Reuniões virtuais

As reuniões com recurso às tecnologias de informação estão cada vez mais presentes na vida profissional. Embora estes modelos – audioconferência ou videoconferência – não sejam perfeitos, apresentam algumas vantagens sendo a primeira delas a de se poupar tempo, deslocações e recursos financeiros. Além disso, permitem, em contraponto com a comunicação escrita (por exemplo, e-mail), a possibilidade de ouvir e até de ver o interlocutor.

Nas reuniões virtuais aplicam-se as regras dos encontros presenciais: enviar a convocatória (definindo o fuso horário quando os participantes estão em pontos diferentes do globo), elaborar a agenda, confirmar a presença, testar o equipamento e, obviamente, estar-se, no dia, à hora marcada disponível para reunir. A agenda é determinante para o sucesso do encontro: permite não esquecer nenhum tema, ajuda a alcançar os objetivos propostos e facilita a tarefa de garantir o cumprimento dos assuntos. Tal como nas reuniões presenciais, os participantes devem ser convocados com um objetivo e, nas virtuais, aconselha-se a participação de um número reduzido de pessoas (em geral menos do que presencialmente). A gestão de perguntas e respostas deve ser assegurada apenas por uma pessoa de cada parte.

No que respeita ao espaço, em ambos os casos, é fundamental que exista silêncio na sala e que o tom de voz de quem fala seja claro. Estes pormenores tornam-se essenciais quando a reunião é feita numa língua estrangeira. Imagine-se uma comunicação com ruídos de comboios ou aviões por trás – estão estabelecidas as bases para que surjam erros de perceção e complicações na discussão. Recordo que é essencial falar devagar para dar tempo, a quem interrompe, de receber a mensagem e para conseguirmos ver qual é o resultado das nossas intervenções nos outros.

O gestor que calendariza é quem deve presidir à reunião, tal qual faria se o encontro fosse ao presencial. Na abertura, após os cumprimentos ao homólogo, deve apresentar quem está a assistir. É fundamental estar-se consciente que podem ocorrer ligeiros atrasos nas comunicações ou sejam muito lentas, sendo útil esperar uns instantes antes de falar, após a intervenção anterior. É neste ponto que surge uma das desvantagens – o facto de os participantes nem sempre terem a possibilidade de se ver, através do ecrã, não sendo por isso percetíveis estas demoras ou a expressão facial. A falta de sincronização temporal (denominada lag) é, por vezes, extremamente desconcertante numa reunião.

Com o objetivo de evitar qualquer tipo de interferências anote o que deve abster-se de fazer: enviar SMS, atender o telemóvel ainda que aos sussurros, não ter o telemóvel em modo silêncio, ter os tablet PC ou os PC com som. Deve ainda evitar entrar e sair do espaço. É bastante desconfortável o ruído de fundo para quem ouve, impede a concentração e é deselegante pois não se sabe exatamente quem está na sala, nem o que está a fazer.

Numa videoconferência, quem lidera deve posicionar-se de frente para a câmara. Por isso, recomenda-se que não se desleixe com a aparência, nem com a imagem da sala. Faça testes prévios com o objetivo de perceber o que se vê quando tem a sua câmara ligada. Procure dar ênfase às suas mensagens com gestos. Pode ser aconselhável manter um certo movimento físico (acenar com a cabeça, ou pura e simplesmente mexer as mãos) para mostrar entendimento ou que a ligação não foi abaixo. Não há nada mais desconcertante do que se perceber que ninguém ouviu os últimos minutos porque a ligação foi abaixo e nós não reparámos!

Uma vez que não está presencialmente a conversar com a pessoa, esse impacto comunicacional tão importante, é perdido. Ao contrário de um telefonema, na videoconferência tudo o que se faz é visto, por isso é preciso estar-se atento a movimentos bruscos, trocas de papéis, segredar com um colega, olhares laterais... A imagem que se vê do outro lado está focada no rosto.

Dentro do possível, deve evitar interromper o outro participante uma vez que isto dificulta a perceção da comunicação. Esta pode ser a tarefa mais complexa até se agilizar o processo e é algo que num encontro presencial pode não causar incómodos. Mas online pode ser uma barreira à comunicação. É preciso considerar que existe uma diferença de tempo entre o momento em se que profere uma frase e a altura em que esta chega ao destino e isso leva a que a interrupção não tenha lugar no momento em que a fizémos.

A maior parte dos insólitos acontecem quando se pensa que a ligação foi abaixo ou se procede ao encerramento. É imprescindível certificar-se de que todos desligaram e que o responsável confirme que a ligação está efetivamente desligada, antes de iniciar a conversa sobre os resultados da reunião, ou emitir opiniões sobre o parceiro.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial