Testemunho | Ana Cristina Baltazar

O que me levou a estudar de novo, à noite, na “tenra” idade de 50 anos?

Eu explico: o meu marido, aos 48 anos, tinha decidido voltar a estudar e estava já no fim da licenciatura no ISLA, o meu filho andava às voltas com o curso dele e eu ficava em casa, sozinha, à noite, a matutar nos problemas que tinha no trabalho porque as coisas não estavam famosas… Nessa altura já tinha muitos anos de casa e estava habituada a um “timoneiro” com pulso, que dirigia o barco com rumo certo, mas, infelizmente, a situação tinha mudado radicalmente. Sou calada mas sou rebelde, e não gosto de injustiças e não o escondia. Foi esta a minha contribuição para “entornar o caldo”…
 

Comecei a ser alvo de críticas constantes, a ter pouco trabalho e a ser excluída das atividades que envolviam as pessoas que constituíam a equipa. A pouco e pouco os meus neurónios tornaram-se mais lentos, preguiçosos, desinteressados de tudo… sentia falta de ter que raciocinar. Não é fácil estar num gabinete oito horas por dia sem fazer nada de útil, de produtivo.

E foi então que o desafio surgiu, levado pelo meu marido, na forma de uma brochura que continha informação sobre as licenciaturas do ISLA (atual Universidade Europeia). Pois porque não a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial?! Punha os tais neurónios a funcionar, conhecia pessoas novas, diferentes, adquiria mais conhecimentos sobre a atividade que (mais ou menos) tinha desenvolvido a vida toda e, principalmente, podia esquecer o que se passava no trabalho ao final do dia, quando fosse para as aulas.

Mas também surgiu o “e se eu não for capaz?”. Confesso que esta dúvida me ensombrou durante o primeiro semestre todo. Tinha perdido a confiança em mim mesma, punha em causa as minhas capacidades… e se eu fosse mesmo estúpida, e se afinal o “meu” diretor até tivesse razão? Será que ia conseguir fazer alguma coisa de jeito? E se falhasse, o que é que ia dizer?

Mas, felizmente, segui em frente com o projeto - organizámos as tarefas em casa e parti para a aventura.

Não posso dizer que foi fácil. No início, desgastada pelo ambiente na empresa, custava-me “desligar”; mas, no fim do primeiro semestre, apesar de não ter sequer ido fazer o exame de Economia porque tinha medo de falhar, as notas até não foram más e fiquei animada.

As horas a menos de sono sempre me afetaram. Saía de casa às sete e meia da manhã, só voltava a entrar às onze e meia, meia-noite, e tinha que organizar as coisas para o dia seguinte. Durante três anos, não tive praticamente fins de semana livres porque tinha que estudar e fazer trabalhos. Mas os semestres foram-se sucedendo uns aos outros e, no meio de trabalhos, de frequências e exames, de repente, tinha terminado…  Afinal, tinha conseguido!

Hoje, passados três anos do início da aventura (da qual já só falta fazer uma unidade curricular opcional que decidi trocar à última da hora), acho que foi a melhor decisão que tomei. Não teria encontrado modo mais eficaz de readquirir a confiança que tinha perdido em mim mesma. Abri os meus horizontes, fiz novas amizades que vão ficar para sempre, adquiri e atualizei conhecimentos.

Ah! Já agora… no meio deste meu percurso, a empresa foi assimilada por outra, mudei de funções e tenho o secretariado da área comercial. E o “meu” antigo diretor não ficou na organização porque o “perfil não se adequava”.

Ana Cristina Baltazar (Finalista)

 

Era digital – outra forma de comunicar

Nos últimos anos temos assistido a uma crescente importância da tecnologia na comunicação, isto porque estamos cada vez mais facilmente acessíveis a partir do telemóvel, do computador ou de outro qualquer gadget. Aliás, quem é que já imaginou como seria andar sem telemóvel, chegar a casa e não ter computador, ou seja, estar praticamente incontactável? Ninguém, obviamente.

Pois, mas estes meios de comunicação vieram trazer uma nova forma de comunicar. Uma nova linguagem, de certa forma impessoal, em que não estamos cara a cara e em que é praticamente impossível transmitir qualquer emoção. Uma linguagem baseada apenas em caracteres – letras, números e símbolos. Uma linguagem em que tudo é permitido, desde que a pessoa a quem se destine a mensagem a compreenda. Uma linguagem sem normas propriamente definidas, em que cada interlocutor tem a liberdade de usar os critérios que entender.

Alguns exemplos de técnicas desta nova “língua” são o suprimir de letras, nomeadamente as vogais (desde – dd; qualquer – qq); basear-se na fonética, substituindo caracteres ou sílabas por sons (cheguei – xeguei; mas é – mazé): usar emoticons/smiles para expressar sentimentos e emoções (:-( – triste; o.O – surpresa, choque); usar abreviaturas, muitas delas vindas do inglês (LOL – Laughing out loud; ROTFL – Rolling on the floor laughing); e muitas outras técnicas em que o único limite é o entendimento da pessoa com quem se quer interagir.

Este tipo de linguagem surgiu a partir dos sms (Short Message Service) com o intuito de ser mais rápido responder a uma mensagem, pois, num telemóvel em que se tem que premir mais do que uma tecla para se escrever uma determinada letra, é muito mais fácil usar um caracter mais acessível (por exemplo trocar um “s” por um “x”). Outra razão é poupar espaço, economizando caracteres e, claro, dinheiro.

Mas será que esta questão se coloca com a nova geração de telemóveis (smartphones) e gadgets, que já possibilitam uma escrita facilitada, com teclados mais práticos e com pacotes de preços em que uma mensagem fica praticamente a custo zero? Só o tempo o dirá.

