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sexta-feira, 31 de janeiro de 2014

A Lei de Murphy

Há dias que correm mal: ou é o trânsito que está infernal, ou um equipamento avariado do qual o departamento inteiro depende para trabalhar, ou o elevador que resolveu parar deixando prisioneiro um cliente que representa de 40% da carteira, entre tantos outros episódios que poderíamos citar. Por mais que nos esforcemos para minimizar os danos colaterais, por mais que nos empenhemos, parecem que estes crescem na mesma proporção.

A lei de Murphy é conhecida: se algo pode correr mal, então provavelmente correrá.

Nestas situações críticas, o humor e a serenidade serão a solução! Não adianta ficarmos impacientes e enervados; deveremos tentar gerir o inesperado da melhor maneira possível.

Uma maneira de minimizarmos o que poderá correr mal é anteciparmos os riscos inerentes, imaginarmos os vários cenários possíveis e fazermos planos de contingência; só assim conseguiremos reduzir os constrangimentos e contribuir para uma melhor gestão da situação.

Dizem os entendidos que nós esperamos que as coisas corram a nosso favor e que só quando a situação se descontrola é que procuramos explicações para tais factos. 
Aceitemos então que as coisas podem correr mal e antecipemos as soluções!

Bruna Ferreira (Estudante do 3.º ano)

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quarta-feira, 29 de janeiro de 2014

Diários da República (xl)


Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 20 a 24 de janeiro de 2014

Portaria 11/2014, 20/01/2014 
Segunda alteração à Portaria n.º 320-C/2011, de 30 de dezembro, que aprova a Tabela de Emolumentos Consulares, a cobrar pelos serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros. Para download siga o link

Decreto-Lei 11/2014, 22/01/2014
Aprova a Lei Orgânica do Ministério da Economia. Para download siga o link

Portaria n.º 15-A/2014, 24/01/2014
Ministério das Finanças. Aprova as instruções de preenchimento da Declaração Mensal de Remunerações - AT, para cumprimento da obrigação declarativa a que se refere a subalínea i) da alínea c), e a alínea d), do n.º 1 do artigo 119.º, do Código do IRS. Para download siga o link.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

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segunda-feira, 27 de janeiro de 2014

À conversa com... Rita Kotsapa, Presidente da EUMA Chipre


Ms Kotsapa is the National Chairman of EUMA Cyprus. In recognition of her work coordinating the Corporate Social Responsibility Programme of ExxonMobil Cyprus and its implementation, her boss nominated her for the I Made a Difference Award which she won in 2007. She was also the winner of the European Smart Secretary/PA & HP Original Thinking Award in 2008.

Maria João Borges (MJB): In Portugal, a higher education degree in this area has been offered since 1962. However it seems that less and less people choose this career as a 1st option, even though there are lots of employment opportunities. Is there a similar trend in Cyprus?
Rita Kotsapa (RK): In Cyprus we have one of the highest percentages of university graduates in the world. Most professional and academic qualifications are gained either at the local University or Colleges, but mostly at EU and American universities.

Therefore most young people opt for Law, Engineering, Medicine, Accounting, Economics, Business Administration, Management.  I would agree that like in Portugal the Office Administration Degree is not chosen as a first option although there are employment opportunities in this area.  However, we are hoping that the trend will change, as currently, more and more foreign organizations seeking for a PA are looking for holders of University Degrees such as Business Administration or Management.  Those who eventually opt to follow the MA profession they discover that, if they are focused in life-long learning, willing to exhibit initiative and undertake added tasks then they are in the right path of following a fulfilling career.

P.S. Currently the environment in Cyprus is very volatile due to the economic crisis which has hit our country.

MJB: Initially a profession undertaken only by men, positions are now mostly filled by women. Can you estimate a distribution between men and women in Cyprus?
RK: I personally do not know of any men in the profession so I would say 99.9% to be on the safe side.

MJB: Is this a well rated profession in terms of the employment outlook for the next, say, 10 years?
RK: My opinion is that the role has evolved mainly due to the rapid technological  advancement and the assignment of added tasks to the Assistant rendering her a “Manager” of the office of the Manager.  Therefore if we manage to convey to the business world that the “Secretary” role is obsolete and the new position is a Managerial one, then we will be able to attract the University degree holders in Business Administration, Management, Marketing, H.R.  Management etc. 

MJB: Do recruiters and employers look for specific skills? Do they look for technical training or base their choice mostly in soft skills?
RK: Employers and recruiters definitely seek technical skills as well as soft skills.

MJB: Do these professionals have to have a specific license or to be part of a trade union in Cyprus?
RK: Employers are looking for professionals with a diploma in office administration and also to be well versed in computer skills.

MJB: In Portugal, as in some other countries, there is a wide range of names for this profession, which often do not translate into levels of responsibility or autonomy. What is the situation in Cyprus?
RK: The most common names in Cyprus is Personal Assistant, Executive Secretary, Management Assistant, Administration Manager, Office Manager

MJB: In some countries there is a (somewhat) vigorous debate about the name secretary vs assistant. Is that the case in Cyprus? Why?
RK: As I mentioned above, the role of secretary has evolved, however, we still see ladies performing the tasks of Secretary in numerous small companies.   It is up to the professional to demonstrate her potential, convince that she is career-oriented by investing in Life-Long Learning and thereby move up the ladder to Personal Assistant/ Office Manager.  

One of the hallmarks of a successful career is to push into new territory and expose yourself to new challenges.  You have to establish yourself before you are in a position to be qualified for promotion.  As  EUMA Cyprus we strive to convey the message to our members the need to advocate with their Manager their multi-task job and the importance of the position.   “That they are true leaders and are  the blood and oxygen that pumps through the heart of every successful organization.”
So in other words whether Secretary or Assistant the path to a successful career is hard work.  And as a quotation from Abraham Lincoln says: “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe”

MJB: How is the virtual dimension of the profession evolving in Cyprus? Do companies look for virtual assistants?
RK: I am not aware of companies looking for virtual assistants but there is a number of Assistants who work as part-time or on contract.

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

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quarta-feira, 22 de janeiro de 2014

Diários da República (xxxix)


Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 13 a 17 de janeiro de 2014

Resolução do Conselho de Ministros n.º 5/2014, 13/01/2014
Presidência do Conselho de Ministros. Aprecia positivamente a Revisão Intercalar 2013 - 2015 da Estratégia Nacional de Segurança Rodoviária
Para download siga o link.

Portaria n.º 7/2014, 13/01/2014
Ministério da Solidariedade, Emprego e Segurança Social. Define as regras a que obedece o registo das Organizações Não Governamentais das Pessoas com Deficiência. Para download siga o link.

Despacho n.º 627/2014, D.R. n.º 9, Série II, 14/01/2014
Ministério da Educação e Ciência - Gabinete do Secretário de Estado do Ensino Superior. Altera a redação dos artigos 5.º, 13.º, 24.º, 48.º, 53.º e 60.º do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior, aprovado pelo Despacho n.º 8442-A/2012, de 22 de junho, retificado pela Declaração de Retificação n.º 1051/2012, de 14 de agosto. Para download siga o link.

Portaria n.º 8-A/2014, 15/01/2014
Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios das Finanças, dos Negócios Estrangeiros, da Defesa Nacional, da Administração Interna, da Justiça, da Economia, do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia, da Agricultura e do Mar, da Saúde, da Educação e Ciência e da Solidariedade, Emprego e Segurança Social. Regulamenta o programa de rescisões por mútuo acordo de técnicos superiores a realizar no âmbito da administração direta e indireta do Estado, estabelecendo a sua duração, os requisitos e as condições específicas a aplicar e a tramitação do processo prévio ao acordo de cessação do contrato de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado. Para download siga o link.

Lei n.º 2/2014, 16/01/2014
Assembleia da República. Procede à reforma da tributação das sociedades, alterando o Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442-B/88, de 30 de novembro, o Decreto Regulamentar n.º 25/2009, de 14 de setembro, e o Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442-A/88, de 30 de novembro. Para download siga o link.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial


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segunda-feira, 20 de janeiro de 2014

Secretariado - valor de mercado (ii)


Já anteriormente neste espaço se apresentaram dados sobre remunerações com o objetivo de informar quais os leitores sobre os valores de mercado, para os diferentes níveis, na carreira de Secretariado. 

A Egor lançou, recentemente, a terceira edição do seu “Survey Salarial” (2014) e que está disponível para consulta aqui
“O Estudo resulta de um trabalho de pesquisa que, de há uns anos a esta parte, tem vindo a ser efetuado diretamente no mercado de trabalho pela EGOR e cujas fontes de informação são compiladas a partir quer do contacto direto com centenas de candidatos a processos de seleção quer, e sobretudo, da informação fornecida diretamente, ao longo de 2013, via site Egor, por mais de três milhares de utilizadores espontâneos, com oitenta funções diferentes e distribuídos por todo o País.” Fonte (em 11 de dezembro de 2013).
O estudo indica os valores ilíquidos, em euros, para a carreira de Secretariado sendo que, estes devem ser encarados como indicativos porque as demais condições são fixadas por cada organização. 

Os dados seguintes são referentes aos valores para uma remuneração anual fixa, para várias hierarquias:
  • Secretária/Apoio Administrativo: 10.349€ (1º quartil); 12.600€ (3º quartil); média 11.493€;
  • Secretária de Direção: 14.770€ (1º quartil); 16.800€ (3º quartil); média 16.196€;
  • Secretária de Administração: 16.800€ (1º quartil); 21.100€ (3º quartil); média 19.059€;
  • Assessor de Direção: 29.084€ (1º quartil); 35.000€ (3º quartil); média 32.075€.
Para mais informações sobre o estudo, favor enviar um email para: surveyremuneracoes@egor.pt.

Em muitas organizações, acrescem à remuneração anual bruta (além do subsídio de alimentação), vários benefícios complementares: seguro de saúde (que pode ser extensível ao agregado familiar), lugar de estacionamento, seguro de vida, complementos de reforma, subsídio de transporte, entre outros. Note-se, contudo, que estes números terão por base o curriculum vitae do candidato e, em particular, a sua formação académica que cada vez mais se exige que seja uma licenciatura na área.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

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sexta-feira, 17 de janeiro de 2014

À conversa com... Marjeta Peternel, Presidente da EUMA Eslovénia


Marjeta Peternel is the National Chairman of European Management Assistants (EUMA) Slovenia. She speaks five languages and has been working as a personal assistant to three CEOs for 15 years. She enjoys fast paced environments and for the last five years has been working as HR Officer, dealing with staff training, recruitment, benefits, data management and Health & Safety issues.


Maria João Borges (MJB): In Portugal, a higher education degree in this area has been offered since 1962. However it seems that less and less people choose this career as a 1st option, even though there are lots of employment opportunities. Is there a similar trend in Slovenia?
Marjeta Peternel (MP): Also in Slovenia, the trend of education for this profession is lower in the last years and is often option No. 2. The reason is lack of employment opportunities. 

MJB: Initially a profession undertaken only by men, positions are now mostly filled by women. Can you estimate a distribution between men and women in Slovenia?
MP: Men occupy 11% of administrative professions, what means that we have 3.504 men on these places.  Comparing to the fact that men represent 56 % of active working population, we can talk about strong feminization of administrative professions. 

MJB: Is this a well rated profession in terms of the employment outlook for the next, say, 10 years? 
MP: I am afraid it is difficult to make prognoses but I believe this also depends on employer.  

MJB: Do recruiters and employers look for specific skills? Do they look for technical training or base their choice mostly in soft skills?
MP:  Technical skills are very important (computers, accounting). These skills are of more importance as BA are dealing a lot organizational work. 

MJB: Do these professionals have to have a specific license or to be part of a trade union in Slovenia?
MP: They should have proper education, certificates like EDCL or similar are welcome. Trade union is not obligatory (many people aren’t members).

MJB: In Portugal, as in some other countries, there is a wide range of names for this profession, which often do not translate into levels of responsibility or autonomy. What is the situation in Slovenia?
MP:  The role of BA is sometimes hidden under 21 different working titles that describe administrative worker, what is also connected with salaries. 

MJB: In some countries there is a (somewhat) vigorous debate about the name secretary vs assistant. Is that the case in Slovenia? Why?
MP: We have no problem with it as we have standardization of the profession. Person with high school can be secretary; person with higher education is Business Secretary or Business Assistant.

MJB: How is the virtual dimension of the profession evolving in Slovenia? Do companies look for virtual assistants?
MP: Some smaller companies do look for outsource services in accounting or HRM, but virtual assistant is not usual practice.

Maria João Borges
Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

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quarta-feira, 15 de janeiro de 2014

Seminário de SCE na Revista Event.Point

É com muito gosto que informamos que o seminário "Great Assistants: Working beyond [your] borders", inserido nos eventos da Semana Temática da Escola de Ciências Sociais e Empresariais, da Universidade Europeia foi ontem divulgado na newsletter da revista Event.Point e a notícia pode ser lida aqui.

O programa (ainda provisório) deste evento está disponível na lateral do blogue. A entrada é gratuita, mediante inscrição para o email: susana.casanova@europeia.pt.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Debate “Emprego: uma questão de género?”




Inserido na semana temática da Escola de Ciências Sociais e Empresariais vai realizar-se, no dia 14 de março, às 19h15, o debate “Emprego: uma questão de género?”.


Breve descrição: Pretendemos debater os constrangimentos que o género pode acarretar em diferentes profissões, numa época em que a igualdade de oportunidades é assumida como um alicerce de qualquer sociedade moderna. Assim, abordaremos questões como a influência do género no percurso académico dos jovens, a dificuldade de acesso a lugares de chefia por parte das mulheres ou as dificuldades por elas sentidas na liderança de equipas dominadas por homens.

Convidados (a confirmar):

  • Filipa Gonçalves, Major do Exército Português;
  • Natividade Coelho, Vice-presidente da Comissão para a Igualdade no Trabalho e no Emprego;
  • Raquel Albuquerque, Jornalista do Público e investigadora.

Moderador: Joana Serafim
 
A entrada é livre, mediante inscrição para um dos seguintes emails: david.rosado@europeia.pt ou susana.casanova@europeia.pt.

Participe! Contamos com a sua presença.


David Pascoal Rosado
Coordenador da Licenciatura em Gestão da Segurança e da Proteção Civil
Susana de Salazar Casanova
Coordenadora da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial