Secretariar à Distância de um Clique
Quando me perguntam o que faço e respondo que sou Assistente Pessoal imaginam-me sentada à porta de um gabinete, em constante contacto com os três diretores a quem dou apoio. Mas não é esse o caso – estamos juntos apenas três ou quatro vezes por ano, vejo-os através de videoconferência com a mesma frequência. Falamos semanalmente ao telefone. Trocamos e-mails todos os dias.
Secretariar à distância é uma nova realidade numa economia em que as empresas tentam alocar recursos em países que apresentem vantagens ao nível salarial, ainda que garantam qualidade de serviços. Os desafios que enfrento são idênticos aos que o Secretariado tradicional enfrenta – as soluções poderão ser menos óbvias ou fáceis. Efetivamente, não posso simplesmente bater à porta do chefe para conversar sobre o que correu mal e tentar perceber o que podemos fazer para corrigir a situação. Não posso aproveitar um momento em que ele esteja menos ocupado para esclarecer ou reconfirmar rapidamente as expectativas de determinado pedido. A vantagem do contacto visual não existe e por vezes daqui resultam mal-entendidos – afinal, o recetor pode interpretar a mensagem escrita ou dita de forma diferente do intencionado.
Antes de mais, é preciso ser realista e aceitar que provavelmente não vamos fazer as coisas bem à primeira. Perceber que o processo de tentativa e erro é necessário é o primeiro passo para não nos deixarmos frustrar pela falta de resultados. Os primeiros meses enquanto secretária à distância não correram bem, mas fui percebendo o que tinha de fazer para evitar a má comunicação. Ouvir e ler atentamente permitiram-me criar uma lista mental e cada vez que me pedem para marcar uma reunião pergunto logo tudo (qual é o deadline, quanto tempo precisa, pode ser por telefone ou é essencial ser videoconferência, etc.) – se isto não for feito à partida, o chefe entretanto fica ocupado com outras coisas e não terei a facilidade de aproveitar uma pequena pausa para café (porque não o vejo a fazê-la) para esclarecer dúvidas.
Há outras coisas que posso fazer para colmatar a ausência física, tais como colocar lembretes no calendário Outlook para assinar despesas ou ler materiais antes das reuniões. Por vezes preciso de pedir ajuda a secretárias que estejam no mesmo local para imprimirem o cartão de embarque, por exemplo. Para que os outros se mostrem disponíveis para ajudar é essencial esse esforço também existir do meu lado.
Há dificuldades particulares quando se dá apoio a mais do que uma pessoa: como dividir justamente o tempo pelos chefes, como atribuir prioridade às tarefas, como encontrar tempo para fazer novas tarefas e assim avançar na carreira, como garantir que todo o nosso trabalho e esforço têm visibilidade perante todos os chefes? É importante perder algum tempo, principalmente durante uma reunião cara a cara, a falar dos métodos usados para perceber se é melhor testar outros, a dar uma visão geral de como é um dia de trabalho normal e que tipo de coisas fazemos para os outros chefes, se necessário pedindo que haja uma redução de volume de trabalho para ter tempo para realizar de forma competente os pedidos de todos os chefes. É importante também ser honesto, dentro do razoável para não pôr a relação em risco, e falar do que tem corrido menos bem e do que nos afeta negativamente.
Para além das qualidades que qualquer Assistente Pessoal necessita – ser responsável, dedicado, proativo, organizado – é particularmente importante ser independente e saber aproveitar todas as oportunidades para comunicar eficazmente e assim obter os resultados ideais. Em resumo: dedicação, abertura e comunicação são as chaves para que secretariar à distância de um clique seja um sucesso.
Isabel Nogueira
Assistente Pessoal
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