A negociação não diz respeito apenas a um enquadramento comercial - a negociação está presente na nossa vida quotidiana, nas relações familiares, com colegas, chefias, fornecedores, serviços de atendimento público, etc., quando damos as nossas opiniões ou fazemos sugestões.
O profissional de Secretariado, que numa organização é o elo de ligação entre os diversos stakeholders, deve ser um bom comunicador e negociador, e ter a capacidade de construir relações cordiais e de confiança com os seus vários públicos. Esta capacidade é posta à prova todos os dias, na intermediação de contactos, na gestão de conflitos, ainda que latentes, na procura de soluções ou em processos de aquisição de produtos ou serviços.
Um processo de negociação visa a discussão de um conjunto de condições, com o intuito de obter o maior número possível de vantagens para cada uma das partes envolvidas. Quando a negociação não for do tipo win-win (win-lose), corre-se seriamente o risco de rutura ou incumprimento por parte de quem se sente prejudicado.
A etapa mais determinante para o sucesso de uma negociação é a sua preparação. Para que uma negociação seja bem-sucedida, é necessário definir quais os objetivos a atingir, bem como os limites (máximos e mínimos) e cenários que estamos dispostos a aceitar. A argumentação, previamente refletida, deve ser apresentada numa linguagem clara e adaptada às diferentes situações, contextos e personalidades. Já a cortesia, empatia, assertividade e o pragmatismo deverão ser fatores comuns a qualquer negociação.
Um processo de negociação visa a discussão de um conjunto de condições, com o intuito de obter o maior número possível de vantagens para cada uma das partes envolvidas. Quando a negociação não for do tipo win-win (win-lose), corre-se seriamente o risco de rutura ou incumprimento por parte de quem se sente prejudicado.
A etapa mais determinante para o sucesso de uma negociação é a sua preparação. Para que uma negociação seja bem-sucedida, é necessário definir quais os objetivos a atingir, bem como os limites (máximos e mínimos) e cenários que estamos dispostos a aceitar. A argumentação, previamente refletida, deve ser apresentada numa linguagem clara e adaptada às diferentes situações, contextos e personalidades. Já a cortesia, empatia, assertividade e o pragmatismo deverão ser fatores comuns a qualquer negociação.
É imperativo saber escutar e estar atento à linguagem não-verbal dos intervenientes, bem como certificar-se de que todos os pontos ficaram esclarecidos e reduzir a escrito o que ficou acordado. É também importante saber quando adiar ou colocar termo à negociação, para dar oportunidade às partes de refletir sobre os pontos abordados e as vantagens pretendidas. Nada positivo advém da insistência, quando se esgotam os argumentos e deixa de haver vontade de colaborar para o fecho, com sucesso, de uma negociação.
O profissional de secretariado deverá, portanto, ter em consideração que o processo de negociação é diário e contínuo, num contexto de mudança permanente do status quo. E se a atual crise económica que estamos a atravessar nos obriga a repensar os nossos objetivos e a renegociar condições que deixaram de ser vantajosas, não poderemos deixar de ter consciência de que um processo win-win é muito mais interessante, para todos, do que um processo negocial em que uma das partes se sente explorada.
Teresa Pacheco (Estudante do 3.º ano)
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