Bem, mas como já todos notámos este é um tipo de linguagem mais usado entre os jovens e as gerações que já nasceram integradas na tecnologia, o que pode criar barreiras geracionais à comunicação. Ainda assim, uma comunicação tem sempre um target, alguém a quem a mensagem tem que chegar e por quem tem de ser entendida. E todos nós, mesmo sem nos darmos conta, ajustamos automaticamente a linguagem aos nossos targets e ao contexto (ou assim deveria ser se pretendermos efetivamente ser entendidos e se o bom senso imperar). Por exemplo, não falamos com os nossos pais da mesma maneira que falamos com um amigo.

Por isso, se a mensagem não for percetível ao recetor, duas coisas podem ter acontecido: ou a mensagem não lhe era destinada ou então o emissor não adequou a mensagem ao target e/ou contexto.

Fontes/ Bibliografia
http://www.centroatl.pt/titulos/solucoes/imagens/excerto-ca-dic-internet-e-telemovel.pdf
http://teoriadocodigo.wordpress.com/adaptacao-do-codigo-linguagem-sms/

Diana Teixeira (Finalista)

Diários da República (xxii)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 16 a 20 de setembro

Portaria 286-A/2013 1.º Suplemento, 16/09/2013

Cria a medida Incentivo Emprego. Para download siga o link.

Acórdão do Tribunal Constitucional 474/2013, 17/09/2013

Pronuncia-se pela inconstitucionalidade da norma constante do n.º 2 do artigo 18.º do Decreto n.º 177/XII (regime de requalificação de trabalhadores em funções públicas), enquanto conjugada com a segunda, terceira e quarta partes do disposto no n.º 2 do artigo 4.º do mesmo diploma; pronuncia-se pela inconstitucionalidade da norma constante do n.º 1 do artigo 4.º, bem como da norma prevista alínea b) do artigo 47.º do mesmo Decreto n.º 177/XII, na parte em que revoga o n.º 4 do artigo 88.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de fevereiro, e na medida em que impõem, conjugadamente, a aplicação do n.º 2 do artigo 4.º do mesmo Decreto aos trabalhadores em funções públicas com nomeação definitiva ao tempo da entrada em vigor daquela lei. Para download siga o link.

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

Lisboa (Portugal)

Com o presente texto, damos início a uma nova rubrica com informações relevantes sobre cidades de negócios a nível mundial. 

Lisboa é a capital e maior cidade de Portugal, com uma população de cerca de três milhões de habitantes. Situada no estuário do rio Tejo, junto à costa atlântica da Península Ibérica, é a capital mais ocidental da Europa. Considerada uma cidade global devido à sua importância a nível financeiro, comercial, artístico e educacional, é o principal centro económico do país e um dos maiores da União Europeia.
 

Língua – Português

Moeda – Euro

Clima – Mediterrânico (temperaturas médias)

Como Chegar – Aeroporto de Lisboa (acessos); Gare do Oriente

Alojamento – Oferta hoteleira de qualidade, rica e diversificada (consultar o diretório).
 

Transportes – A cidade é servida por uma rede de metropolitano e por autocarros.

Restaurantes – Ampla oferta culinária, nacional e internacional (consultar o diretório).
 

Centros de Congressos – FIL - Feira Internacional de Lisboa; CCL – Centro de Congressos de Lisboa
 

Principais Atrações Culturais – Castelo de São Jorge; Mosteiro dos Jerónimos; Torre de Belém; Museu do Oriente; Museu Nacional de Arte Antiga. Para mais informações, consultar o diretório.
 

Indicações Genéricas de Âmbito Cultural – Os portugueses são tradicionalmente formais e respeitam a hierarquia. Preferem fazer negócios com interlocutores em quem sabem poder confiar e com quem se sentem confortáveis, sendo aconselhável um contacto inicial através de uma recomendação e que se invista algum tempo na criação de um clima de confiança. De uma forma geral, os portugueses negoceiam com base na relação estabelecida com as pessoas, e não com as empresas, sendo, por isso, desaconselhável mudar de equipa a meio de uma negociação. As conversações podem levar o seu tempo, uma vez que os portugueses são meticulosos e dão importância aos pormenores, não sendo recomendável que se demonstre impaciência. Embora, por vezes, se concentrem em ganhos rápidos, os portugueses preferem fazer negócios pensando a longo prazo. O mês de agosto, devido às férias de grande parte da população, e a semana entre o Natal e o Ano Novo são alturas desaconselháveis para a marcação de reuniões.

Guia para o visitante.

Marcelo G. Oliveira
Docente das UC de Técnicas de Comunicação e Expressão e Competências Comunicacionais 

Crónica de um estagiário – IX

Lidar com deadlines

Ao longo do estágio, tenho-me apercebido de que cada colega age de forma diferente quando tem um prazo para cumprir: há quem entre numa zona própria e se abstraia do que o rodeia, quem trabalhe num ritmo frenético e quem aja com normalidade, por estar habituado à pressão.

Pelo que tenho observado, a maior parte dos colaboradores é mais produtiva (se é que assim se pode chamar) quando tem um deadline. Nesta situação, a criatividade e a concentração aumentam quando existe a pressão do tempo.

Pessoalmente, prefiro trabalhar com prazos de entrega, desde que sejam exequíveis e, quando não os tenho, crio-os, consoante o trabalho. Assim, tenho a certeza que não deixo nada pendente, uma vez que aquilo que hoje não tem prazo, daqui a duas semanas pode tornar-se urgente.

Contudo, existem pessoas que não lidam bem com a pressão de um deadline e não a veem como emocionante nem motivadora. Isto pode dever-se ao facto de receberem prazos demasiado curtos com muita frequência ou de não os poderem negociar nem conseguirem envolver mais colegas nas tarefas.

Uma correta gestão de prioridades é importante para saber lidar com a pressão do tempo ou até mesmo evitar que esta tome proporções desnecessárias: uma má gestão pode significar deixar para trás uma tarefa que deveria ser terminada em primeiro lugar. Por outro lado, a forma como as chefias pedem os trabalhos é também crucial para saber priorizar: quem delega uma tarefa deve ter a noção de que utilizar o termo “urgente” em tudo o que se pede pode ter o efeito oposto ao pretendido.

Para os deadlines servirem o seu propósito e não serem desmotivadores, deve existir um meio termo entre a pressão constante e o “deixa andar”. E, para além de aprender a gerir as prioridades, o mais saudável é mesmo não deixar acumular o stress e desligar o “botão” quando se sai do trabalho. Trazer os problemas do trabalho para casa pode ser tão prejudicial como levar os dilemas pessoais para o trabalho!

Pilar Souto (Pseudónimo)

À conversa com… Susana de Salazar Casanova

Numa manhã calorosa, com o rio Tejo como pano de fundo, estive à conversa com a professora Susana de Salazar Casanova, Coordenadora Executiva da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial.

Mafalda Baptista: Com formação em Línguas e Literaturas Modernas, variante de estudos portugueses e ingleses, como chegou a uma diversidade de áreas tão grande como a Consultoria Protocolar, o Protocolo Empresarial e a Comunicação Intercultural?

Susana de Salazar Casanova: A área do protocolo surgiu na minha vida quando eu decidi prosseguir os meus estudos superiores, ao realizar uma pós-graduação. Na época eu era Assistente Executiva e escolhi o ISLA-Lisboa (agora Universidade Europeia) para voltar a estudar e obter uma especialização nesta área, motivada pelo reconhecimento deste instituto no mercado. O último módulo dessa pós-graduação foi o de protocolo empresarial e eu adorei, de imediato, a área. No ano seguinte frequentei a primeira edição da pós-graduação em Imagem, Protocolo e Organização de Eventos (a primeira sobre Protocolo em Portugal). Gostei imenso desta área e identifico-me muito com as matérias. Depois surgiu a formação em Madrid, no ano letivo seguinte, despoletada na sequência de uma palestra proferida por Carlos Fuente, em Lisboa. Gostei tanto de o ouvir que, no ano seguinte, fui para a Escola Internacional de Protocolo fazer uma especialização em Protocolo, durante um ano letivo. Posso afirmar que representou uma consolidação de conhecimentos e uma experiência pessoal muito positiva.

A área da comunicação intercultural surgiu mais recentemente na minha vida, primeiro profissionalmente, ao ser contactada por algumas empresas internacionais para trabalhar em Portugal. Este foi o ponto de partida, ao qual acresceu a motivação para fazer um Doutoramento. A área científica que mais se conjugava com aquilo de que gosto foi-se assim afirmando. Além disso, permite-me trabalhar aqui ou noutra parte do mundo, algo que considero fundamental.

MB: O que faz na área dos eventos e do protocolo?
SSC: Eu há alguns anos que não organizo, com regularidade, eventos de grande porte. O que faço e de que gosto bastante é a consultoria protocolar a eventos. E, nesse âmbito, tenho tido o privilégio de participar em muitos eventos: inaugurações, congressos, conferências, entregas de prémios, por exemplo.

MB: Qual o evento que mais a desafiou?
SSC: Talvez o evento mais complexo em termos protocolares em que eu participei tenha sido um projeto internacional, um congresso, que se realizou em Lisboa. Foi um grande desafio integrar, ao longo de uma semana, uma equipa internacional de protocolo, num evento com muitas entidades oficiais (mais de 30 ministros e várias altas entidades portuguesas). Teve muito impacto e senti-me muito realizada.

MB: Algum evento de que não goste de se lembrar?
SSC: Há eventos que não correm tão bem, por razões diversas: muitos intermediários, muitas equipas envolvidas, indecisões em momentos cruciais, falta de envolvimento do anfitrião no decurso do acontecimento… Um evento é uma forma de comunicação e, portanto, o anfitrião tem de informar o que pretende atingir. Depois há eventos que dão muito trabalho e muito prazer e outros que não têm impacto nenhum. Mas não tenho memória, felizmente, de um evento que tenha sido um caos.

MB: O que se espera do envolvimento do anfitrião num evento?
SSC: Que o cliente se envolva e faça perguntas, por exemplo. Lembro-me de uma inauguração em que estive sempre ao lado do Presidente da empresa. Questionou tudo e ensaiamos umas quatro vezes todos os momentos importantes do programa. Tratava-se de um evento com a presença do Chefe de Estado e com parceiros japoneses, pelo que nada podia falhar. O envolvimento é fundamental para o sucesso! Ainda se pensa que o protocolo faz tudo sozinho e de facto o protocolo não resolve tudo; é necessário conhecer certas normas, aplicar regras e seguir alguns procedimentos.

MB: Para além disso, como consegue conciliar ser formadora, docente, coordenadora executiva de uma licenciatura e doutoranda, já para não mencionar algum espaço e tempo para a sua vida privada? Como consegue desdobrar-se em tantas atividades?
SSC: Efetivamente acho que faço uma gestão eficaz do tempo e o meu dia tem muitas horas porque não durmo muito. Portanto, nas horas em que não durmo, trabalho. O doutoramento, infelizmente, tem sido a atividade mais castigada e aquela à qual nem sempre me dedico a cem porcento. Quando tenho tempo livre dedico-me a atividades de que gosto, como o cinema, a visita a museus ou exposições. E, sempre que posso, a viajar.

MB: Em julho de 2012 abraçou um novo projeto, que foi tanto um desafio como uma grande aposta. Ao fim de um ano como Coordenadora, qual é o balanço deste desafio?
SSC: Tem sido um enorme desafio renovar a imagem do curso e trazer mais estudantes para a universidade. Difícil é, também, fazer os alunos do curso sentirem-se especiais. Efetivamente, ao fim deste ano, foi possível que os estudantes se conhecessem melhor (refiro-me aos dois turnos e aos três anos do curso) e que conseguissem trabalhar conjuntamente no projeto das semanas temáticas e do blogue Great Assistants. Os estudantes têm sido fantásticos e os docentes do meu grupo de coordenação envolvidos nestes projetos deram todos o seu “extra mile”. Portanto, sem estas ajudas não teria sido possível. 

