É tão fácil e barato mandar um e-mail… E todos os dias chegam dezenas, senão centenas, de mensagens que enchem as nossas caixas de correio e a que é preciso responder em tempo útil. Ora, se a tecnologia permite envios mais rápidos, o tempo de que necessitamos para analisar e responder a uma comunicação é o mesmo que seria preciso para responder a uma carta. Mas, com um ritmo de trabalho mais acelerado e stressante, e uma maior exigência quanto aos níveis de serviço por parte dos clientes, quem envia um e-mail espera uma resposta no prazo máximo de um dia útil ou, até, no espaço de horas.
É, portanto, necessário encontrar o método que melhor resulta, caso a caso, para conseguir controlar o fluxo de correspondência eletrónica que se recebe diariamente – eis alguma táticas que permitem vencer a guerra contra a Inbox:
- Em primeiro lugar, é necessário fazer uma triagem correta dos e-mails e tentar perceber o que é informação crucial, rotineira ou dispensável e até mesmo que assuntos devem ser delegados a outra pessoa.
- Criar pastas de acordo com o assunto (empresa, colaborador, projeto, etc.) ou até por prazo de resposta é uma forma eficiente de saber o que se tem pendente.
- Devem arquivar-se, com alguma regularidade, de forma automática ou manual, os e-mails recebidos cujos assuntos já foram resolvidos. Podem igualmente apagar-se (delete) as mensagens tratadas ou respondidas, e apagar-se definitivamente (permanently delete) os e-mails que não interessam: poupa espaço e tempo na procura de informação.
- Se há mensagens novas que já foram lidas mas a que ainda não foi dada resposta, estas podem ser marcadas como não lidas (mark as unread): é uma forma eficaz de ter uma ideia dos e-mails aos quais não se conseguiu dar seguimento, uma vez que as mensagens lidas são mais facilmente esquecidas.
Andreia Gonçalves (Estudante do 3.º ano)
Sem comentários:
Enviar um comentário