Nas últimas décadas, as empresas têm sofrido mudanças profundas na organização das suas estruturas, na cultura empresarial e na forma como gerem e utilizam os recursos humanos, sobretudo devido à internacionalização da economia, à competitividade dos mercados e à evolução dos sistemas de informação. Neste mundo em mudança, também o profissional de secretariado teve de se adaptar: as novas responsabilidades que lhe são atribuídas são cada vez mais exigentes e abrangentes, sendo, por isso, necessário que esteja atualizado e pronto a responder a novos desafios.
Na verdade, fatores como a adesão de Portugal à União Europeia e a globalização obrigaram as empresas a adaptarem-se às novas regras de mercado e, principalmente, à internacionalização. A necessidade de mais contactos com o estrangeiro, o aumento da competitividade e a exigência de atualização face ao contexto internacional deram igualmente origem a uma maior complexidade organizacional, refletida na criação de departamentos mais específicos e numa maior descentralização de funções.
Também ao nível das novas tecnologias, as empresas sofreram profundas alterações. Surgiram novas aplicações informáticas, novas ferramentas e, naturalmente, a Internet. As empresas dispensaram a máquina de escrever e adotaram o computador, que passou a ser imprescindível para a sua gestão e sobrevivência num mercado altamente competitivo e sempre em evolução.
E também o profissional de secretariado viu o seu leque de responsabilidades ser amplamente alargado. Tal implicou a aquisição de maiores competências não só informáticas mas também relacionais e comunicacionais, as quais, tendo estado desde sempre ligadas à profissão, adquirem agora uma maior relevância.
A comunicação com o exterior e com toda a estrutura interna da empresa aumentou e passaram a ser necessários mais conhecimentos em áreas diversificadas, como a contabilidade e os recursos humanos. A elaboração e controlo de orçamentos, bem como a gestão de processos como avaliações de desempenho, foram, em muitas empresas, descentralizados para o nível departamental, sendo, em certos casos, realizados pelo profissional de secretariado.
Atualmente, as próprias empresas disponibilizam aos seus colaboradores um leque diversificado de ações de formação para fazer face não só a novas aplicações mas também a outros desafios profissionais. De modo a otimizar a realização destas ações, as empresas recorrem cada vez mais a plataformas de e-learning, possibilitando uma melhor gestão de tempo e uma frequente atualização de conhecimentos por parte dos profissionais.
Dado o grau de transformação que a profissão enfrenta, porém, a formação académica de nível superior tornou-se recomendável, permitindo uma maior capacidade de resposta em áreas tão abrangentes como o direito, a gestão ou o marketing, bem como em áreas mais específicas e tradicionalmente ligadas à profissão, como as línguas (materna e estrangeiras), a informática, os recursos humanos, a contabilidade, a gestão documental, o protocolo e a gestão de eventos.
Neste mundo em transformação, o profissional de secretariado deve evoluir e preocupar-se cada vez mais com a criação de uma nova imagem e com a valorização da sua profissão, não permitindo que lhe aconteça o mesmo que aconteceu à máquina de escrever…
Marina Vieira (Estudante do 2.º ano)
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