O balanço é positivo, mas falta ainda conseguir atrair jovens para a profissão. Apesar do mercado recrutar nesta escola e não noutra, é necessário continuar a combater o estereótipo de que a profissão é alvo.
 

MB: Ficou com a perceção de que com o projeto “Secretariado, acabar com o estereótipo!” as mentalidades começaram a mudar face aos preconceitos associados à profissão?
SSC: O tema central do evento foram os estereótipos de que a profissão é alvo - tentar acabar com preconceitos é e continuará a ser uma prioridade. O filme que os estudantes fizeram ajudou muito nesse sentido. Eu penso que quem teve a oportunidade de assistir ao evento percebeu claramente que o mundo do Secretariado é completamente diferente daquele de há trinta anos, em que uma pessoa sem uma formação superior desempenhava com facilidade um cargo nesta área. Hoje em dia, com as enormes exigências profissionais a que todos estamos submetidos, aumentaram também os requisitos desta profissão, fazendo com que se tivesse tornado ainda mais desafiadora. Portanto, os profissionais, para poderem, cabalmente, apoiar e assessorar executivos, necessitaram alargar as suas competências técnicas. 

A formação superior pretende ir ao encontro desses desafios, preparando os estudantes para a realidade das organizações. É essencial fazer as pessoas compreender que esta profissão, como qualquer outra, tem que ter profissionais especializados e preparados para o seu exercício. Por que razão se aceita com naturalidade que um marketeer tem que frequentar uma licenciatura, um gestor um curso de gestão e um(a) secretário(a) não precisa!?

Adicionalmente, refira-se que o Secretariado terá sempre lugar numa empresa, pois são necessárias pessoas para trabalhar, diariamente, lado a lado, com a equipa de gestão.
E a verdade é que a nossa licenciatura apresenta o plano de estudos mais reconhecido pelo mercado e a nossa universidade oferece aos estudantes um conjunto de oportunidades únicas, por ser o maior grupo de ensino privado do mundo. 

Os preconceitos vão sempre existir. Cabe-nos a todos contribuir para fazer a mudança de mentalidades e desempenhar a função com orgulho e competência. A nossa maior “arma” contra o preconceito é a empregabilidade de 100% dos nossos estudantes, assumindo posições de responsabilidade em empresas de diversos tamanhos e setores, nacionais ou multinacionais.
 

MB: O que se afigura para o futuro desta licenciatura, agora com o cunho de Universidade Europeia | Laureate International Universities?
SSC: Continuar a manter o rigor e a qualidade na lecionação das unidades curriculares da licenciatura, aliando-se a teoria à prática, otimizando os planos curriculares com vista a irem cada vez mais ao encontro da missão e da visão da Universidade Europeia. Espero, sinceramente, poder continuar a contribuir para que os estudantes saiam da universidade muito bem preparados. O cunho da universidade Europeia passa também por proporcionar aos estudantes uma oferta formativa dentro da rede Laureate, o programa Garcilaso, podendo os alunos estudar num dos cinco continentes. A campanha levada a cabo este verão pela Universidade Europeia reflete isso mesmo: “de que tamanho queres o mundo?”.

MB: E, para finalizar, resumindo numa frase: Quem é a Susana de Salazar Casanova?
SSC: (Risos) Isso agora é que é mais difícil. Sou uma pessoa muito trabalhadora, esforçada, comunicativa, simpática e tento ter uma atitude positiva perante a vida. Acredito sempre que podemos fazer aquilo a que nos propomos.

MB: Resta agradecer à Professora Susana de Salazar Casanova a amabilidade. Um grande bem-haja e votos de continuação de muitos sucessos à frente da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial, assim como para a conclusão do seu doutoramento!

Mafalda Baptista (Alumni)

Diários da República (xxi)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 09 a 13 de setembro

Decreto-Lei 130/2013, 10/09/2013

Assegura a execução na ordem jurídica interna das obrigações decorrentes do Regulamento (UE) n.º 305/2011 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 9 de março de 2011, que estabelece condições harmonizadas para a comercialização dos produtos de construção e que revoga a Diretiva 89/106/CEE do Conselho, de 21 de dezembro de 1988. Para download siga o link.

Decreto-Lei 131/2013, 11/09/2013

Procede à segunda alteração ao Decreto-Lei n.º 290/2009, de 12 de outubro, alargando a entidades de natureza pública alguns dos apoios para o desenvolvimento das políticas de emprego e apoio à qualificação das pessoas com deficiência e incapacidade. Para download siga o link.

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

Secretariado: presente versus futuro

No presente, dominar ferramentas de produtividade como aplicações de processamento de texto, folha de cálculo, criação e edição de apresentações, gestão de bases de dados, correio eletrónico, entre outras, tornou-se um requisito de base para muitas funções e não algo que distinga o Secretariado - assim, a capacidade de o fazer não significa hoje mais do que o aproveitamento de um recurso essencial ao trabalho diário e traduz, para todos os efeitos, uma vertente da literacia do Séc. XXI. Afinal, numa economia globalizada, talvez até seja mais importante a expressão (oral e escrita) correta em várias línguas estrangeiras.
 

Em nome da eficiência e redução de custos, algumas empresas têm optado por reduzir o número de postos de trabalho ou mesmo por extinguir a função Secretariado. Duas realidades permanecem, todavia, constantes nos últimos anos: a quantidade maciça de comunicações com que todos somos bombardeados diariamente (já para não mencionar o acesso quase ilimitado a volumes esmagadores de informação que dificultam uma triagem qualitativa) e o facto de o público preferir interagir com pessoas em vez de máquinas.
 

Estas realidades têm ditado que algumas empresas repensem as suas estratégicas de redução de custos em termos da classe Secretariado, embora a função Assistente Pessoal pareça de facto estar a declinar – a tendência será para o apoio a equipas cada vez maiores, o que obrigatoriamente determinará a execução de um número menor de atividades e poderá conduzir então a um empobrecimento da função, se tal não for compensado com um aumento de autonomia e responsabilidade.
 

Por outro lado, embora a gestão de topo de grandes organizações continue a trabalhar com o Secretariado nos moldes do passado, entidades mais modestas não podem permitir-se esse luxo, tendo vindo a introduzir a figura da Assistente Administrativa, alguém que apoia a empresa (ao invés de pessoas específicas) e que não se espera que acompanhe um determinado executivo se este se demitir.
 

É curioso constatar que a preparação do Secretariado tem vindo a aproximar-se daquela que era considerada a formação adequada para os secretários-gerais das sociedades no início do século XX, ainda hoje um papel maioritariamente masculino. Note-se, contudo, que se o termo é o mesmo, as atividades e responsabilidades só nos últimos quarenta anos é que têm vindo a convergir – foram precisos quase cem anos, duas guerras mundiais, uma profunda revolução tecnológica e períodos, mais ou menos longos, de profunda crise económica, para assistir a esta transformação.
 

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria

Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”

Diários da República (xx)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.
 

Semana de 02 a 06 de setembro

Lei 71/2013, 02/09/2013
Regulamenta a Lei n.º 45/2003, de 22 de agosto, relativamente ao exercício profissional das atividades de aplicação de terapêuticas não convencionais. Para download siga o link.
 

Lei 72/2013, 03/09/2013
Décima terceira alteração ao Código da Estrada, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 114/94, de 3 de maio, e primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 44/2005, de 23 de fevereiro. Para download siga o link.

 

Lei 73/2013, 03/09/2013
Estabelece o regime financeiro das autarquias locais e das entidades intermunicipais. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 128/2013, 05/09/2013
Procede à oitava alteração ao Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de agosto, que estabelece o regime jurídico dos medicamentos de uso humano, à quarta alteração ao Decreto-Lei n.º 307/2007, de 31 de agosto, que estabelece o regime jurídico das farmácias de oficina, e à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 20/2013, de 14 de fevereiro, transpondo as Diretivas n.º 2009/35/CE, de 23 de abril de 2009, 2011/62/UE, de 8 de junho de 2011, e 2012/26/UE, de 25 de outubro de 2012. Para download siga o link.

 

Decreto-Lei 129/2013, 06/09/2013
Aprova o processo de privatização da CTT - Correios de Portugal, S. A. Para download siga o link.

 

Lei 74/2013, 06/09/2013
Cria o Tribunal Arbitral do Desporto e aprova a respetiva lei. Para download siga o link.

 

Maria João Borges
Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

De que tamanho quer o mundo?

 

• Quer perceber como funciona uma empresa?
• Gagueja quando atende uma chamada em inglês?
• Gostava de aprender espanhol?
• Não tem facilidade em elaborar cartas e e-mails para as mais diversas situações, ou atas ou relatórios?
• Quer escrever corretamente usando o novo acordo ortográfico?
• Tem dificuldade em lidar com reclamações?
• Paralisa quando fala para audiências?
• Precisa gerir melhor o seu tempo?
• Sente que não está a tirar partido de todas as funcionalidades do MS Outlook?
• Quer aprender a fazer apresentações multimédia?
• Os seus documentos não têm um aspeto muito profissional?
• Precisa fazer milhares de etiquetas em minutos?
• Sente-se pouco confiante a organizar um evento?
• Chegou a altura de reorganizar e modernizar o seu sistema de arquivo?
• Quer perceber o que é uma demonstração de resultados?
• Gostaria de ter noções de gestão de recursos humanos?
• Tem de perceber como funciona o comércio internacional?
• Saber um pouco de Direito dava-lhe jeito?

 

Não procure mais: aprenda a fazer tudo isto - e muito mais - na licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial da Universidade Europeia.

 

Andreia Gonçalves e Catarina Faria (Estudantes do 3.º ano)

Encarar o futuro de forma estratégica

Se ainda não descobriu a sua verdadeira vocação, porque não apostar, para já, numa licenciatura com uma altíssima taxa de empregabilidade, decidindo mais tarde, já integrado(a) no mercado de trabalho, um novo caminho?

Se já é licenciado(a), mas numa área com poucas saídas profissionais, porque não apostar numa reconversão, inscrevendo-se na licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial? Não precisa esperar o fim do curso para procurar trabalho nessa área e a Universidade Europeia apoiá-lo(a)-á ativamente a encontrar um posto de trabalho que lhe interesse.

Se é bilingue ou fluente em línguas estrangeiras, porque não pôr essa competência nuclear ao serviço desta profissão? Poderá conseguir importantes vantagens na frequência da licenciatura (em termos da creditação dessa competência) e na conquista de uma posição numa organização multinacional.

O Secretariado e a Assessoria permitem, desde há muito, conhecer bem o meio empresarial. Afinal, hoje em dia já não há empregos ou profissões para a vida e a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial dota os estudantes de sólidas bases, que facilitam o ingresso no mercado de trabalho e a mobilidade entre funções.

Se se revê numa destas situações, não se conforme! Desafie-se e arrisque! Escreva-nos para susana.casanova@europeia.pt. E se conhece alguém nesta situação, peça-lhes para nos escrever também.

 

Podemos conversar por e-mail, por telefone, pelo Skype ou marcar um encontro para prestar informações concretas ou discutir qualquer dúvida ou preocupação.

 

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Testemunho | Mafalda Baptista

Regressar ao Ensino Superior

Em 2013 faz, precisamente, 20 anos que entrei pela primeira vez numa instituição de Ensino Superior, para frequentar uma Licenciatura em Línguas e Literaturas Modernas, variante de Estudos Ingleses e Alemães. Volvido todo este tempo, concluo o 3.º ano da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial do ISLA Campus Lisboa, agora Universidade Europeia.

Muitos questionam-me o porquê de voltar aos bancos da faculdade, sobretudo depois de tanto tempo; outros perguntam-me o porquê desta licenciatura. Na realidade, esta opção foi o resultado de distintos fatores que pesaram na minha decisão. Considerei a localização, o tempo de deslocações entre o emprego e a faculdade, os horários, os custos envolvidos, o ambiente que se sentia no campus, os conteúdos programáticos, além de dois pontos que destaco e passo a explicar.

Sou Secretária desde 1999, tendo passado por várias etapas, desde Assistente Administrativa, Secretária Júnior, Secretária de Direção, Secretária de Gerência a Personal Assistant. Ao longo desta jornada senti que necessitava de afirmar e valorizar a minha experiência e os conhecimentos adquiridos na prática, através de uma licenciatura. Era necessário comprovar perante os demais que a função que exerço, que as tarefas que me são atribuídas e o meu desempenho diário têm o mesmo peso e responsabilidade do que as de um Engenheiro, um Professor, um Advogado ou qualquer outro profissional. Felizmente, começamos a assistir, pouco e pouco, a uma mudança na forma de encarar esta profissão, quer devido à crescente globalização e uniformização de processos, quer na mentalidade daqueles que nos rodeiam.

Para esta escolha contribuiu também fortemente o prestígio e a longa tradição associados à licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial do ISLA-Lisboa, assim como a sua alta taxa de empregabilidade pós-licenciatura.

Mas não só o atrás mencionado foi determinante ao escolher esta licenciatura. Pretendia adquirir novos conhecimentos em áreas com que nunca havia tido contacto, como por exemplo Gestão Financeira, Marketing, Comunicação Empresarial, só para mencionar algumas. Queria obter informações inovadoras e atuais, aprender novas técnicas e ferramentas que me ajudassem no meu dia a dia, adicionassem valor ao meu desempenho profissional e me distinguissem qualitativamente dos meus pares.
 

Passados três anos, olho para trás e ultrapassados diversos obstáculos como o cansaço, a escassa vida social, o andar sempre a correr de um lado para o outro, sem tempo para uma refeição decente (maiores intervalos este último semestre trouxeram uma melhoria significativa às nossas vidas) e nem sempre conseguir atingir o grau de eficiência que pretendia quer no emprego quer nas aulas, estou segura que ambos os pressupostos que me levaram à escolha desta licenciatura irão ser concretizados na íntegra:

• esta licenciatura merece tanto respeito e admiração como qualquer outra, porque na maioria das organizações o Secretariado é a coluna vertebral que ajuda a sustentar e a trilhar/operacionalizar os caminhos definidos pelas chefias que assessoramos.
• sem dúvida que a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial me trouxe maior autoridade e segurança a nível profissional, como complementa e enriquece o meu conhecimento.

Mafalda Baptista (Finalista) 

 

Inteligência emocional: mecanismos e estratégias de autogestão emocional em contextos sociais e profissionais

A inteligência emocional refere-se, por um lado, à capacidade para reconhecer e compreender as nossas próprias emoções ou as emoções de outros e, por outro lado, à capacidade de usarmos esta consciência emocional na gestão dos nossos comportamentos e das relações interpessoais. Afeta a forma como gerimos os comportamentos, exploramos as complexidades sociais e tomamos decisões adequadas e eficientes. Por esta razão, pode ser uma ferramenta importante para o sucesso pessoal, social e profissional.

Todos enfrentamos o desafio diário de lidar de forma eficiente com as emoções. Os estímulos captados pelos órgãos dos sentidos (o que vemos, cheiramos, tocamos/sentimos, ouvimos, saboreamos) são transformados em sinais elétricos que vão ser posteriormente interpretados pelo cérebro. Neste processo, os sinais passam pelas áreas cerebrais responsáveis pela produção das emoções, antes de passarem para as áreas responsáveis pelo pensamento racional. O que isto quer dizer na prática é que experienciamos emocionalmente os estímulos ambientais antes mesmo de os experienciarmos racionalmente. Assim sendo, a forma como interpretamos racionalmente um evento é influenciada pelo nosso estado emocional – o mesmo estímulo ambiental pode ser interpretado de forma diferente de acordo com o nosso humor – e é por essa razão que, por exemplo, uma chamada de atenção do nosso superior hierárquico pode causar uma reação muito negativa num dia e noutro pode ser relativizada e interpretada como construtiva. 

Temos reações emocionais todos os dias e, muitas (talvez demasiadas) vezes, não temos competências para gerir as nossas emoções no calor dos problemas desafiantes que enfrentamos. Na realidade, não temos qualquer controlo sobre as emoções que nos suscitam os acontecimentos de vida diários, mas podemos ter controlo sobre os comportamentos que se seguem a essas emoções.

Mas uma questão fundamental é: será que podemos melhorar a nossa inteligência emocional ou é algo biologicamente determinado e nada podemos fazer para a alterar? A boa notícia é que todos temos potencial para melhorar a nossa inteligência emocional, no sentido de a usarmos a favor do nosso sucesso em contextos diversos. A má notícia é que para isso temos que treinar, o que requer um esforço pessoal. Pense na inteligência emocional como um músculo, qualquer músculo do seu corpo: se o treinar ele irá desenvolver-se e ficar mais forte, se não o fizer certamente não se desenvolverá. Como em qualquer outra coisa na vida que queira alcançar terá que se esforçar; se está à espera que lhe caia no colo, então o melhor será sentar-se e parar de ler, pois o que se segue não lhe interessará.

Os leitores que estejam decididos a dar o benefício da dúvida, poderão explorar três estratégias que selecionei para este artigo, dentro de um vasto leque de opções possíveis. O critério de seleção foi aquelas com que mais me identifico e que mais utilizo no meu dia a dia em diversas situações, principalmente nas mais problemáticas. São formas práticas de melhorar a inteligência emocional e que nos últimos anos me têm ajudado a lidar com as mais diversas situações quer do foro pessoal e social, quer do foro profissional. No meu ponto de vista, estas estratégias têm um potencial imenso e mudaram a forma como perspetivo a minha vida, o meu trabalho e o meu mundo em geral e, por consequência, mudaram a forma como faço a gestão das relações interpessoais.

