Secretariado: presente versus futuro

No presente, dominar ferramentas de produtividade como aplicações de processamento de texto, folha de cálculo, criação e edição de apresentações, gestão de bases de dados, correio eletrónico, entre outras, tornou-se um requisito de base para muitas funções e não algo que distinga o Secretariado - assim, a capacidade de o fazer não significa hoje mais do que o aproveitamento de um recurso essencial ao trabalho diário e traduz, para todos os efeitos, uma vertente da literacia do Séc. XXI. Afinal, numa economia globalizada, talvez até seja mais importante a expressão (oral e escrita) correta em várias línguas estrangeiras.
 

Em nome da eficiência e redução de custos, algumas empresas têm optado por reduzir o número de postos de trabalho ou mesmo por extinguir a função Secretariado. Duas realidades permanecem, todavia, constantes nos últimos anos: a quantidade maciça de comunicações com que todos somos bombardeados diariamente (já para não mencionar o acesso quase ilimitado a volumes esmagadores de informação que dificultam uma triagem qualitativa) e o facto de o público preferir interagir com pessoas em vez de máquinas.
 

Estas realidades têm ditado que algumas empresas repensem as suas estratégicas de redução de custos em termos da classe Secretariado, embora a função Assistente Pessoal pareça de facto estar a declinar – a tendência será para o apoio a equipas cada vez maiores, o que obrigatoriamente determinará a execução de um número menor de atividades e poderá conduzir então a um empobrecimento da função, se tal não for compensado com um aumento de autonomia e responsabilidade.
 

Por outro lado, embora a gestão de topo de grandes organizações continue a trabalhar com o Secretariado nos moldes do passado, entidades mais modestas não podem permitir-se esse luxo, tendo vindo a introduzir a figura da Assistente Administrativa, alguém que apoia a empresa (ao invés de pessoas específicas) e que não se espera que acompanhe um determinado executivo se este se demitir.
 

É curioso constatar que a preparação do Secretariado tem vindo a aproximar-se daquela que era considerada a formação adequada para os secretários-gerais das sociedades no início do século XX, ainda hoje um papel maioritariamente masculino. Note-se, contudo, que se o termo é o mesmo, as atividades e responsabilidades só nos últimos quarenta anos é que têm vindo a convergir – foram precisos quase cem anos, duas guerras mundiais, uma profunda revolução tecnológica e períodos, mais ou menos longos, de profunda crise económica, para assistir a esta transformação.
 

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria

Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”