renovações não exceda 12 meses;
- a duração de cada renovação extraordinária não seja inferior a um sexto da duração máxima do contrato de trabalho a termo certo ou da sua duração efetiva (consoante a que for inferior);
- o limite da vigência do contrato de trabalho a termo certo renovado é 31 de dezembro de 2016.

A não observância destes limites tem como consequência a conversão do contrato em contrato de trabalho sem termo.

Quanto à compensação pela cessação destes contratos, o referido diploma legal remete para o regime já abordado anteriormente nas notas publicadas sobre “A cessação do contrato de trabalho (i)”.

Margarida Rodrigues, Advogada

Diários da República (xxx)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 11 a 15 de novembro

Declaração de Retificação 50-A/2013 1.º Suplemento, 11/11/2013
Declaração de retificação à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que «Estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico», publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 176, de 12 de setembro de 2013. Para download siga o link. 

 
Resolução da Assembleia da República n.º 147/2013, 13/11/2013
Assembleia da República. Recomenda ao Governo que promova uma alteração ao Código do Imposto sobre Veículos (ISV), no sentido da redução do imposto a sujeitos passivos com mais de três dependentes. Para download siga o link.
 

Resolução da Assembleia da República n.º 148/2013, 13/11/2013
Assembleia da República. Recomenda ao Governo que promova uma alteração ao Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares (Código do IRS), no sentido do aumento das deduções fiscais para famílias com mais de três dependentes. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 158/2013, 15/11/2013 

Procede à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 116-C/2006, de 16 de junho, que estabelece como serviço público o acesso universal e gratuito ao Diário da República e as demais condições da sua utilização, prevendo que os atos do Governo publicados na 2.ª série do Diário da República são ordenados de acordo com a lei orgânica do Governo ao nível do primeiro emissor do ato. Para download siga o link.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Embaixadores da língua portuguesa na era digital

O desenvolvimento das novas tecnologias tem contribuído para uma importante e acelerada difusão de meios e formas de comunicação. O manancial de informação disponibilizado na Internet, que cresce exponencialmente a cada segundo, é, pois, de uma riqueza inestimável, servindo tanto os propósitos de quem se dedica ao estudo das línguas, nas suas diversas vertentes, como os das organizações, que, através de técnicas robustas de análise e processamento de dados, procuram extrair informação relevante acerca dos produtos e serviços que comercializam ou representam.

Paradoxalmente, apesar de os falantes utilizarem cada vez mais a Internet, quer na pesquisa de informação quer na produção dos seus próprios conteúdos (de acordo com os dados recentemente divulgados pela União Internacional de Telecomunicações, o português é a quinta língua mais falada na Internet), as dificuldades observadas na produção e compreensão de enunciados orais e escritos por parte dos falantes é cada vez mais acentuada. De facto, embora usando a escrita como meio de comunicação privilegiado nas redes sociais, os utilizadores tendem a desviar-se da língua-padrão, adotando um estilo telegráfico e pouco cuidado nas suas mensagens. Trata-se de um registo muito próximo da oralidade (oralidade secundária, nas palavras de Walter J. Ong), onde o recurso a símbolos e a combinações gráficas para expressão de sentimentos e emoções, o uso de neologismos e de formas abreviadas não convencionadas, a proliferação de erros linguísticos (ortográficos, morfológicos e sintáticos) e a desvalorização das normas de escrita são práticas comuns, aceites pela comunidade virtual.

Será que a Internet e, em particular, o acesso fácil às novas tecnologias da comunicação, em vez de promoverem as línguas, estarão a contribuir para a sua mudança irreversível, para pior? Ou, pelo contrário, será que os falantes apenas encontraram outros códigos e regras de comunicação, próprios da era digital, sem comprometer os já previamente adquiridos? Ou, ainda noutra perspetiva, será que as redes sociais permitem apenas colocar em evidência problemas mais profundos, e que não são novos, ao nível da correta utilização da língua em geral?

De facto, a língua portuguesa continua ser, a par da matemática, uma das disciplinas nucleares em que os estudantes apresentam maiores dificuldades. Este problema está diretamente refletido nos resultados dos exames nacionais realizados nos últimos anos, em Portugal.

Face a esta realidade, diversas instituições de ensino superior, entre as quais a Universidade Europeia, têm vindo a integrar, nos planos de estudos das suas licenciaturas, unidades curriculares como Técnicas de Expressão Escrita, que visam aperfeiçoar as competências linguísticas e comunicacionais dos estudantes, imprescindíveis ao longo do seu percurso académico e profissional.

É legítimo questionar o que está errado no ensino/aprendizagem do português. As tentativas de resposta a esta questão têm gerado uma enorme controvérsia na opinião pública, envolvendo especialistas da língua e da literatura.

Sem querer entrar na dicotomia gramática/literatura, que me parece redutora, considero que o ensino da língua passa necessariamente por  desenvolver e aperfeiçoar, de forma sólida e bem estruturada, as competências linguísticas (lexicais, sintáticas, semânticas e discursivas) dos estudantes, de forma a que possam utilizá-las com correção e segurança na produção e interpretação de qualquer tipo de enunciado, tanto no âmbito académico como profissional ou pessoal. Contudo, como refere I. M. Duarte, “dotá-los dessas necessárias competências só ganha sentido político se os cidadãos aprenderem simultaneamente a gostar da língua e dos textos que com ela se produzem”.

A transmissão do gosto pela língua é, na minha opinião, um desafio (e uma obrigação) de todos os cidadãos com um papel ativo na sociedade da informação (escritores, jornalistas, políticos, etc.) e, em particular, dos professores de português. Atualmente, dispomos de uma multiplicidade de recursos e ferramentas que podemos (e devemos) explorar, no sentido de tornar o ensino das línguas mais apelativo e dinâmico. Pessoalmente, considero que o recurso às novas tecnologias pode constituir um aspeto motivador na aprendizagem de qualquer disciplina ou matéria, devidamente adaptadas aos diferentes níveis de ensino.

É com esta convicção que abordo as aulas de Técnicas de Expressão Escrita, que leciono, procurando estimular a capacidade crítica dos estudantes, recorrendo a oficinas de escrita dinâmicas, que envolvem a análise, discussão e correção de erros linguísticos frequentes, recolhidos a partir de diversos suportes, géneros e tipologias textuais. Procuro igualmente promover a leitura e a produção de diferentes tipos de textos, pondo em prática o jogo de pensamentos e palavras, com base nos conhecimentos e técnicas explorados ao longo das aulas.

Fico feliz quando os alunos são capazes de criar textos gramaticalmente corretos, coesos e bem estruturados, reconhecem e valorizam um bom texto (literário ou não literário), escrito por um autor conceituado, por um anónimo ou, idealmente, por si próprios. Isto é, no meu entender, o primeiro passo para a formação de bons alunos, profissionais promissores e excelentes embaixadores da nossa língua!

Paula Carvalho 

Docente da UC de Técnicas de Expressão Escrita 

FÓRUM ALPHA – Inovação e Internacionalização

A Universidade Europeia voltou a organizar mais um grande evento:  a 4.ª edição do Fórum Alpha, com o tema Inovação e Internacionalização, que teve lugar no Auditório da Lispolis no passado dia 11 de novembro.

O evento, contando com a presença de aproximadamente 550 pessoas e tendo como anfitriões o Magnífico Reitor da Universidade Europeia, Prof. Doutor Tawfiq Rkibi, e o seu Diretor-Geral, Dr. Nélson Santos de Brito, teve como oradores principais Dr. Pedro Pessoa e Costa, (Administrador da AICEP), Eng. Miguel Stilwell de Andrade (Administrador Executivo da EDP), Eng. João Couto (Diretor-Geral da Microsoft Portugal) e Dr. Miguel Gonçales (Diretor-Geral da Spark Agency), havendo pontos fortes, como a entrevista conduzida por Nélson Santos de Brito a  Miguel Stilwell de Andrade, durante a qual foram colocadas questões enviadas pelos estudantes da Universidade Europeia.

O Fórum deu a conhecer como as empresas funcionam, as suas estratégias atuais e como são vistas dentro e fora de Portugal, bem como o impacto da tecnologia nas organizações, fator fundamental para o seu crescimento e divulgação. Houve ainda lugar para momentos de humor, com a explicação de erros comuns e abordagens inadequadas nas candidaturas a empresas de jovens licenciados. 

Foram igualmente apresentados os projetos elaborados por estudantes da Universidade Europeia para o EDP University Challenge 2013, sendo de destacar o lugar no Top 5 alcançado por um dos grupos.

Durante o evento, foi também realizada a entrega das Bolsas de Mérito da Universidade Europeia aos seus melhores estudantes – entre os quais Andreia Gonçalves, da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial -, bem como de Certificados de Mérito aos dez melhores docentes da instituição.

Os objetivos do evento foram indubitavelmente alcançados, reforçando-se a ideia de que a internacionalização e a inovação são determinantes para o sucesso das empresas, para a economia portuguesa e para o futuro dos nossos jovens. 

Paula Dâmaso (Estudante do 1.º Ano)

7 Conselhos para a gestão da imagem

Em todas as profissões existem normas de diversa ordem que, no meu ponto de vista, devem ser cumpridas diariamente, em especial no relacionamento com colegas, clientes e parceiros. Os profissionais liberais têm, naturalmente, um conjunto de liberdades inerentes ao exercício da atividade como, por exemplo, o horário de trabalho, devendo contudo respeitar, de igual forma, um conjunto de regras.

Quando se negligencia o cumprimento de certos preceitos, aquilo que acaba por acontecer é transmitir-se uma imagem pouco cuidada e muito pouco profissional.

Por isso, partilho sete sugestões que cada um poderá ajustar à sua realidade e às necessidades que tem, no seu quotidiano, reforçando que o objetivo é sempre a melhoria e o sucesso.

1. Primeira impressão: tal como o conceito refere, é a impressão que deixamos nos demais, após os segundos iniciais de um contacto. É evidente que as nossas oportunidades não caem por terra se a falharmos, mas acredito que as dificuldades serão maiores. Seja pontual, sorria e cuide da sua aparência.
2. Cumprimentos: promova boas interações junto dos que o rodeiam. Isso passa por cumprimentar todos, bastando para o efeito dar a saudação. Nisto os americanos são o povo que conheço que melhor atua. Em qualquer contexto lá estão a proferir Good morning, how are you e a esboçar um sorriso. Junto de clientes e parceiros, prefira o aperto de mão aos beijos no rosto.
3. Imagem: não é preciso ser-se um seguidor da última tendência da estação ou usar a marca “x” que custa uma fortuna. Basta apresentar-se com asseio, rigor e ajustar as suas possibilidades e opções ao que lhe é favorecedor. Considere ainda que na maioria das situações é preferível ter roupa a mais do que a menos, nomeadamente quando o calor finalmente parece ter chegado.
4. Cartão de visita: é um instrumento de comunicação chave para qualquer profissão. Além de disponibilizarem de forma clara e eficiente informação sobre quem somos e o que fazemos, ajudam na manutenção dos contactos junto dos potenciais clientes. Um pormenor a não descuidar!
5. Gadgets: todos nós vivemos na dependência, maior ou menor, dos aparelhos eletrónicos como o telemóvel e o computador. Até aqui tudo certo. O que não é aconselhável é o seu uso indiscriminado em formação, em reuniões ou em locais públicos. Especialmente com som. Os contactos profissionais só podem ser interrompidos para falar ao telemóvel se realmente existir uma urgência (exemplo: um familiar doente!). E tenha em mente que reunir com uma pessoa presencialmente passando-se o tempo inteiro a olhar para o ecrã do computador enquanto se conversa é desagradável!
6. Salvaguarda da informação: ajuste ao contexto o que é acertado e correto partilhar. Em determinados ambientes e com a generalidade dos clientes, o mais adequado é ficar por temas de conversa neutros, profissionais ou de cultura geral. Deixe os temas delicados para as pessoas que fazem parte do seu ambiente pessoal.
7. Gestão financeira: a relação que cada pessoa faz da sua vida económica é estritamente pessoal. Contudo, em contexto profissional, e até social, somos postos à prova nas mais variadas situações. Por exemplo, acontece com regularidade alguém ir buscar um café. O acertado, na maioria dos casos e na conjuntura atual, é cada um pagar o seu. Mas existem pessoas generosas que se oferecem para num dia acautelar o pagamento. Pois bem, amanhã será o nosso dia de retribuir a atenção. Podemos e até devemos ser “Tio Patinhas” (no bom sentido…), mas estar sempre à espera que os outros paguem não transmite uma boa imagem e este é um assunto muito sensível.

Adicionalmente, reforço a importância de se proferir, em todos os quadrantes da nossa vida, as palavrinhas mágicas “se faz favor” e “obrigado”, pois não passaram de moda!

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Diários da República (xxix)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 4 a 8 de novembro

Declaração de Retificação 46-A/2013 1.º Suplemento, 01/11/2013

Declaração de retificação à Lei n.º 72/2013, de 3 de setembro, sobre «Décima terceira alteração ao Código da Estrada, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 114/94, de 3 de maio, e primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 44/2005, de 23 de fevereiro», publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 169, de 3 de setembro de 2013. Para download siga o link.

Decreto-Lei n.º 154/2013, 05/11/2013

Ministério da Economia. Institui o sistema de acompanhamento de projetos de investimento, e procede à criação do Conselho Interministerial para o Investimento e da Comissão Permanente de Apoio ao Investidor. Para download siga o link.

Lei n.º 76/2013, 07/11/2013

Assembleia da República. Estabelece um regime de renovação extraordinária dos contratos de trabalho a termo certo, bem como o regime e o modo de cálculo da compensação aplicável aos contratos objeto dessa renovação. Para download siga o link.

Susana de Salazar Casanova

Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

À conversa com... Patricia Berisiarte, Presidente da ADESU (Uruguai)

Patricia Berisiarte trabaja en una constructora y metalúrgica desde el 2002, empresa donde se le presentó la oportunidad de convertirse en Secretaria y encontró su vocación. Así fue que se formó como Secretaria Ejecutiva y luego cursó Especialización en Alta Gerencia. Integró la Comisión Directiva de ADESU en 2009 y del 2001 al 2013; es su Presidenta desde mayo de 2013.

 

Maria João Borges (MJB): En Portugal existe formación superior en esta área desde 1962. Sin embargo, parece que cada vez menos personas escogen esta carrera y profesión, a pesar de haber muchas oportunidades de empleo. ¿Ocurre lo mismo en Uruguay?

Patricia Berisiarte (PB): En Uruguay, lamentablemente ocurre lo mismo. Hoy en día son cada vez menos las personas que optan por realizar sus estudios de Secretariado y esto se ve reflejado por la escasa cantidad de alumnos en los Centros de Capacitación referentes.

Los estudiantes se plantean objetivos más ambiciosos; hasta la década del 80, la imagen de una secretaria era más clara, todos tenían idea de en qué consistía ser secretaria. Con el tiempo, los límites de la acción secretarial se ampliaron y se han vuelto más difusos. La secretaria dejó de diferenciarse tanto de otros administrativos y perdió especificidad. También se ha dejado de subrayar la conveniencia de ser una carrera corta, con alta demanda e inserción laboral y ser alternativa de formación para continuar estudiando una carrera universitaria. Tratar de definir los motivos detrás de la falta de interés por la profesión es una de nuestras inquietudes más apremiantes.

Sin embargo, estos puestos, que siguen teniendo una alta demanda, son ocupados también por personal de confianza y por quienes aún teniendo otro tipo de formación administrativa, se vuelcan a realizar tareas de asistencia. Es por esto que nuestra Asociación permite tanto la inscripción de socios con formación secretarial o de quienes trabajando en el rubro, presentan la documentación empresarial que lo acredite. 

MJB: Hasta principios del siglo XX, esta profesión la ocupaban solamente hombres. Sin embargo, hoy el 95% de quienes la ejercen son mujeres. ¿Ocurre lo mismo en Uruguay?

PB: En nuestro país, la formación en Secretariado siempre ha sido una opción femenina por excelencia. En los últimos años hemos tenido secretarios graduados, que no llegan a superar la decena; cuyo objetivo parecería ser obtener una formación global que los prepara para cubrir áreas de gestión y administrativa de cualquier empresa, pero sin proponerse ocupar realmente un cargo secretarial o asistencial. Ocurre lo mismo en los puestos, es muy extraño aquí encontrar un secretario.

MJB: ¿En Uruguay esta profesión tiene buenas perspectivas de crecimiento en los próximos 10 años?

PB: La profesión es muy versátil y quienes la realizamos, debemos adaptarnos a los cambios y mantenernos constantemente en formación. Este desafío hace que cada cual sea responsable de su crecimiento profesional, al que ADESU apuesta constantemente. Sin dudas, esta profesión tiene mucho que dar y es un pilar importantísimo en las organizaciones, donde las secretarias conforman una asistencia imprescindible con la capacidad de encausar soluciones a los diferentes sectores, así como a la atención personalizada de todas las situaciones. 

MJB: ¿En Uruguay los captadores y empleadores buscan competencias específicas? ¿Dan más importancia a las capacidades técnicas o personales?

PB: Las capacidades técnicas requeridas, se basan en la formación en una institución reconocida, donde los reclutadores saben que la persona tiene la educación correcta para su desempeño. Las capacidades personales son, al día de hoy, fundamentales en la búsqueda de una secretaria, primando el desarrollo de relacionamiento interpersonal, ya que muchas veces somos el nexo de comunicación entre la Institución y sus clientes internos y externos.

MJB: ¿Se necesita título profesional o estar sindicalizado para ejercer la profesión en Uruguay?

PB: No, en Uruguay, no existen estos requisitos; pero sin dudas quienes acreditan su correcta formación, tienen mejores posibilidades para acceder a mejores puestos de trabajo.

MJB: En Portugal, como en varios otros países, la profesión/función asume diversas designaciones, que no siempre traducen el grado de progresión en la carrera, de autonomía o responsabilidad. ¿Ocurre lo mismo en Uruguay?

PB: Aquí la profesión tiene varias designaciones, dependiendo siempre de la organización donde se cumpla con el cargo. Esto se ve reflejado incluso a los Institutos de formación que también se suman a estos cambios dando diferentes opciones o ampliando los créditos para una formación global que abarca desde asistente administrativo hasta postgrados en Alta Gerencia, Asistencia Diplomática, Secretariado Médico, etc.  

MJB: En algunos países, el término Secretaria(o) se considera despreciativo, a veces incluso humillante. ¿Ocurre lo mismo en Uruguay?

PB: En Uruguay no se percibe menosprecio hacia la función secretarial. Obviamente, desde ADESU defendemos una profesión que cumple con la atención de todos los aspectos de una organización, siendo su buen desempeño fundamental para correcta proyección y  desarrollo de una gran empresa.

Las secretarias con frecuencia, son las primeras personas con quienes se establece contacto y personal de decisión a la hora de optar por proveedores de servicios para la empresa. También pueden ser quienes sirven el café o se ocupen de los asuntos personales de su jefe. Ninguna de estas tareas deben verse como degradantes, sino que son realizadas por quien  tiene la confianza absoluta de su superior, siendo también la imagen de la Compañía, quien conoce las reglas de cortesía y protocolo para atender correctamente a las visitas.  

MJB: ¿Cómo se está desarrollando la dimensión virtual de la profesión en Uruguay? ¿Las empresas buscan asistentes virtuales?

PB: La asistencia virtual no ha tenido gran desarrollo aún en Uruguay. Seguramente, por el factor de relacionamiento que comentaba anteriormente, el cual sólo se da con el cargo presencial. 

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

A Importância da Pontuação (i)

Na escrita, ao contrário da oralidade, a melodia ou a entoação dependem de certos procedimentos específicos. Ao ouvirmos uma conversa, conseguimos perceber, com maior ou menor grau de dificuldade, o estado de espírito do nosso interlocutor. Num texto escrito, porém, essa perceção é bem mais complicada, podendo mesmo ser ambígua. Para contornar essa e outras dificuldades, surge a pontuação.

A pontuação não é mais do que um conjunto de símbolos que, utilizados no local correto de uma frase, lhe conferem a entoação – ou a melodia – facilitando, assim, a sua compreensão. Mas que símbolos são estes que manifestam, na escrita, a entoação de um discurso? São vários: a vírgula, o ponto e vírgula, o ponto final, o ponto de exclamação, o ponto de interrogação, os dois pontos, o travessão, as reticências, os parênteses e as aspas. Para os entendermos melhor, convém saber que assumem diferentes funções dentro de um texto. Pausam, pautam, calmam o discurso escrito, dão-nos a entender o estado de espírito de quem o escreveu ou a mensagem que quer passar – e, acima de tudo, moldam um texto. É a pontuação a mais útil “arma” para decifrarmos um texto, para compreendermos a sua mensagem ou, na perspetiva do escritor, para o codificarmos. Vejamos então as suas funções.

O ponto final utiliza-se no fim de uma oração. Pode assumir três funções distintas: a função de provocar uma pausa no discurso, mantendo-se depois o mesmo assunto (ponto simples); a função de terminar um conjunto de frases (parágrafos), iniciando depois um novo raciocínio (ponto parágrafo); a função de terminar o texto escrito (ponto final). Exemplo: “Este texto ainda só tem uma folha.”

Os dois pontos utilizam-se em três situações distintas: para enumerar algo; para introduzir o discurso direto; ou para explicar, esclarecer ou exemplificar uma consequência de algo que foi dito anteriormente. De notar que, na frase anterior, fiz uso dos dois pontos para enumerar as funções que os dois pontos podem assumir.

O ponto e vírgula tem como principais funções separar, num período, orações com uma certa extensão e também itens de uma enumeração, quer estejam num período (como no parágrafo anterior), quer se apresentem como alíneas de uma lista.

O ponto de exclamação e o ponto de interrogação utilizam-se no texto quando, em situações de discurso oral, a oração termina com uma entoação ascendente. Enquanto o ponto de exclamação torna uma frase exclamativa, evidenciando uma emoção que pode ser de surpresa, de alegria ou de admiração, o ponto de interrogação utiliza-se quando se quer fazer uma pergunta para a qual queremos, ou não, uma resposta: “És do Sporting?”; “Claro que sim!”.

O travessão pode assumir funções completamente distintas, sendo uma mais utilizada que as outras: introduzir o discurso direto. Sempre que, na elaboração de um texto, se quer introduzir um diálogo entre duas ou mais personagens, o travessão é a norma. Pode ainda ser usado quando queremos, a meio de uma frase, evidenciar algum pormenor: “Das quinze pessoas presentes – todas chamadas a participar –, cinco já conheciam o jogo.” Nestes casos, temos que usar um travessão duplo. Esta função é bastante parecida com a dos parênteses, de que falaremos na segunda – e última – parte do presente texto.

Eduardo Excelente Pinto (Estudante do 2.º ano da licenciatura em Marketing, Publicidade e Relações Públicas)

Sempre que considerado oportuno, serão publicados textos de estudantes de outros cursos da Universidade Europeia com relevância para a área de Assessoria, Secretariado e Comunicação Empresarial.

Diários da República (xxviii)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 28 de outubro a 1 de novembro

Decreto-Lei n.º 151-A/2013
Ministério das Finanças. Aprova um regime excecional de regularização de dívidas fiscais e à segurança social. Para download siga o link.

Portaria n.º 325/2013
Presidência do Conselho de Ministros. Primeira alteração à Portaria n.º 205/2013, de 19 de junho, que aprova o Regulamento do Programa de Ocupação de Tempos Livres. Para download siga o link. 

Declaração de Retificação n.º 46-A/2013
Assembleia da República. Declaração de retificação à Lei n.º 72/2013, de 3 de setembro, sobre «Décima terceira alteração ao Código da Estrada, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 114/94, de 3 de maio, e primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 44/2005, de 23 de fevereiro», publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 169, de 3 de setembro de 2013. Para download siga o link.

Declaração de Retificação n.º 46-B/2013, 01/11/2013
Assembleia da República. Declaração de retificação à Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro, que «Estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais», publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 169, de 3 de setembro de 2013. Para download siga o link. 

Declaração de Retificação n.º 46-C/2013, 01/11/2013
Assembleia da República. Declaração de retificação à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que «Estabelece o regime jurídico das autarquias locais, aprova o estatuto das entidades intermunicipais, estabelece o regime jurídico da transferência de competências do Estado para as autarquias locais e para as entidades intermunicipais e aprova o regime jurídico do associativismo autárquico», publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 176, de 12 de setembro de 2013. Para download siga o link.

 

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Redução de Custos nas Passagens Aéreas (i)

 

No que toca a organizar e comprar viagens de avião, quer seja a nível pessoal ou empresarial, quanto mais barato e com qualidade, melhor!

Existem vários aspetos que influenciam o preço de uma passagem aérea:

Antecedência

A antecedência com que se compram os bilhetes de avião é um fator muito importante, uma vez que as várias classes se subdividem em diversas tarifas com número específico de lugares atribuídos. Assim, os primeiros a chegar conseguirão os lugares mais baratos ainda disponíveis.  

Numa empresa, contudo, o fator tempo é difícil de controlar, pois muitas viagens não têm data certa por depender de outros ou as datas são marcadas “em cima da hora”. Ora, se a antecedência for curta, as tarifas mais baratas já não estarão disponíveis; por outro lado, adquirir com antecedência quando não se tem a certeza de datas poderá não representar uma poupança, pois as alterações terão custos (quanto mais barata a tarifa, maiores serão as penalizações por alteração ou cancelamento das reservas/bilhetes).

Voos low cost

Existem já bastantes destinos com opções de voo low cost que apresentam preços muito competitivos; no entanto, quando se opta por este tipo de voos é necessário ter em conta que muitos voos low cost aterram em aeroportos mais distantes do centro das cidades, o que levará a um gasto adicional de tempo e de dinheiro em deslocações.

Neste tipo de voos, a bagagem é controlada e, em regra, apenas é permitido embarcar com uma mala grátis e de dimensões restritas - se for necessário viajar com material de apoio, amostras ou catálogos, talvez este tipo de voo não seja a opção mais económica.

Outra característica dos voos low cost é a não marcação de lugares, sendo o embarque feito por ordem de check-in/chegada à porta de embarque. O tempo é um recurso importante e, para que a mala não seja despachada para o porão se as bagageiras já estiverem cheias, poderá ser útil optar por um speedy boarding que, obviamente, tem custos.

Será, portanto, importante ter em conta todos estes aspetos, porque o resultado poderá não ser tão low cost como esperado.

Marisa Sousa (Estudante do 2.º ano)

BBC Documentary: Who Gets the Best Jobs?