Como tornar uma reunião mais produtiva? Esta é uma pergunta frequente que muitos gestores, nacionais e estrangeiros, se colocam, já que as reuniões internas oferecem a oportunidade ideal para que uma chefia seja vista como um líder.
O tempo é um recurso escasso e deve ser muito bem gerido durante a reunião, para que não seja desperdiçado na discussão de temas irrelevantes. É necessário, portanto, saber ser um bom moderador, para conseguir resultados e fomentar um ambiente produtivo; caso contrário, os participantes poderão perder o interesse e antecipar com desagrado ou tédio as reuniões.
Todas as reuniões devem ser planificadas e a sua agenda divulgada com antecedência, podendo-se convidar os participantes a intervir na sua elaboração, o que contribuirá para aumentar a sua motivação. A convocatória deverá idealmente incluir, para além da data, hora de início e o local onde a reunião se vai realizar, também os tópicos da agenda, o nome de quem irá apresentá-los e o tempo de discussão estabelecido para cada um.
Ao aplicar os 6 princípios abaixo, poder-se-á certamente obter melhores resultados:
- Não organizar reuniões quando for suficiente abordar a questão num e-mail ou memo;
- Se houver reunião, traçar antecipadamente os objetivos, pensando nos resultados que se quer atingir;
- Fornecer previamente aos intervenientes a agenda com a ordem de trabalhos detalhada;
- Zelar para que não se exceda o tempo definido para cada tema na ordem de trabalhos;
- Começar e acabar a reunião à hora estipulada, procedendo à marcação de nova reunião se tal for necessário;
- Recapitular cada tema e enviar notas para os intervenientes, indicando os action points, isto é, a quem compete cada tarefa e o respetivo prazo (deadline).
Por fim, será útil enviar aos intervenientes um questionário, de resposta anónima, solicitando feedback sobre a reunião e sugestões de melhoria, por exemplo com recurso a ferramentas como o SurveyMonkey (www.surveymonkey.com).
Débora Cavaca (Estudante do 3.º ano)
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