Notas sobre comportamento em refeições

Diariamente revelamos a nossa boa educação e o nosso comportamento à mesa, como tal, é algo que não deve ser descurado.
 

E, em situações profissionais, o nosso comportamento deverá preferentemente regrado, elegante e discreto.
 

Vale a pena recordar que em cima da mesa de refeição não se colocam objetos que não façam parte da refeição, não se fuma, não se come nem se fala de boca aberta; a utilização do telemóvel – só em situações urgentes; não se apoiam os cotovelos na mesa; dever-se-á evitar temas de conversa desagradáveis – como pode ser o do futebol – e, em situação, alguma se arrota.
 

Os discursos são parte importante do evento por isso, há pormenores a considerar tais como: todos os elementos do evento deverão ter no seu lugar uma cópia do discurso (traduzido, quando aplicável de acordo com a língua do país de origem); em eventos onde discursem o anfitrião e o convidado de honra, o anfitrião discursará em primeiro lugar.
 

Bruna Ferreira (Alumni)

Testemunho | Teresa Pacheco

Ter tomado a decisão de ingressar na Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial, na Universidade Europeia foi, para mim, das experiências mais enriquecedoras que já tive, uma mais-valia para o meu desempenho profissional. Hoje sou uma profissional mais bem preparada para os desafios do dia-a-dia e sinto-me mais confiante para enfrentar as mudanças constantes pelas quais as organizações passam, fruto dos sistemáticos avanços tecnológicos e alterações estratégicas para conseguirem ser mais competitivas.

O que mais incentivou a minha escolha pela Universidade Europeia foi, em primeiro lugar o programa do curso e as unidades curriculares, que nos permitem ter uma visão geral do funcionamento de uma empresa. Como exemplo, as seguintes UC: Marketing, Contabilidade, Gestão de Empresas, Gestão Financeira, Comunicação Empresarial, Protocolo e Gestão de Eventos, Informática, duas línguas estrangeiras (Espanhol e Inglês), Técnicas de Comunicação e Expressão, já sem falar de um leque vastíssimo de Unidades Curriculares Optativas que podemos escolher de acordo com o nosso interesse ou necessidade em aprofundar conhecimentos dentro da área profissional de cada aluno, no caso de ser trabalhador-estudante. Em segundo lugar o que me motivou, foi o facto desta Universidade ser a número um na escolha das empresas para recrutamento de profissionais nesta área.

Apesar de já estar muito entusiasmada com o conteúdo programático do curso, durante os três anos que frequentei a Licenciatura, fui constantemente surpreendida pela positiva. Como comecei nesta instituição de ensino no ano 2010 (ainda com o nome de Instituto Superior Línguas e Administração (ISLA)), assisti à passagem de um Instituto a uma Universidade, que faz parte de um grupo de Universidades com representação a nível mundial, fomentando constantemente a mobilidade de alunos e professores, o que origina uma melhor preparação de futuros profissionais para o mercado de trabalho global, além de uma preparação real para se abraçar uma carreira internacional.

Esta experiência também me surpreendeu pela qualidade do Corpo Docente da Universidade Europeia, e é para mim aquilo que mais valorizo. O facto de grande parte dos professores terem experiência profissional na área em que lecionam, permite-lhes ilustrar as exposições das matérias com exemplos reais. Estes são uma mais-valia para os alunos, quer seja para trabalhadores estudantes que, na minha opinião, estão em maior vantagem face aos estudantes sem experiência profissional; para estes, é ainda muito mais importante ter conhecimento de como tudo funciona na prática. 

Por todos estes motivos, como trabalhadora-estudante e apesar de muitas vezes estar bastante cansada depois de um dia de trabalho, optei sempre por assistir a todas as aulas, durante os três anos da Licenciatura, e, em tempo algum, me arrependo do investimento. Valorizo tudo o que aprendi com os professores que tive. Foi para mim uma honra poder ter assistido às aulas de cada um deles, são um exemplo para mim, e jamais me esquecerei de tudo o que me proporcionaram.

Teresa Pacheco, Alumni

A arte de bem convidar

Num evento todos os pormenores e detalhes são importantes e é necessário ter tudo bem pensado e estruturado. O propósito/objetivo do evento dita quais as pessoas a convidar e somente após sabermos quem são os convidados é que podemos decidir que tipo de convite a enviar.

Para a lista de convidados é necessário fazer um ficheiro, por exemplo em Excel, onde registamos os seguintes dados:

• Tipo de convidado: VIP, altas entidades, público interno/externo;
• Tratamento: Exmo./Exma., Dig.mo, Il.mo, Magnífico Reitor, por exemplo;
• Nome;
• Cargo;
• Empresa/Instituição;
• Morada;
• Código postal;
• País;
• Contactos: telefone, telemóvel, email;
• Cargos já ocupados;
• Caso tenha acompanhante, é necessário saber a informação sobre quem é;
• Nome do secretariado ou Gabinete de apoio;
• Fotografia;
• Particularidades na alimentação: vegetariano, alergias, macrobiótico, religião;
• Caso já tenha recebido um presente, qual?

Quando queremos convidar uma alta entidade – Presidente da República, Presidente da Assembleia da República, Primeiro-ministro, Presidente do Supremo Tribunal, anteriores Presidentes da República e Embaixadores – os procedimentos diferem um pouco. O primeiro contacto pode ser feito telefonicamente, caso se opte por enviar convite este será, por exemplo, uma carta convite, com antecedência.

Existem fundamentalmente três tipos de convites: a carta convite (para altas entidades), convite impresso e convite pré-impresso. Nos convites devem constar os seguintes elementos:

• Logótipo da empresa;
• Identificação do anfitrião;
• Informação de onde, como e quando é o evento;
• Tipo de traje (opcional);
• Morada;
• R.S.F.F., inclusão de data para resposta (opcional) e morada e/ou contactos. Quando queremos que apenas respondam caso o convidado não possa comparecer escreve-se: “só  negativas”, “regrets only” (inglês) ou “en cas de refus” (francês).

Ainda podemos incluir informação extra, caso seja necessário, como por exemplo: o convite serve de entrada, o convite é pessoal e intransmissível, não existe estacionamento ou o convite não serve de bilhete para o espetáculo.

Seguindo estas simples regras e, quando começarem a chegar as respostas aos convites, registando quem vem ou não, teremos sem dúvida um evento de sucesso.
 

Catarina Faria (Alumni)

Imagem profissional ao telefone

O telefone é uma ferramenta de trabalho diária que, por vezes, é utilizado de forma pouco profissional.

Ao longo da minha carreira profissional, que já é longa, passei por algumas experiências hilariantes e outras menos agradáveis.

Há menos de um ano, tive que fazer um follow-up de um convite endereçado a gestores de topo. Confesso que houve contactos em que senti orgulho por pertencer à classe, tal foi o profissionalismo com que fui atendida. Porém, houve outros em que mais parecia uma linha telefónica de apoio psicológico, tantos foram os desabafos. Desde a falta de tempo para fazer o trabalho todo, até à leitura integral do e-mail de resposta dos seus chefes ao nosso convite, ouvi de tudo nesses momentos. Tive até duas situações em que ouvi um “raspanete” por estar a ligar para aquele número “que era só do Senhor Presidente!”.

Isto para vos dizer que muitas das pessoas que contactei partiram sempre do pressuposto de que eu era “menos importante” e por isso a deferência com que me deveriam atender não seria a mesma se estivesse a outro “nível”. Pressuposto errado, obviamente, porque todas as pessoas devem ser tratadas de igual modo, com educação e respeito, independentemente do seu nível de instrução ou hierarquia.

É que a indiferença e a má educação ouvem-se, sentem-se e incomodam, passando uma imagem errada da classe e do papel que desempenha dentro das organizações.

Leonor Alenquer (Alumni)

Eventos com refeição

Ao organizar-se um evento é imperativo que o seu responsável dê muita atenção ao detalhe. Num evento com refeição torna-se ainda mais importante esta característica. Este tipo de acontecimentos deixa gravado na memória dos convidados o que se comeu, a decoração da sala e da mesa - extraindo-se daí a, tão famosa, expressão “as pessoas também comem com os olhos”.
 

Como o público mais assíduo deste blogue são pessoas profissionais ocupados, procurarei apresentar exemplos e ser objetiva.
 

A mise en place é, sem tirar nem pôr, ter a noção de que tudo tem o seu devido lugar e cada coisa tem um papel a desempenhar – assim há que colocar os utensílios no seu sítio próprio.
 

Existem vários tipos de refeições e, como tal, são necessárias mesas e salas de um determinado tipo. É possível escolher deste conjunto de mesas: imperial, retangular, redonda, oval, quadrada, em forma de U, em forma de T, em forma de pente; e dos tipos de sala: clássica, moderna, margarida e mista.
 

Quanto à decoração é importante perguntarmo-nos se o tipo de evento é formal ou informal pois, é a partir da resposta a esta questão que poderemos, então, marcar o tom do evento.
 

Na mesa é aconselhável, caso hajam flores (naturais preferencialmente), que estas tenham uma altura apropriada. Ou seja, que não sejam muito altas por forma a não bloquear o campo de visão dos convidados. Outro detalhe a ter em vista serão as velas, caso se decidam utilizar, devem ser velas sem cheiro e apenas são dispostas à noite.
 

Em eventos empresariais é muito comum que se conjuguem mais do que uma cultura numa só sala. Para que não haja um choque cultural tão acentuado e para que não se criem situações de embaraço, quer para os anfitriões, quer para os convidados é importante que se tenha um pouco mais de sensibilidade para esta questão. Um dos pontos com maior evidência e maior propensão para o referenciado embaraço é no momento da refeição em si. Há que fazer certos ajustes caso existam convidados com restrições alimentícias (por exemplo: religião muçulmana, judaica, convidados vegetarianos).
 

Se o detalhe for bem concretizado de certeza que o evento será um sucesso!
 

Catarina Fortes (Alumni)

Testemunho | Fátima Marujo

Ingressar na licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial foi uma decisão pensada e apoiada pela minha Chefia em consciência de que a mesma me permitiria adquirir novos conhecimentos técnicos e científicos, essenciais ao desempenho de funções com vista ao progresso de carreira.

A licenciatura em Secretariado lecionada na Universidade Europeia está muito bem estruturada, consiste de um plano de estudos muito completo.

Para além das disciplinas específicas para o exercício da profissão também se compõe de disciplinas que permitem obter conhecimentos técnicos em diferentes áreas tais como: Gestão Financeira, Economia, Contabilidade, Marketing, Direito, Línguas Estrangeiras.

Sem dúvida alguma a licenciatura deu-me mais segurança no desempenho das minhas funções, permitiu-me aliar o saber ser ao saber fazer, e considero que é uma mais-valia na minha vida pessoal e profissional.

A escolha da Universidade Europeia surgiu na sequência do incontestável reconhecimento desta entidade enquanto formadora de excelentes profissionais de secretariado e continuar a ser a primeira escolha de recrutamento por parte das entidades empregadoras.

Fátima Marujo, Alumni

Definir prioridades

Para atingir os nossos objetivos, quer a nível pessoal quer profissional, temos sempre que definir prioridades. Mas, às vezes, por causa de vários fatores, como por exemplo a atribuição de novas tarefas, o trabalho começa a acumular-se e torna-se difícil cumprir prazos. Nesse momento devemos reavaliar a situação e redefinir as nossas prioridades.

A primeira fase do processo de (re)definição de prioridades é o levantamento de informação sobre as nossas tarefas (regulares e esporádicas) e do tempo aproximado que cada uma demora a ser executada. Só assim conseguiremos ter uma ideia sobre se estamos a alocar tempo suficiente às tarefas realmente importantes para o trabalho que desenvolvemos.

A definição de prioridades depende de três fatores: Importância, urgência e complexidade das tarefas. Tendo em conta estes fatores, é possível criar uma matriz que nos ajudará a estabelecer o grau de prioridade das nossas tarefas regulares:

  

Importante e urgente – Tarefas realmente importantes, cujo prazo de execução está quase a expirar.

Importante, mas não urgente – Tarefas que ainda têm tempo de ser realizadas, mas que devem ser feitas antes que se tornem urgentes.

Não importante, mas urgente – Tarefas que podem não ser relevantes para os nossos objetivos/trabalho, mas de que o trabalho de outras pessoas pode depender. Em caso de conflito de prioridades, será necessário dizer não, delegar ou redistribuir.

Nem importante, nem urgente – Tarefas que ficarão para o fim e serão feitas nos tempos mortos ou, eventualmente, redistribuídas. Contudo, é preciso não esquecer o fator “oportunidade”, isto é, se a tarefa for continuamente adiada, a sua execução poderá deixar de ser útil.

Quanto às tarefas complexas, estas devem ser feitas nos momentos mais calmos, pois precisam de uma maior concentração para serem executadas. Caso isso não seja possível (e se forem urgentes), o melhor será escolher-se um local isolado para as desenvolver.

Finalmente, as tarefas de que não gostamos devem ser executadas no início do período de trabalho, sem o que serão antecipadas com desagrado e eternamente adiadas, o que afetará inevitavelmente os níveis de concentração.

Fontes:

• Apontamentos da aula de PSA III
• http://patriciainez.blogspot.pt/2010/07/administracao-do-tempo-matriz-do-tempo.html
• BORGES, Maria João (2011), Secretariado: uma visão prática, 2ª edição, Lisboa: ETEP

Diana Teixeira (Alumni)

Testemunho | Inês Carvalho

Da Tradução ao Secretariado

Após vários anos de paragem nestas lides (terminei a minha licenciatura em Tradução em 1998) e na sequência de ter ficado desempregada, decidi voltar a estudar. 

Depois de pesquisar as ofertas disponíveis nesta área descobri a Especialização em Secretariado e Assistentes de Direcção (ESAD) e não hesitei. O que me cativou mais foi a amplitude de conhecimentos que o curso permite obter, desde Finanças a Protocolo. O curso está dividido em vários módulos, muito distintos entre si mas todos eles muito interessantes. Tem sido uma experiência muito enriquecedora, tanto a nível de aquisição de competências como a nível pessoal. 

Com esta formação espero conseguir reentrar no mercado de trabalho com mais valências e candidatar-me a várias funções dentro desta área. Uma coisa é certa, tem sido um
prazer voltar a estudar num ambiente universitário e é certo que após este curso irei continuar a estudar.

Inês Carvalho (Alumni)

Testemunho | Lúcia Ferreira

Secretariado: uma vocação e uma paixão

Quando ingressei no ISLA - Instituto Superior de Línguas e Administração, atual ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities, foi no curso de licenciatura em Gestão de Empresas. Ainda estudante deste curso, comecei a trabalhar na área administrativa de uma grande empresa portuguesa.


Fui mudando de emprego e, quase que por “acidente”, fui convidada para organizar um congresso médico a nível ibérico. Aceitei o convite - afinal, iria voltar a trabalhar com uma pessoa que eu admiro. Apesar do “frio na barriga” pelo desafio em si, (afinal, eu NUNCA tinha organizado um evento, muito menos um a nível ibérico, de 3 dias e com 400 participantes!) conforme ia desenvolvendo o trabalho de organização do evento, ia-me também apaixonando por esta área e pela do secretariado.

Estava no 4.º ano do curso (pré-Bolonha) de Gestão de Empresas e tomei uma decisão: quero ir fazer a licenciatura em Assessoria de Direção (atual licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial)! Assim pensei, assim o fiz! Foram os melhores anos da minha vida! Fiz o curso que eu queria, conheci pessoas fenomenais de quem ainda hoje sou amiga (posso adiantar-vos que, várias vezes por ano, ora na casa de uma, ora na casa de outra, organizamos jantares ou almoços - os respetivos maridos já são também amigos uns dos outros e as crianças tratam-se por “primo”; uma família unida pelos laços da amizade feita no ISLA!) e sedimentei os meus conhecimentos.

Ainda a frequentar o último semestre da licenciatura, inscrevi-me na base de dados de emprego do ISLA e consegui um novo trabalho, de onde saí porque entretanto consegui um outro com melhores condições financeiras. Fiz amigos na maioria dos empregos por onde passei, mas neste, efetivamente, parte do meu coração ficou lá!

Atualmente, as funções que desempenho são de chefia do Aprovisionamento de uma empresa bastante conhecida em Lisboa e com projeção mundial. A licenciatura está muito bem estruturada e permite que efetivamente se possam abraçar outras profissões para além da de Secretária(o). Muito trabalho (o hard work de que os ingleses falam!), associado a empenho, dedicação, e constrói-se um património profissional que nos permite voar “pelo infinito e mais além”!

Lúcia Ferreira, Alumni

Universidade Europeia no 9º Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção

 

Vai realizar nos dias 11 e 12 de abril o 9º Congresso Internacional de Formação para Assistentes de Direção, promovido pelo Conselho Profissional de Secretariado, na Escola Superior de Saúde do Vale do Ave, em Vila Nova de Famalicão.

Integram o Conselho Científico deste congresso três docentes da Universidade Europeia: Dr. Ricardo Jorge Carvalho, Professor Doutor Marcelo Gonçalves Oliveira e Dra. Susana de Salazar Casanova.

Um grupo de alumni apresentou uma proposta de abstract que foi aprovada, para um painel, subordinado ao tema: Secretariado: Acabar com o Estereótipo. 

RESUMO | Este Painel pretende mostrar a evolução da profissão no âmbito dos estereótipos associados à mesma e alterar mentalidades. É ilustrado por um breve vídeo que é uma sátira entre o antigamente e a atualidade, seguido de um debate. O debate terá a presença de uma psicóloga que irá explicar como nasce um estereótipo. Contará também com duas profissionais da área que irão dar um enquadramento de como a profissão é atualmente encarada a nível empresarial e qual o perfil profissional mais valorizado.
PALAVRAS-CHAVE: estereótipo; preconceito; evolução; secretariado; cidadania.

A participação da Universidade Europeia, no Congresso, far-se-á no dia 12 de abril, às 11h30:

SECRETARIADO, ÉTICA E CIDADANIA ATIVA    
Painel | Secretariado: acabar com o estereótipo
Autores: Carla Gomes; Diana Teixeira; Fátima Marujo; Rute Teixeira; Teresa Pacheco (Universidade Europeia)
Docentes convidados para integrar o painel: Professora Doutora Raquel Costa e Dra. Isabel Pedrosa
Moderador: Dra. Susana de Salazar Casanova

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Testemunho | Rute Ferreira

Da Licenciatura ao Mestrado

Já trabalhava há muitos anos quando decidi retomar os estudos: tinha terminado o 12.º ano e, por motivos pessoais, decidi enveredar pelo mundo do trabalho. No entanto, a vontade de continuar os estudos persistia, até que a força das circunstâncias, há cinco anos atrás, trouxe-me essa oportunidade.

Trabalhava na área administrativa e escolhi tirar a Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial no ISLA Lisboa, pois sempre foi uma escola especialmente reconhecida pela sua excelente capacidade de formar profissionais de alto nível nesta área.

A minha decisão baseou-se essencialmente em dois motivos: o primeiro foi porque já se vislumbrava um clima tenso na economia - as empresas começavam a despedir colaboradores e só os mais fortes sobressaíam, pelo que senti a necessidade de reforçar as minhas competências; o segundo motivo foi o desejo que tinha de continuar os estudos e tirar a licenciatura.

Enquanto frequentei a licenciatura trabalhei sempre a tempo inteiro e, como todos os que o fazem sabem, não é nada fácil. Mas consegui e quando estava a terminar comecei a sentir que talvez fosse importante avançar para o mestrado - sabia que provavelmente iria ser mais difícil, mas já tinha apanhado o ritmo e, se tinha sobrevivido a três anos intensos, também iria conseguir ultrapassar mais dois!

O cenário económico continuou a piorar, o desemprego aumentou e a competitividade no mercado de trabalho também - comecei assim a ver no mestrado um meio de continuar a valorizar-me, para além de que ia subir mais um degrau na realização do meu objetivo pessoal.

Nesse mesmo ano iniciei o mestrado em Gestão de Recursos Humanos, área que considero relevante para o exercício da função Secretariado, já que tem uma componente comportamental importante que nos ajuda a perceber melhor as pessoas no contexto organizacional. E permitir-nos, quem sabe, contribuir de forma mais eficaz para a concretização dos objetivos da organização em que nos encontramos e tornar-nos capital essencial.

Rute Ferreira, Alumni

Tailleur, saltos altos e paraquedas….

Quando se fala em profissional de secretariado, a primeira imagem que surge é a de uma senhora de aparência muito cuidada, de tailleur, salto alto, bem maquilhada, cabelo arranjado. Rapidamente se associa esta imagem a uma pessoa pouco aventureira, pouco dada a excentricidades, que não gosta de emoções fortes; uma pessoa amorfa, que não sai da sua redoma - diria até, que não ousa estragar o verniz.

Se em tempos as profissionais de secretariado faziam jus a este tipo de comportamento, nos dias de hoje já não é assim. Andar de salto alto, de tailleur, bem maquilhadas e de cabelo arranjado não é sinal de sermos apáticas, mas este tem sido um rótulo muito difícil de eliminar.

O intenso stress e exigências diárias a que estamos sujeitas muitas vezes impõem que procuremos um escape para combater a pressão diária. E não, não estou a falar de lavores, pintura ou culinária... Um dos escapes ou hobbies mais utilizados nos dias de hoje é o desporto. Cada vez mais ouvimos dizer “vou ao ginásio à hora de almoço”, ou nos cruzamos nas ruas com imensa gente a caminhar ou a correr.

Sempre pratiquei muito desporto (7 dias por semana) e, embora neste momento tenha diminuído a intensidade e frequência devido à maternidade, continuo a ter um desporto de eleição, que pratiquei durante muitos anos. Um desporto muito radical, que tenho a certeza que ninguém imaginaria que uma profissional de secretariado ousaria praticar: paraquedismo. Isso mesmo, leram bem.

E se a intenção é mesmo aliviar o stress e descomprimir do dia-a-dia, paraquedismo é o melhor desporto. Há uma célebre frase dentro dos aviões que diz “Só os paraquedistas sabem porque é que os pássaros cantam!”

Deixo-vos uma descrição feita por uma paraquedista amiga, que traduz na perfeição “o que se sente e vive num salto de paraquedas”.

“Há experiências na vida tão arrebatadoras e fascinantes que a língua humana não é suficiente, não chega, para as descrever. As emoções e sentimentos que essas experiências nos dão são tão plenas, tão cheias, tão vívidas, que a capacidade de expressão fraqueja perante a dimensão destes momentos.

É o que se sente e vive num salto de paraquedas.

A pouco mais de 4 mil metros de altura, a porta do avião abre-se e o vento frio e rápido dá imediatamente sinal de que estamos num sítio diferente do nosso mundo!

À beira do avião, prontos para o salto, e a clareza do desafio para o corpo humano torna-se realidade. O medo invade-nos a ansiedade devora-nos...

O nosso corpo vai fazer uma coisa que nunca fez: desafiar a gravidade, a velocidade, a altitude. O corpo cai, em queda livre, a cerca de 230 quilómetros por hora. O mundo em abaixo aproxima-se e a rapidez com que furamos o ar é inacreditável, inesperada, estonteante. É o desafio das forças, é o desafio humano, é o desafio da coragem..... é emocionante...

Depois o paraquedas abre-se num momento curto, imprevisto. E é o silêncio! O silêncio do mundo que se sente, numa descida calma, impressionante, sublime, única…

Não há perspectiva do mundo como a que se vê, se ouve, se sente num salto de paraquedas. É um outro lado do mundo, mais fascinante, mais sublime, mais admirável!”

Depois disto, quem é que se lembra que, quando chegar ao escritório de manhã, tem na secretária uma "to do list" interminável, atas de reuniões para fazer, a organização de uma viagem de negócios...?

Sandra Gaspar, Alumni

Testemunho | Ana Cristina Baltazar

O que me levou a estudar de novo, à noite, na “tenra” idade de 50 anos?

Eu explico: o meu marido, aos 48 anos, tinha decidido voltar a estudar e estava já no fim da licenciatura no ISLA, o meu filho andava às voltas com o curso dele e eu ficava em casa, sozinha, à noite, a matutar nos problemas que tinha no trabalho porque as coisas não estavam famosas… Nessa altura já tinha muitos anos de casa e estava habituada a um “timoneiro” com pulso, que dirigia o barco com rumo certo, mas, infelizmente, a situação tinha mudado radicalmente. Sou calada mas sou rebelde, e não gosto de injustiças e não o escondia. Foi esta a minha contribuição para “entornar o caldo”…
 

Comecei a ser alvo de críticas constantes, a ter pouco trabalho e a ser excluída das atividades que envolviam as pessoas que constituíam a equipa. A pouco e pouco os meus neurónios tornaram-se mais lentos, preguiçosos, desinteressados de tudo… sentia falta de ter que raciocinar. Não é fácil estar num gabinete oito horas por dia sem fazer nada de útil, de produtivo.

E foi então que o desafio surgiu, levado pelo meu marido, na forma de uma brochura que continha informação sobre as licenciaturas do ISLA (atual Universidade Europeia). Pois porque não a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial?! Punha os tais neurónios a funcionar, conhecia pessoas novas, diferentes, adquiria mais conhecimentos sobre a atividade que (mais ou menos) tinha desenvolvido a vida toda e, principalmente, podia esquecer o que se passava no trabalho ao final do dia, quando fosse para as aulas.

Mas também surgiu o “e se eu não for capaz?”. Confesso que esta dúvida me ensombrou durante o primeiro semestre todo. Tinha perdido a confiança em mim mesma, punha em causa as minhas capacidades… e se eu fosse mesmo estúpida, e se afinal o “meu” diretor até tivesse razão? Será que ia conseguir fazer alguma coisa de jeito? E se falhasse, o que é que ia dizer?

Mas, felizmente, segui em frente com o projeto - organizámos as tarefas em casa e parti para a aventura.

Não posso dizer que foi fácil. No início, desgastada pelo ambiente na empresa, custava-me “desligar”; mas, no fim do primeiro semestre, apesar de não ter sequer ido fazer o exame de Economia porque tinha medo de falhar, as notas até não foram más e fiquei animada.

As horas a menos de sono sempre me afetaram. Saía de casa às sete e meia da manhã, só voltava a entrar às onze e meia, meia-noite, e tinha que organizar as coisas para o dia seguinte. Durante três anos, não tive praticamente fins de semana livres porque tinha que estudar e fazer trabalhos. Mas os semestres foram-se sucedendo uns aos outros e, no meio de trabalhos, de frequências e exames, de repente, tinha terminado…  Afinal, tinha conseguido!

Hoje, passados três anos do início da aventura (da qual já só falta fazer uma unidade curricular opcional que decidi trocar à última da hora), acho que foi a melhor decisão que tomei. Não teria encontrado modo mais eficaz de readquirir a confiança que tinha perdido em mim mesma. Abri os meus horizontes, fiz novas amizades que vão ficar para sempre, adquiri e atualizei conhecimentos.

Ah! Já agora… no meio deste meu percurso, a empresa foi assimilada por outra, mudei de funções e tenho o secretariado da área comercial. E o “meu” antigo diretor não ficou na organização porque o “perfil não se adequava”.

Ana Cristina Baltazar (Finalista)

 

O papel do homem no mundo do secretariado

Sendo o Secretariado, atualmente, ainda muito associado ao sexo feminino, cabe aos presentes e futuros profissionais romper com este (pre)conceito e ganhar o seu lugar neste setor.

Há algum tempo ouvi uma expressão interessante e com a qual concordei: “o homem faz o cargo, e não o cargo o homem”. É neste sentido que os homens que queiram, de facto, trabalhar nesta área deverão apostar, pois é interessante e permitir-lhes-á ganhar muita experiência e conhecimentos, devido à diversidade de atividades e agentes com quem irão trabalhar.

 

Ainda hoje se descreve o Secretariado como uma área sombra, i.e., o profissional de secretariado encontra-se sob a sombra da sua chefia, uma ideia com a qual discordo completamente e, no meu ponto de vista, um dos fatores que acaba, também, por afastar as pessoas desta área. Cada vez mais, o Secretariado é uma peça fundamental para as instituições modernas, muito devido à sua versatilidade e competência, e, neste sentido, cabe à chefia reconhecer essas capacidades e dar-lhe o espaço e a importância que merece pelo seu empenho, esforço e dedicação.

 

Mas afinal o que é ser um profissional da área do secretariado?

 

Não sendo um “expert” na matéria, mas sendo alguém que já exerceu esta função e que tem formação na mesma, considero que, acima de tudo, é ser um profissional exímio, discreto, competente, respeitador, versátil, organizado, comunicativo, culto, neutro e de confiança. É um profissional que irá lidar com muitas pessoas, irá lidar com assuntos sensíveis e confidenciais, e será, indiscutivelmente, o primeiro semblante ou voz que um cliente ou fornecedor irá ouvir/ver — e, como tão bem sabeis, a primeira impressão é a que fica. Com esta descrição, qualquer pessoa que tenha estes atributos, a meu ver, poderá exercer, com imenso sucesso, a sua função.

 

Em suma, acredito que o secretariado é uma profissão com futuro, mas, cada vez mais, exige-se uma excelente formação e conhecimentos em variadíssimas áreas.

Diogo Marques dos Santos
Licenciado em Secretariado e Comunicação Empresarial
Coordenador das Relações Internacionais na Universidade Europeia

Clipping – o que é?

Informação é poder. É uma frase feita, mas é verdade que quem tem a informação certa na hora exata, parte sempre em vantagem.

 

Existem muitas formas de o conseguir e uma delas é o clipping, um serviço que nenhum departamento de marketing ou de comunicação se dá ao luxo de dispensar. Feito "em casa" ou contratado a empresas especializadas, o clipping consiste na recolha da informação publicada nos media, de interesse com referência ao que se está à procura: pessoas, empresas, marcas, eventos, concorrência, clientes, setores importantes para a atividade que se desenvolve, enfim, as possibilidades não se esgotam.

Informação preciosa que, depois de analisada à lupa, ajuda os decisores a abrir caminhos e a definir estratégias na hora de tomar decisões: Investir em novos mercados? Procurar outros públicos? Como fazer face à concorrência?

Mas a informação não se limita hoje aos media convencionais - televisão, rádio, imprensa escrita e sites noticiosos. Com a utilização massiva das redes sociais e dos blogues, a informação circula à velocidade da luz e um post no facebook ou num blogue com milhares de seguidores pode tornar-se viral e chegar aos quatro cantos do mundo em poucos segundos. Aqui o impacto, positivo ou negativo, é bem mais imediato, pois, ao contrário do que acontece nos media convencionais, nas redes sociais é possível fazer comentários e partilhar opiniões ou situações com outros utilizadores gerando um efeito “bola de neve”. Neste contexto, podem estar em jogo não só factos, como também emoções e experiências em relação às organizações.

As notícias e as informações recolhidas, ajudam, por exemplo numa gestão de crise, a perceber para que lado “pende” a opinião pública e qual a imagem que está a ser projetada para o exterior, além de auxiliarem na preparação de uma estratégia para explicar e/ou inverter a situação.

Por tudo isto, informação é poder.

Ana Luísa Silva, Alumni

Testemunho ix | Ana Isabel Carreiras

 

Como consegui vencer a timidez e a insegurança

Ingressei no curso de secretariado no ano de 2008, com 18 anos. Penso que este facto é importante referir, uma vez que finalizei o secundário e fui diretamente para o ISLA Campus Lisboa, certíssima de que o curso de Secretariado e Comunicação Empresarial tinha sido a escolha perfeita. O curso era composto por disciplinas de caráter realmente muito interessante e de relevo para a minha vida futura.

Sempre me considerei uma pessoa tímida e insegura. Nunca fui de participar nas aulas a não ser que os professores me perguntassem algo. No entanto, neste curso apercebi-me desde cedo que esse comportamento não poderia ser adotado.

 

Logo no 1.º Semestre do 1.º ano, deparei-me com a U.C. Técnicas de Comunicação e Expressão, bastante interessante, mas que exigia que todos os alunos participassem, criassem e lessem os seus textos para a turma, e até que fizessem apresentações individuais de meia hora. Teria realmente que me esforçar para ultrapassar o nervosismo e insegurança de falar em público (algo que me acompanhou desde que me lembro de apresentar trabalhos). Mas foi a U.C. de Práticas de Secretariado e Assessoria uma das que mais contribuiu para a minha transformação pessoal.

Recordo-me que, na primeira aula, a Prof.ª Maria João Borges perguntou a todos os alunos a sua idade e se já tinham tido contacto com o mundo profissional. Eu era das poucas pessoas, senão a única, que nunca tinha feito nada a nível profissional e muito menos tido contacto com o meio empresarial. Nas aulas seguintes observei que a Professora exigia a participação e opinião de todos os alunos sobre vários factos a nível profissional. Todos os meus colegas sabiam, muitos por experiência própria, ao que a Professora se estava a referir. Pensava, insegura de mim, que quando ingressasse numa organização não iria saber fazer nada.

A partir de certa altura, e principalmente no 3.º ano da licenciatura, comecei a sentir que teria que me libertar e deixar de pensar no que me atormentava. Teria sim que enfrentar a situação. Comecei a intervir nas aulas sempre que achava oportuno e a escutar os comentários da Professora. Comecei igualmente a colocar questões que outrora tinha receio de introduzir por parecerem ter respostas demasiado óbvias.

Acredito que o que nos permite uma boa conduta no mundo profissional são a ética e o bom senso, adicionados de brio, educação, proatividade e muita força de vontade. Os conhecimentos técnicos e académicos também ajudam, claro! E a experiência só nos ajuda a lidar melhor com situações que eventualmente possam surgir.

Hoje sei que a minha insegurança não tinha razão de ser. Mesmo sem experiência, consegui vingar: aprendi e absorvi muita informação nova com que só temos contacto no mundo laboral e na própria organização. Honestamente, hoje sinto-me segura das minhas capacidades, tanto a nível pessoal como a nível intelectual, graças ao esforço que fiz para enfrentar os meus medos e inseguranças.

Ana Isabel Carreiras (Alumni)

É o pânico!!!!!

 

O Sr. Diretor já voltou da reunião e está maldisposto...! Faltou o transfer do grupo! O datashow não funciona! Estão 80 pessoas na sala! O secretariado do congresso diz que a inscrição do participante não está feita e não lhe dão a documentação!

Quantas vezes estas situações nos assaltam no meio de quinhentas outras tarefas e problemas do dia-a-dia, ao longo da nossa vida profissional?
 

Lembro-me bem de sentir a cara a ferver, de ficar com o coração aos saltos na garganta, a respiração acelerada, estômago colado às costas pelo susto, as mãos a tremer! E agora…???!!!

Instalava-se a confusão. Disparava perguntas a quem eventualmente estivesse envolvido no processo, agarrava-me ao telefone, disparava e-mails para todo o lado na tentativa de conseguir um milagre que resolvesse a situação no segundo seguinte.

No segundo seguinte! É possível? É claro que não!

Com o passar dos anos – e já lá vão bastantes – aprendi que enquanto eu quase perdia a lucidez na tentativa de resolver a questão no segundo seguinte, perdia também a capacidade de racionalizar o problema e de conseguir, de facto, uma solução rápida e eficiente. Por outro lado, os meus nervos e irritação influenciavam a atitude dos meus interlocutores que, à semelhança do que estava a acontecer comigo, entravam também em “parafuso”.

Além desta questão do pânico, não nos podemos esquecer que estamos a testemunhar a Lei de Murphy em ação e que, por isso, a sucessão de acontecimentos menos positivos tem grande probabilidade de continuar, alimentada pelo nosso nervosismo. É nestas alturas que o e-mail não funciona, que a menina da agência de viagens está numa reunião com um cliente, que o telefone está impedido… e nós ficamos cada vez mais nervosos e irritados, e o tempo a passar, e a caneca da água, que ganha vida própria precisamente nesse momento, acaba por causar uma inundação em cima da mesa, afogando o contrato com o palestrante que até já estava assinado pela Direção… e nós caímos na cadeira e olhamos à volta, sem saber por onde começar a pôr as coisas em ordem…

Pois é. O Sr. Pânico não ajuda!

O tempo ensinou-me que, enquanto eu estou cheia de nervos, num stress desgraçado a tentar armar-me num santo qualquer para conseguir fazer um milagre, o grupo que não tem transfer está a aguardar a solução, no aeroporto, trocando impressões sobre o país. Provavelmente o participante no evento está ao pé do secretariado e já encontrou colegas com quem conversa enquanto espera que lhe digam que está tudo em ordem, as 80 pessoas que estão na sala de conferências esperam também a chegada de um novo datashow, e o diretor que chegou mal-humorado vai “cozer” a má disposição para o resto do dia, a não ser que receba uma chamada que o informe que acabou de ser contemplado com o primeiro prémio do Euromilhões (que nessa semana até tinha jackpot), e saia desalvorado a correr pelo escritório fora!

Então para quê o pânico? Para quê o “ Ai, ai, ai e agora?” Agora..., resolve-se com calma. Se as pessoas do outro lado forem recebendo notícias sobre o que estamos a fazer para resolver as questões, acalmam-se, esperam, porque sabem que estas coisas podem acontecer e que ninguém contribuiu ativamente para que corressem mal.

Há aquelas que não aceitam, que refilam, que chegam a ser mal-educadas. Pois há! E vamos nós conseguir mudá-las? (...se tivermos mesmo a tal mania que fazemos milagres, podemos tentar... mas eu não arriscava!) Será que não fazem parte daquele grupinho que acha que o mundo está cá exclusivamente para as servir - e sem falhas - porque são muito importantes? É? Então demos-lhes a importância que elas acham que têm! Pedimos muitas desculpas pela falha lamentável! Têm toda a razão! Como é que uma coisa destas foi logo acontecer com elas! Parece impossível! Pedimos-lhes só um bocadinho, que vamos já desancar o responsável por semelhante coisa e arranjar uma solução com uma nova empresa/pessoa que esteja à altura!

Nem sempre é fácil. Pois não! Principalmente para quem se inicia na profissão. Temos que ter sempre presente que estamos ali, naquele lugar, porque esperam que nós consigamos fazer com que tudo corra sobre rodas… mas os pneus também têm furos!

Pessoalmente, foram, como já disse, os anos de experiência que me ensinaram a controlar o pânico, mas não só… é que aos 52 anos consciencializei-me que tenho muito mais passado do que futuro e que os problemas existem mas as soluções também. De alguma forma nunca nada ficou por resolver. Tenho a certeza que não sou eu que vou mudar o mundo. Situações como estas, ou piores, ocorreram e vão continuar a ocorrer porque fazem parte da nossa vida profissional. É por causa delas que estamos ali, naquele lugar específico, também.

Ana Cristina Baltazar (Finalista)

Testemunho (viii) | Alexandra Parra

Porquê uma 2.ª licenciatura?

Enquanto aluna na UCP, havia (não sei se ainda há) um programa em que os alunos com disponibilidade se podiam inscrever para executar tarefas, por um limitado período de tempo, em situações pontuais que surgissem na Universidade (eram os tarefeiros). E assim comecei eu, como tarefeira na Faculdade de Direito, a colar etiquetas em envelopes, para o arranque do Gabinete de Formação Avançada e Pós-Graduações. De imediato me perguntaram se eu tinha disponibilidade a tempo inteiro, para apoio administrativo ao dito Gabinete por um período de dois ou três meses... e assim se passaram dois anos de descoberta sobre aquilo que queria fazer na vida.

Ser útil, ser o rosto de algo, dar apoio à liderança, ser versátil, ajudar à implementação das decisões, fazer a diferença na direta proporção do meu esforço e empenho fizeram-me esquecer o desejo de uma vida ligada ao Direito Penal, que me começou a parecer algo impessoal, opaco, sem vida... que grande reviravolta! Estava no penúltimo ano de Direito e morrer na praia não era uma opção.

Concluí o curso e, no ano letivo seguinte, comecei a estudar Secretariado (Direito era algo do passado). Os três anos da licenciatura voaram no meio do entusiasmo, entre descobertas e o consolidar do que já sabia e praticava no dia a dia. Veio uma grande empresa nacional de distribuição em expansão internacional, seguiu-se uma multinacional da área da informação, depois uma época cinzenta, outra empresa nacional  que tem um lugar próprio no mercado mundial de IT e agora aqui estou, numa instituição única em Portugal. Sinto-me valorizada, sei que o meu contributo é melhor porque sei quem sou e fiz este caminho tão... inusitado, que me ajudou a conhecer-me, a ser melhor, a desejar mais, e que me deixou mais apta para os desafios que a minha caminhada ainda vai conhecer.

Alexandra Parra Borges (Alumni)

Quando o telefone toca

Trabalhava há cerca de 3 meses numa empresa quando, a meio da manhã, o telefone tocou. Muito compenetrada no meu papel, atendi e, após me ter identificado, ouço uma voz de homem que me pareceu igual à do contínuo, com quem eu já estava bastante à vontade e achei que era ele a brincar comigo.
 

- O seu chefe está?
- Lamento, mas não está.
- Sabe onde ele anda?
- Não sei, porque ele saiu e não me disse para onde ia!
- Então o que é que está aí a fazer se não controla o seu chefe?
- Pois…. Mas se quiser deixar mensagem para quando ele chegar… Pode dizer-me quem fala?
- Daqui fala Deus! (neste momento fiquei mesmo convencida de que era o contínuo a brincar comigo).
- Oh se fosse Deus!...
- O que é que fazia?
- Olhe, pedia-lhe um aumento!
- A sério? Acha que está mal paga?
- Acho!
- E o que lhe pedia mais?
- Menos trabalho!
- Hum… Deus vai pensar no seu caso, mas quando o seu chefe chegar, diga-lhe que o (nome do diretor da empresa) quer falar com ele.

Por esta altura eu já estava verde e sem palavras, e consegui apenas esboçar um “desculpe” muito atrapalhado, enquanto lhe dizia que estava a confundi-lo com outra pessoa e que nunca teria pensado responder-lhe daquela maneira. Ele era uma pessoa muito afável e não dava importância a estas situações, mas eu não sabia e nem o conhecia. Despediu-se de mim a rir à gargalhada e, nos sete anos em que estive naquela empresa, na maior parte das vezes em que me cruzei com ele, perguntava-me: Então já falou com Deus hoje? Ele já a aumentou?

 

Serviu-me de lição e ficou de tal forma gravada na minha memória que passados 22 anos ainda vos falo nela!

Leonor Alenquer (Alumni)

A importância de uma experiência internacional

 

Num momento em que muitas são as empresas que apostam na Internacionalização para o desenvolvimento e dinamização dos seus negócios, é importante que todos os seus colaboradores estejam prontos para os desafios que se avizinham.

 

Atualmente, temos vindo a registar, no panorama nacional, uma nítida procura de profissionais que tenham vivido experiências internacionais, seja através período de estudos, como o tão conhecido programa Erasmus, seja de experiências reais em contexto de trabalho, como estágios internacionais.

 

São cada vez mais as instituições de ensino, tal como o caso do ISLA Campus Lisboa, que têm apostado, fortemente, na importância de os seus estudantes viverem experiências internacionais, maioritariamente pelas mais-valias que uma experiência desta natureza poderá proporcionar, tanto em termos pessoais como em termos profissionais e académicos.

 

Ter a possibilidade de estudar ou viver uma experiência de outra natureza num país estrangeiro permitirá ao estudante um crescimento notório, aliado a um aumento da responsabilidade, da compreensão e do respeito pelos seus pares, bem como das suas competências linguísticas - além, claro, da partilha de novos conhecimentos e, em alguns casos, da estruturação do networking, hoje em dia tão importante para todos nós.

 

As empresas apreciam profissionais destemidos, autónomos e que, num contexto internacional, se movam não criando anticorpos com outros profissionais estrangeiros, seja por desconhecimento da cultura, seja porque não estão preparados para tal. Numa esfera internacional, a diplomacia é primordial e, para que se consiga atingir um público diferente e com, certamente, necessidades diferentes, existe a premência de uma preparação de todos os intervenientes no processo.

 

A experiência internacional, devido à sua abrangência, permite desconstruir preconceitos e ver que existe muito mais além do que nos rodeia, isto porque iremos lidar, obrigatoriamente, com pessoas cujos backgrounds, valores e vivências serão muito díspares dos nossos, permitindo uma análise mais profunda de nós próprios, das nossas prioridades e objetivos, e preparando-nos melhor para os desafios do mundo global em que hoje vivemos.

 

Viver no estrangeiro é, indiscutivelmente, algo que só quem viveu esta experiência consegue entender e quer sempre repetir, mas que todos devem querer fazer, nem que seja por um período curto de tempo!

Diogo Marques dos Santos
Coordenador das Relações Internacionais do ISLA Campus Lisboa