Uma das minhas estratégias de eleição ao nível da autogestão das emoções (capacidade para estar consciente das emoções pessoais e para decidir o que fazer com essa emoção) consiste em fazer uma lista “pensamentos emocionais” vs “pensamentos racionais” – esta lista é especialmente relevante quando pretendemos clarificar o que é que o nosso lado emocional nos diz para fazer e o que é que o nosso lado racional nos diz para fazer. Desta forma podemos ficar com uma ideia apurada sobre até que ponto o nosso lado emocional não estará a atrapalhar o lado racional e vice-versa.

Em situações inesperadas, que nos originam um turbilhão de pensamentos difíceis de gerir, então uma boa estratégia, do meu ponto de vista, será deixar passar algum tempo para clarificar os pensamentos e para ganhar novas perspetivas acerca do assunto. Não agir de “coração quente” pode ser fundamental para nos protegermos a nós próprios e às pessoas com que nos relacionamos. Quantos de nós não se arrependeram já de atos que cometeram no calor de momentos emocionalmente intensos?

Por último, a minha estratégia predileta consiste em ganhar novas perspetivas acerca do meu problema através da captação da opinião de outras pessoas que não estão emocionalmente envolvidas no problema em questão e, de preferência, que sejam diferentes de mim em vários aspetos ou que tenham perspetivas de vida diferentes da minha. Quando conversamos com alguém acerca do nosso problema podemos ganhar um “olhar de fora”, um novo ponto de vista que pode nunca nos ter ocorrido até ao momento em que alguém partilha a sua visão connosco. Nesse momento, abrem-se novas possibilidades que poderão ser úteis na resolução do problema.

Essencialmente estas estratégias requerem autocontrolo, o seu tempo e também o sentido estratégico para apurar o timing perfeito de ação.

Bom treino!

Raquel Costa
Docente das UC de Psicologia e Metodologia das Ciências Sociais

A importância da Negociação na função Secretariado

A negociação não diz respeito apenas a um enquadramento comercial - a negociação está presente na nossa vida quotidiana, nas relações familiares, com colegas, chefias, fornecedores, serviços de atendimento público, etc., quando damos as nossas opiniões ou fazemos sugestões.
 

O profissional de Secretariado, que numa organização é o elo de ligação entre os diversos stakeholders, deve ser um bom comunicador e negociador, e ter a capacidade de construir relações cordiais e de confiança com os seus vários públicos. Esta capacidade é posta à prova todos os dias, na intermediação de contactos, na gestão de conflitos, ainda que latentes, na procura de soluções ou em processos de aquisição de produtos ou serviços.

Um processo de negociação visa a discussão de um conjunto de condições, com o intuito de obter o maior número possível de vantagens para cada uma das partes envolvidas. Quando a negociação não for do tipo win-win (win-lose), corre-se seriamente o risco de rutura ou incumprimento por parte de quem se sente prejudicado.

A etapa mais determinante para o sucesso de uma negociação é a sua preparação. Para que uma negociação seja bem-sucedida, é necessário definir quais os objetivos a atingir, bem como os limites (máximos e mínimos) e cenários que estamos dispostos a aceitar. A argumentação, previamente refletida, deve ser apresentada numa linguagem clara e adaptada às diferentes situações, contextos e personalidades. Já a cortesia, empatia, assertividade e o pragmatismo deverão ser fatores comuns a qualquer negociação.
 

É imperativo saber escutar e estar atento à linguagem não-verbal dos intervenientes, bem como certificar-se de que todos os pontos ficaram esclarecidos e reduzir a escrito o que ficou acordado. É também importante saber quando adiar ou colocar termo à negociação, para dar oportunidade às partes de refletir sobre os pontos abordados e as vantagens pretendidas. Nada positivo advém da insistência, quando se esgotam os argumentos e deixa de haver vontade de colaborar para o fecho, com sucesso, de uma negociação.

 

O profissional de secretariado deverá, portanto, ter em consideração que o processo de negociação é diário e contínuo, num contexto de mudança permanente do status quo. E se a atual crise económica que estamos a atravessar nos obriga a repensar os nossos objetivos e a renegociar condições que deixaram de ser vantajosas, não poderemos deixar de ter consciência de que um processo win-win é muito mais interessante, para todos, do que um processo negocial em que uma das partes se sente explorada.

Teresa Pacheco (Estudante do 3.º ano)

Diários da República (xix)

Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.
 

Semana de 26 a 30 de agosto
 

Lei 62/2013, 26/08/2013
Lei da Organização do Sistema Judiciário. Para download siga o link.
 

Portaria 277/2013, 26/08/2013
Fixa a taxa supletiva de juros moratórios relativamente a créditos de que sejam titulares empresas comerciais, singulares ou coletivas, e revoga a Portaria n.º 597/2005, de 19 de julho. Para download siga o link.
 

Portaria 278/2013, 26/08/2013
Regulamenta o processamento dos atos e os termos do processo de inventário no âmbito do Regime Jurídico do Processo de Inventário aprovado pela Lei n.º 23/2013, de 5 de março. Para download siga o link.

Portaria 279/2013, 26/08/2013
Altera as Portarias n.os 312/2009 e 313/2009, de 30 de março, e 202/2011, de 20 de maio, no âmbito do novo Código de Processo Civil, aprovado pela Lei n.º 41/2013, de 26 de junho. Para download siga o link.
 

Portaria 280/2013, 26/08/2013
Regula vários aspetos da tramitação eletrónica dos processos judiciais. Para download siga o link.
 

Lei 63/2013, 27/08/2013
Instituição de mecanismos de combate à utilização indevida do contrato de prestação de serviços em relações de trabalho subordinado - primeira alteração à Lei n.º 107/2009, de 14 de setembro, e quarta alteração ao Código de Processo do Trabalho, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 480/99, de 9 de novembro. Para download siga o link.

Lei 64/2013, 27/08/2013
Regula a obrigatoriedade de publicitação dos benefícios concedidos pela Administração Pública a particulares, procede à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 167/2008, de 26 de agosto, e revoga a Lei n.º 26/94, de 19 de agosto, e a Lei n.º 104/97, de 13 de setembro. Para download siga o link.
 

Lei 67/2013, 28/08/2013
Lei-quadro das entidades administrativas independentes com funções de regulação da atividade económica dos setores privado, público e cooperativo. Para download siga o link.
 

Portaria 281/2013, 28/08/2013
Determina os valores dos coeficientes de revalorização das remunerações de referência que servem de base de cálculo das pensões de invalidez e velhice do regime geral de segurança social e do regime do seguro social voluntário e revoga a Portaria n.º 241/2012, de 10 de agosto. Para download siga o link.

Lei 68/2013, 29/08/2013
Estabelece a duração do período normal de trabalho dos trabalhadores em funções públicas e procede à quinta alteração à Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro, à quarta alteração ao Decreto-Lei n.º 259/98, de 18 de agosto, e à quinta alteração à Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro. Para download siga o link.
 

Portaria 282/2013, 29/08/2013
Regulamenta vários aspetos das ações executivas cíveis. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 124/2013, 30/08/2013
Procede à regulamentação da Lei n.º 55/2012, de 6 de setembro, no que respeita às medidas de apoio ao desenvolvimento e proteção das atividades cinematográficas e audiovisuais, às obrigações de investimento e ao registo de obras e empresas cinematográficas e audiovisuais. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 125/2013, 30/08/2013
Altera o Código do Registo Predial, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 224/84, de 6 de julho, o Decreto-Lei n.º 263-A/2007, de 23 de julho e o Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 126/2013, 30/08/2013
Procede à oitava alteração ao Decreto-Lei n.º 34/2008, de 26 de fevereiro, que aprova o Regulamento das Custas Processuais. Para download siga o link.
 

Decreto-Lei 127/2013, 30/08/2013
Estabelece o regime de emissões industriais aplicável à prevenção e ao controlo integrados da poluição, bem como as regras destinadas a evitar e ou reduzir as emissões para o ar, a água e o solo e a produção de resíduos, transpondo a Diretiva n.º 2010/75/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de novembro de 2010, relativa às emissões industriais (prevenção e controlo integrados da poluição). Para download siga o link.
 

Lei 69/2013, 30/08/2013
Quinta alteração ao Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro, ajustando o valor da compensação devida pela cessação do contrato de trabalho. Para download siga o link.
 

Lei 70/2013, 30/08/2013
Estabelece os regimes jurídicos do fundo de compensação do trabalho, do mecanismo equivalente e do fundo de garantia de compensação do trabalho. Para download siga o link.
 

Resolução do Conselho de Ministros 57/2013, 30/08/2013
Aprova um regime excecional de dispensa de serviço público dos trabalhadores da Administração Pública que cumulativamente detenham a qualidade de bombeiro voluntário, quando sejam chamados pelo respetivo corpo de bombeiros para combater um incêndio florestal. Para download siga o link.
 

Maria João Borges
Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

Secretariado - valor de mercado (i)

Muitas são as pessoas que se questionam sobre os atuais valores de mercado. Afinal quanto se ganha/pode ganhar por ano nesta profissão?

A empresa Page Personnel, que tem uma área de recrutamento dedicada ao “secretarial & management support” efetuou um estudo de remuneração que merece uma análise.

O trabalho é apresentado de forma organizada e por categorias: “Secretárias de Administração / Assistentes de Alta Direção, Assistentes de Direção / Secretárias de Departamento, Assistentes / Secretárias Comerciais, Assistentes / Secretárias Jurídicas, Office Manager / Secretárias Serviços Gerais, Personnal Assistant, Rececionistas Bilíngues”. Adicionalmente, é feita uma breve descrição da função, por categoria e indicadas as responsabilidades inerentes.

É também disponibilizada uma indicação sobre os diversos setores de negócio para os quais efetuam recrutamento: “Farmacêutico, Banca, Consultoria, Grande Distribuição, Serviços, FMCG (Fast-Moving Consumer Goods), Indústria, Tecnologias de Informação e Escritórios de Advogados.”

Por fim indicam-se os valores que surgem divididos por dimensão: pequenas, médias e grandes empresas. 

Apresentam-se de seguida os valores ilustrativos para as seguintes posições:

• Secretário executivo júnior: a remuneração anual bruta situa-se entre os 12.600€ e os 21.000€.
• Assistente administrativo: a remuneração anual bruta situa-se entre os 11.900€ e os 18.900€.
• Secretário executivo: a remuneração anual bruta situa-se entre os 14.000€ e os 22.400€.
• Secretário executivo sénior: a remuneração anual bruta situa-se entre os 19.600€ e os 25.900€.
• Office executive manager: a remuneração anual bruta situa-se entre os 16.800€ e os 25.200€.

O estudo não menciona mas em muitas empresas nacionais e multinacionais, acrescem à remuneração anual bruta, além do subsídio de alimentação, diversos benefícios adicionais tais como: seguro de saúde (em certos casos extensível ao agregado familiar), lugar de estacionamento, seguro de vida, complementos de reforma, subsídio de transporte, entre outros. Note-se, contudo, que estes números terão por base a dimensão da organização, bem como a experiência profissional e a formação académica do candidato.

O mercado seleciona os profissionais através de várias premissas, sendo que, cada vez mais, e tal como acontece para o exercício de outras profissões, se exige formação superior na área.

A publicação pode ser lida integralmente aqui.

Susana de Salazar Casanova

Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial