Escutar, criticar, aprender

Sempre pensei que a escola fosse um local onde se aprendesse livremente e que para cada aluno houvesse a possibilidade de apreender conhecimentos, de uma forma personalizada. Mas descobri que, como bem sabemos, a realidade é outra.

Ao longo dos anos, tenho-me deparado com métodos de ensino bastante variados: uns mais desafiantes, outros que de desafiante pouco têm. Tenho dificuldade, por exemplo, em acompanhar aulas demasiadamente teóricas e sei que o aproveitamento nunca será o desejado. Em oposição, os professores que têm a vantagem de ensinar matérias que permitem uma abordagem mais prática, com exemplos e exercícios, conseguem cativar-me e levar-me a querer saber mais. Conseguem fazer com que os alunos sejam mais autónomos e que procurem o saber, por si próprios, praticando.Idealmente, desejava que a escola fosse – para além do local de ensino e aprendizagem – um veículo para a formação do espírito crítico de cada aluno. Infelizmente, por experiência própria, sei que o ensino em Portugal está longe de ser perfeito. Ainda não entendi se isto se deve ao facto de ser mais fácil não ensinar a pensar ou se é conveniente que os mais novos não o saibam fazer. Será que existe algum medo de que aqueles que sabem pensar sejam melhores – e ultrapassem intelectualmente – do que aqueles que ainda não aprenderam a pensar? Ou é simplesmente mais fácil ensinar a memorizar factos, por muito banais e inúteis que sejam?

A mim, o que me revolta é ver pessoas da minha idade – a quem nunca ensinaram a pensar – a debaterem-se com assuntos com os quais já deveriam estar familiarizadas. Reformulando, o que me revolta mesmo é ver que essas pessoas não se debatem com assunto algum e simplesmente engolem a informação que obtêm, sem sequer a mastigarem. Eu não sou assim. Muito devo a bons e desafiantes professores, fonte de motivação. Outro tanto devo à minha mãe, que sempre me incentivou a ler e a pensar.

Assim, a escola ideal começa com a educação em casa. Mas a culpa de que isto ainda não tenha sido compreendido é da escola e do ensino, que ainda não são ideais…

Andreia Gonçalves (Estudante do 2.º ano)

Secretariado: Um Mundo em Transformação

Nas últimas décadas, as empresas têm sofrido mudanças profundas na organização das suas estruturas, na cultura empresarial e na forma como gerem e utilizam os recursos humanos, sobretudo devido à internacionalização da economia, à competitividade dos mercados e à evolução dos sistemas de informação. Neste mundo em mudança, também o profissional de secretariado teve de se adaptar: as novas responsabilidades que lhe são atribuídas são cada vez mais exigentes e abrangentes, sendo, por isso, necessário que esteja atualizado e pronto a responder a novos desafios.

Na verdade, fatores como a adesão de Portugal à União Europeia e a globalização obrigaram as empresas a adaptarem-se às novas regras de mercado e, principalmente, à internacionalização. A necessidade de mais contactos com o estrangeiro, o aumento da competitividade e a exigência de atualização face ao contexto internacional deram igualmente origem a uma maior complexidade organizacional, refletida na criação de departamentos mais específicos e numa maior descentralização de funções. 

Também ao nível das novas tecnologias, as empresas sofreram profundas alterações. Surgiram novas aplicações informáticas, novas ferramentas e, naturalmente, a Internet. As empresas dispensaram a máquina de escrever e adotaram o computador, que passou a ser imprescindível para a sua gestão e sobrevivência num mercado altamente competitivo e sempre em evolução.

E também o profissional de secretariado viu o seu leque de responsabilidades ser amplamente alargado. Tal implicou a aquisição de maiores competências não só informáticas mas também relacionais e comunicacionais, as quais, tendo estado desde sempre ligadas à profissão, adquirem agora uma maior relevância.

A comunicação com o exterior e com toda a estrutura interna da empresa aumentou e passaram a ser necessários mais conhecimentos em áreas diversificadas, como a contabilidade e os recursos humanos. A elaboração e controlo de orçamentos, bem como a gestão de processos como avaliações de desempenho, foram, em muitas empresas, descentralizados para o nível departamental, sendo, em certos casos, realizados pelo profissional de secretariado.

Atualmente, as próprias empresas disponibilizam aos seus colaboradores um leque diversificado de ações de formação para fazer face não só a novas aplicações mas também a outros desafios profissionais. De modo a otimizar a realização destas ações, as empresas recorrem cada vez mais a plataformas de e-learning, possibilitando uma melhor gestão de tempo e uma frequente atualização de conhecimentos por parte dos profissionais.

Dado o grau de transformação que a profissão enfrenta, porém, a formação académica de nível superior tornou-se recomendável, permitindo uma maior capacidade de resposta em áreas tão abrangentes como o direito, a gestão ou o marketing, bem como em áreas mais específicas e tradicionalmente ligadas à profissão, como as línguas (materna e estrangeiras), a informática, os recursos humanos, a contabilidade, a gestão documental, o protocolo e a gestão de eventos.

Neste mundo em transformação, o profissional de secretariado deve evoluir e preocupar-se cada vez mais com a criação de uma nova imagem e com a valorização da sua profissão, não permitindo que lhe aconteça o mesmo que aconteceu à máquina de escrever…

Marina Vieira (Estudante do 2.º ano)

Reuniões virtuais

As reuniões com recurso às tecnologias de informação estão cada vez mais presentes na vida profissional. Embora estes modelos – audioconferência ou videoconferência – não sejam perfeitos, apresentam algumas vantagens sendo a primeira delas a de se poupar tempo, deslocações e recursos financeiros. Além disso, permitem, em contraponto com a comunicação escrita (por exemplo, e-mail), a possibilidade de ouvir e até de ver o interlocutor.

Nas reuniões virtuais aplicam-se as regras dos encontros presenciais: enviar a convocatória (definindo o fuso horário quando os participantes estão em pontos diferentes do globo), elaborar a agenda, confirmar a presença, testar o equipamento e, obviamente, estar-se, no dia, à hora marcada disponível para reunir. A agenda é determinante para o sucesso do encontro: permite não esquecer nenhum tema, ajuda a alcançar os objetivos propostos e facilita a tarefa de garantir o cumprimento dos assuntos. Tal como nas reuniões presenciais, os participantes devem ser convocados com um objetivo e, nas virtuais, aconselha-se a participação de um número reduzido de pessoas (em geral menos do que presencialmente). A gestão de perguntas e respostas deve ser assegurada apenas por uma pessoa de cada parte.

No que respeita ao espaço, em ambos os casos, é fundamental que exista silêncio na sala e que o tom de voz de quem fala seja claro. Estes pormenores tornam-se essenciais quando a reunião é feita numa língua estrangeira. Imagine-se uma comunicação com ruídos de comboios ou aviões por trás – estão estabelecidas as bases para que surjam erros de perceção e complicações na discussão. Recordo que é essencial falar devagar para dar tempo, a quem interrompe, de receber a mensagem e para conseguirmos ver qual é o resultado das nossas intervenções nos outros.

O gestor que calendariza é quem deve presidir à reunião, tal qual faria se o encontro fosse ao presencial. Na abertura, após os cumprimentos ao homólogo, deve apresentar quem está a assistir. É fundamental estar-se consciente que podem ocorrer ligeiros atrasos nas comunicações ou sejam muito lentas, sendo útil esperar uns instantes antes de falar, após a intervenção anterior. É neste ponto que surge uma das desvantagens – o facto de os participantes nem sempre terem a possibilidade de se ver, através do ecrã, não sendo por isso percetíveis estas demoras ou a expressão facial. A falta de sincronização temporal (denominada lag) é, por vezes, extremamente desconcertante numa reunião.

Com o objetivo de evitar qualquer tipo de interferências anote o que deve abster-se de fazer: enviar SMS, atender o telemóvel ainda que aos sussurros, não ter o telemóvel em modo silêncio, ter os tablet PC ou os PC com som. Deve ainda evitar entrar e sair do espaço. É bastante desconfortável o ruído de fundo para quem ouve, impede a concentração e é deselegante pois não se sabe exatamente quem está na sala, nem o que está a fazer.

Numa videoconferência, quem lidera deve posicionar-se de frente para a câmara. Por isso, recomenda-se que não se desleixe com a aparência, nem com a imagem da sala. Faça testes prévios com o objetivo de perceber o que se vê quando tem a sua câmara ligada. Procure dar ênfase às suas mensagens com gestos. Pode ser aconselhável manter um certo movimento físico (acenar com a cabeça, ou pura e simplesmente mexer as mãos) para mostrar entendimento ou que a ligação não foi abaixo. Não há nada mais desconcertante do que se perceber que ninguém ouviu os últimos minutos porque a ligação foi abaixo e nós não reparámos!

Uma vez que não está presencialmente a conversar com a pessoa, esse impacto comunicacional tão importante, é perdido. Ao contrário de um telefonema, na videoconferência tudo o que se faz é visto, por isso é preciso estar-se atento a movimentos bruscos, trocas de papéis, segredar com um colega, olhares laterais... A imagem que se vê do outro lado está focada no rosto.

Dentro do possível, deve evitar interromper o outro participante uma vez que isto dificulta a perceção da comunicação. Esta pode ser a tarefa mais complexa até se agilizar o processo e é algo que num encontro presencial pode não causar incómodos. Mas online pode ser uma barreira à comunicação. É preciso considerar que existe uma diferença de tempo entre o momento em se que profere uma frase e a altura em que esta chega ao destino e isso leva a que a interrupção não tenha lugar no momento em que a fizémos.

A maior parte dos insólitos acontecem quando se pensa que a ligação foi abaixo ou se procede ao encerramento. É imprescindível certificar-se de que todos desligaram e que o responsável confirme que a ligação está efetivamente desligada, antes de iniciar a conversa sobre os resultados da reunião, ou emitir opiniões sobre o parceiro.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Testemunho (vi) | Fátima Marujo

Estudante, Trabalhadora e Mãe

 

Ser mulher, já por si só, é uma tarefa difícil. Está instituído na sociedade que a mulher tem que conciliar o emprego, demonstrando ser ótima profissional, com as funções de dona de casa e de mãe, estando atenta à educação e ao acompanhamento escolar dos filhos, tendo tempo para a família e até para o animal de estimação - e, como se não bastasse, estar sempre com um “Bom Ar”. Será a mulher atual uma espécie de supermulher? A verdade é que nos esforçamos diariamente para realizar todas estas tarefas da melhor maneira possível e não queremos falhar.
 

Num mundo cada vez mais exigente, em que a palavra-chave é aprender e, sobretudo, reinventar, torna-se imperativo ampliar e solidificar conhecimentos, e daí a necessidade de voltar a estudar. Ingressar no ensino superior aos quarenta anos foi uma experiência arriscada e algumas pessoas perguntavam:
 - Mas porquê? Tens um emprego estável, para quê ir agora estudar?
A essas pessoas que não compreendiam a importância da minha decisão, sorrindo, respondia-lhes: – E porque não?

A primeira etapa foi decidir onde fazer a licenciatura. Na decisão pesaram dois critérios: prestígio da instituição e a localização, de preferência central e de fácil acesso. A escolha foi óbvia: o ISLA Campus Lisboa, considerado a melhor instituição de ensino superior do país nesta área e, por sinal, muito bem localizado.

A decisão estava tomada e nada me faria recuar, mas iria ter efeitos, não só a nível profissional como a nível familiar: precisava do apoio da família (marido e filho) e, claro, da compreensão do meu chefe, porque trabalhar das 09:30 às 19:00 horas e estudar à noite implicava ter de sair do emprego um pouco mais cedo para chegar a tempo de assistir às aulas; também os jantares em família passaram a ser só ao fim de semana.

Nos primeiros meses foi um pouco difícil habituar-me a esta nova rotina, mas depois entrei no ritmo e tudo ficou mais fácil - agora estranho quando não há aulas.

A experiência está a ser muito enriquecedora, sinto que estou mais confiante e segura nas atividades diárias do meu emprego, que por sinal é em secretariado, já tendo aplicado na prática conhecimentos adquiridos nas aulas de Práticas de Secretariado e Assessoria e de Imagem e Relações Públicas, lecionadas pelas docentes Maria João Borges e Susana de Salazar Casanova, respetivamente.

A licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial conta com excelentes professores, com um plano curricular vasto e matérias diversificadas, o que nos abre um variado leque de oportunidades para as mais diversas áreas profissionais. Atualmente no 3.º ano do curso, não me arrependo de ter ingressado neste desafio tão enriquecedor, e repetiria a experiência sem pensar duas vezes.

Fátima Marujo (Estudante do 3.º ano)

Crónica de um estagiário - II

O primeiro dia: expectativa vs. realidade

A expectativa é grande e as dúvidas continuam... Será que os meus colegas vão gostar de mim? Será que existe um bom ambiente? Que tipo de trabalho farei? Será que vou gostar? Será que vão gostar do meu trabalho?

O caminho até ao destino fez-se bem. Decidi ir mais cedo, para não correr o risco de me atrasar – nunca, muito menos no primeiro dia! Chego às imediações quase 20 minutos antes. Por breves momentos penso, outra vez: “será que vai correr bem?” E conforto-me: “vai, de certeza.”

Com isto tudo, chegou a hora de começar. Tenho muita vontade de conhecer toda a gente e não deixo a ansiedade apoderar-se de mim. Respiro fundo, mais uma vez, e entro…

No fim do dia, sentia-me cansada, mas feliz. Os medos que tinha deste primeiro dia dissiparam-se. Afinal, não tinha motivos para me preocupar. As boas-vindas fizeram-me sentir acolhida e agora sei o que me espera: pessoas simpáticas, dispostas a ajudar e muito trabalho. Ou seja, esperam-me meses de aprendizagem e crescimento, nos quais vou enfrentar os mais variados desafios, que espero estar à altura de encarar. Felizmente, as várias unidades curriculares e o programa de empregabilidade do ISLA Campus Lisboa (Active Job Program) têm-me preparado para esta realidade que agora vivo. Graças a isto, percebo termos que, de outra forma, levaria meses a entender, e sei lidar com situações para as quais me foram dadas ferramentas preciosas.

Qual será o meu futuro durante este estágio? Não posso precisar. Se tudo irá correr bem, eu não sei. Provavelmente, não. Mas de uma coisa eu tenho a certeza: vou dedicar-me ao máximo em tudo o que faço e encarar todos os possíveis problemas como desafios.
 

Se estiverem a passar pelo mesmo, espero que aproveitem. Na melhor das hipóteses, não terão nada com que se preocupar, tal como eu não tinha (pelo menos nesta fase). Ainda assim, ficam aqui alguns conselhos que me ajudaram. Devemos:

• cumprimentar toda a gente, esperando que seja a outra pessoa a decidir de que forma e estando sempre de pé;
• sorrir, porque é sinal de confiança e de simpatia e é essa a imagem que devemos passar;
• observar os procedimentos e adaptar o nosso comportamento ao da organização – when in Rome…;
• fazer perguntas, se tivermos dúvidas, em vez de esperar que as pessoas adivinhem que não percebemos alguma coisa.

Pilar Souto (pseudónimo)

A Responsabilidade Social das Empresas face à situação económica atual em Portugal

 

O significado da expressão Responsabilidade Social das Empresas (RSE), segundo Freeman e Hasnaoui (2011), depende da semiótica da linguagem que varia consoante a cultura, a política, a economia e as molduras social e institucional, que podem atravessar fronteiras e criar diferentes significados em diferentes regiões de um qualquer país. De modo a clarificar conceitos, a Comissão Europeia (2011) afirma que a RSE é “a responsabilidade das empresas pelo seu impacto na sociedade”, sendo um pré-requisito dessa responsabilidade o respeito pela legislação aplicável e pelos acordos coletivos entre parceiros sociais.

Os acontecimentos que ocorreram no final de 2007 e que despoletaram a presente crise, a par do elevado endividamento do Estado Português que obrigou o Governo a recorrer à ajuda internacional, focaram o debate na ética pessoal dos decisores e nas organizações que, tendo em vista o longo prazo, tomam as melhores decisões para os interesses das suas organizações e dos seus stakeholders. Todavia, à medida que a recessão se foi aprofundando e alastrando, muitas empresas viram-se na necessidade de ir tomando, cada vez mais, decisões de curto prazo e implementando soluções drásticas, tendo em vista a sua imediata sobrevivência.

No nosso país, as empresas portuguesas que se têm conseguido manter em atividade, têm sido forçadas a reajustamentos internos, com consequente dispensa de recursos humanos, levando a taxa de desemprego no país a valores nunca imaginados (16,9% em dezembro de 2012). Esta situação tem provocado uma deterioração da confiança a longo prazo entre as empresas e os seus colaboradores, consumidores e cidadãos em geral, confiança essa que suportava um ambiente de inovação e crescimento nas empresas, como é reconhecido pela própria União Europeia.

Contudo, convém frisar que é em épocas de crise que as empresas devem procurar novas oportunidades, procurar parcerias que possam levar a economias de escala, fomentando nos seus colaboradores o empreendedorismo e a inovação. Para isso, há que manter os colaboradores motivados, procurar e reter talentos e criar uma imagem de confiança no mercado.

Essa imagem de confiança só poderá ser criada e mantida no mercado se a RSE começar dentro da empresa, dando atenção aos stakeholders, principalmente aos colaboradores e às suas necessidades, evitando uma cultura de show off ainda demasiadamente arreigada em algumas organizações. Serão, pois, os stakeholders os verdadeiros embaixadores da empresa, demonstrando os valores de solidariedade e transparência, ética e confiança, e procurando atenuar o individualismo e concorrência desenfreada até há pouco existentes.

Segundo a CSR Europe (2010), no Entreprise 2020 refere-se que os desafios económicos, sociais e ambientais da atualidade estão a provocar uma profunda alteração no mundo e que ao longo da próxima década estes desafios irão pôr em causa os nossos atuais padrões de vida, de trabalho, de aprendizagem, de comunicação, de consumo e de partilha de recursos.

Será que não é isso que já estamos a viver em Portugal?

 

Maria Augusta Teles

Docente de U.C. na área dos Recursos Humanos

 

Secretário(a), Assistente ou Assessor(a)?

As designações para a função são múltiplas, usando estas três palavras, que são frequentemente adicionadas de outros termos relativos à posição na hierarquia (de Direção, de Administração) ou à área funcional em que este profissional está integrado (Comercial, de Marketing, de Recursos Humanos, Financeiro, etc.).
 

A designação não traduz diretamente o grau de autonomia ou de progressão na carreira, já que os termos são usados livremente, às vezes até traduzindo mais preocupação de status do que de exatidão – por exemplo, não existe Assessor de Administração numa sociedade por quotas (Lda.), em que o órgão máximo de decisão é o Conselho de Gerência.

Teoricamente haverá uma progressão crescente do grau de autonomia e de responsabilidade de Secretário(a), para Assistente e deste para Assessor(a). Contudo, tal dependerá muito da composição da designação: por exemplo, o apoio a um Administrador e/ou a um Conselho de Administração representará o topo da carreira numa sociedade anónima, quer a designação da função seja de Secretário(a), Assistente ou Assessor(a) de Administração.

Por outro lado, há organizações abrangidas por Contratos Coletivos de Trabalho (CCT) em que uma designação específica para esta função não existe. Outras vezes ainda, aquando da negociação das condições de admissão, a organização integra o trabalhador numa categoria profissional inferior, no sentido de que os custos com o trabalho (RBM e TSU) sejam menores.
 

Num questionário desenvolvido em 2011, os dados apurados em 126 respostas revelaram o seguinte:

• Respondentes com o termo Assessor na sua designação funcional – 2 (1,59% da amostra);
• Respondentes com o termo Assistente na sua designação funcional – 29 (23,02% da amostra);
• Respondentes com o termo Secretário/a na sua designação funcional – 44 (34,92% da amostra);
• Respondentes com o termo Técnico/a (Administrativo, Superior) na sua designação funcional – 11 (8,73% da amostra).

No mesmo período em que os questionários foram desenvolvidos, foi também feita a análise de 214 anúncios de emprego para esta área profissional, que revelou o seguinte:

• Anúncios em que a designação da função contém o termo Assessor – 7 (3,27% da amostra);
• Anúncios em que a designação da função contém o termo Assistente – 74 (34,58% da amostra);
• Anúncios em que a designação da função contém o termo Secretário/a – 128 (59,81% da amostra).

Assim, talvez importe refletir na importância dada à designação, em detrimento de considerações relativas ao ambiente de trabalho, equipa, relação de confiança e estima com os gestores, remuneração e outras regalias em vigor na organização, estímulo intelectual e reconhecimento do desempenho.

 

Maria João Borges

Docente da U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria

Testemunho (v) | Catarina Faria

Porquê uma 2.ª licenciatura?

Optar por fazer uma segunda licenciatura não é algo que se faça de ânimo leve. Esta decisão foi pensada, ponderada e conversada com toda a família para ter a certeza de que estava a tomar a decisão certa. Mas deixem-me começar do início…

Em 2002 entrei na Escola Superior de Educação de Setúbal, no curso de Educação de Infância, e terminei esta licenciatura em 2006. Quando comecei a trabalhar cheguei à conclusão que este, afinal, não era o caminho que queria seguir. Após o nascimento dos meus filhos e de um ano a trabalhar como empresária, decidi que tinha de mudar de rumo. Só não sabia que rumo tomar.

A ideia de frequentar um curso de Secretariado partiu da minha mãe, que achava que eu tinha o perfil indicado, já que sou eu que trato e organizo a papelada em casa. Nunca tinha pensado nessa possibilidade mas, após ler um artigo numa revista onde classificavam o ISLA como a melhor opção para estudar Secretariado, tomei a decisão de ir à procura de informação acerca do curso. Por vontade da minha mãe ia estudar noutra instituição, mas, depois de falar com a senhora da Secretaria dessa universidade e ela me ter informado de que tinha tirado o seu curso no ISLA-Lisboa, o desejo tornou-se certeza.

Gostei das instalações, das pessoas que me atenderam e, apesar de muitos nervos, gostei do meu primeiro dia como estudante – novamente. O curso está muito bem estruturado, considero que as disciplinas são fundamentais para desempenhar bem a função e as pessoas no ISLA Campus Lisboa, todas sem exceção, são muito simpáticas e acessíveis. Nunca me arrependi de voltar a estudar e de começar de novo; muito pelo contrário, estou muito contente e, com o apoio da minha família, posso dizer que, agora sim, estou no caminho certo para me sentir realizada!

Catarina Faria (Estudante do 2.º ano)

Crónica de um estagiário - I

O antes: a preparação

 

Após o tão ansiado telefonema de confirmação que fui a escolhida, deparei-me com algumas questões para as quais não parecia existir apenas uma resposta correta: o que será apropriado vestir? De que forma devo cumprimentar os meus colegas? E os meus superiores hierárquicos? Será que estou preparada? Será que estou à altura? Não sei se foi ou se será assim com vocês, mas a verdade é que foi assim comigo.

 

Sempre me considerei uma pessoa bastante decidida, daquelas que sabe o que quer e como obtê-lo, mas, nos dias que antecederam o início do estágio de Secretariado, senti muitas dúvidas e algum nervoso miudinho.

 

Em primeiro lugar, a renovação do guarda-roupa foi inevitável: a troca das calças de ganga e dos casacos de malha quentinhos por algo mais apropriado – algo mais “maduro” – foi uma necessidade. Foi um investimento que teve de acontecer e provavelmente dos que mais apreciados foram – quem não gosta de estrear roupa nova? No final, tive que adaptar o meu gosto pessoal ao estilo da organização e, para quem raramente usava peças de roupa que precisassem de ser engomadas, foi um salto bastante grande.

 

Em segundo lugar, a preparação teve igualmente de ser feita a nível comportamental, isto é, foi necessário sentir-me confiante tanto com a indumentária como com a forma como me iria apresentar e conhecer pessoas novas. Isto porque é um facto que a primeira impressão, por mais breve que seja, pode direcionar o rumo de uma relação profissional. Portanto, também precisei de rever algumas regras de etiqueta.

 

Neste momento, se tivesse de ajudar alguém a passar por esta fase, sugeriria que aproveitasse para pedir dicas àquelas pessoas que admira profissionalmente e cujos conselhos aceitaria quase de olhos fechados. É uma vantagem ter alguém mais experiente, que conheça a realidade das empresas, a quem pedir opinião sobre a forma de vestir e de agir.

 

Pilar Souto (pseudónimo)

À conversa com… a Presidente do CPS

Ana Maria Vieira, consultora e formadora na área de secretariado e trabalho administrativo, representa também o Conselho Profissional de Secretariado (CPS), uma associação fundada em 2006, cujos membros são provenientes do setor de secretariado.

Susana de Salazar Casanova: Qual foi o seu percurso académico e profissional?

AMV: Atualmente, sou Gestora da Formação do CPS e, desde 2001, complemento a minha atividade como Formadora na área de secretariado em diversas entidades externas de formação. Em 2012, fui Professora do 10º e 11º anos na Escola Secundária de Barcelos. Entre 2005 e 2010, fui Secretária de Direção na AGS e, entre 1998 e 2002, fui Secretária da Pró-Presidência do IPP. Entretanto, em 2007, terminei o Mestrado em Sistemas de Informação (E-learning na Formação Profissional), pela Universidade do Minho. Desde 2007, tenho pertencido ao Júri das Provas de Aptidão Profissional do Curso Técnico de Secretariado, em diversas Escolas. Em 1994, iniciei o Bacharelato em Línguas e Secretariado, pelo ISCAP, e em 2000 terminei a Licenciatura em Secretariado de Gestão. No início da minha carreira desempenhei as categorias de Escriturária, Secretária Comercial e Secretária de Direção em distintas empresas, conciliando sempre que possível a formação contínua para valorização do meu currículo através da realização de diversos cursos extra curriculares.

SSC: O que motivou a constituição do CPS? Qual é a missão do CPS?

AMV: O CPS foi criado em 2006, fruto de um sonho meu, com o objetivo primordial de ser uma entidade que pudesse fornecer ferramentas úteis de apoio à profissão. Com sede no Porto, o CPS tem como objetivo contribuir para a promoção e consolidação da posição dos profissionais de secretariado no mundo do trabalho, contribuindo para a sua atualização, dinamizando o seu relacionamento, integração e participação com organizações internacionais de secretariado, e representando esta classe profissional perante todas as entidades públicas ou privadas, nacionais ou internacionais. Assume, por isso, um papel defensivo e de vanguarda no desenvolvimento das responsabilidades e competências destes profissionais.

SSC: Como e quando é que surgiu a sua ligação ao Conselho Profissional de Secretariado?
AMV: O meu desejo de criar o CPS concretiza-se após a minha participação num congresso em Madrid, onde conheci de perto uma entidade com características semelhantes. Como sempre dei elevado valor às novas tecnologias considerei que a melhor forma de poder concretizar este objetivo era criar uma página web onde pudesse de forma virtual atender às diversas necessidades encontradas por estes profissionais. Rapidamente me apercebi que o público-alvo se interessava por este projeto e passados 5 anos já contava com mais de 1000 clientes, tendo como principal atividade a organização de eventos e a prestação de atividades formativas.

SSC: Como tem sido assumir o cargo de presidente do CPS ao longo dos últimos 6 anos?
AMV: Um dos objetivos do CPS é promover e consolidar a posição dos profissionais de secretariado no mundo laboral. Na qualidade de presidente do CPS, sou muito solicitada por diversas Instituições e Escolas para dar conferências e, deste modo, estabeleço não só com os participantes um elo de ligação como forma de aproximar aos alunos à realidade profissional e empresarial e aos profissionais uma maior atualização. Aproveito também esta oportunidade para estabelecer mecanismos de cooperação com as entidades, de forma a proporcionar a participação conjunta em estudos e a execução de projetos específicos.

SSC: Sendo uma associação relativamente recente, como foi a sua implementação no mercado e quais têm sido os principais desafios?

AMV: O CPS apareceu numa altura em que o mercado estava bastante recetivo e empreendedor na valorização dos seus profissionais. Recentemente, e devido à crise instalada no país, nota-se que o secretariado tem sido bastante afetado, deixando de ser uma área prioritária. Contudo, não é agora que vamos baixar as “armas” e como o nosso principal objetivo é a dignificação da profissão, temos dois projetos em mãos de que não prescindimos. Um deles é a criação do "Dia Nacional dos Secretários", em que a petição já foi enviada e aprovada em 2011 pela Assembleia da República, faltando apenas concluir as 1000 assinaturas para que possa ser oficial. Um outro projeto para concretizar este ano, é regulamentar a profissão através da criação de uma Ordem Profissional. Para isso, conta com o apoio de todos através da assinatura das petições que se encontram na nossa página web.

SSC: Que atividades são organizadas pelo CPS com o objetivo de promover a profissão de Secretariado?
AMV: O CPS organiza conferências, desenvolve atividades formativas e publica artigos com interesse para os profissionais de secretariado e assessoria. Esforça-se por contribuir para a atualização da profissão nas suas múltiplas vertentes, designadamente tornando a aprendizagem ao longo da vida e a mobilidade uma realidade, melhorando a qualidade e a eficácia da educação e da formação, promovendo a igualdade, a coesão social e a cidadania ativa, incentivando a criatividade e a inovação, incluindo o espírito empreendedor, a todos os níveis da educação e da formação, colaborando com outras instituições no campo da inovação, desenvolvimento e atualização de conhecimentos, estabelecendo mecanismos de cooperação que tornem possível a participação conjunta em projetos, estudos ou consultoria e colaborando com outras instituições na execução de projetos específicos e em atividades de divulgação.

SSC: Que papel tem o CPS no apoio aos associados, em particular, na procura de emprego? As empresas recorrem ao CPS para solicitar profissionais?
AMV: Sim, por variadas vezes já fomos contactados por entidades que queriam a nossa colaboração na seleção e recrutamento de um/a Secretário/a. Este é um dos serviços que oferecemos às empresas. Por outro lado, apoiamos os nossos associados na procura de emprego e também pessoas apenas registadas na nossa página web, através da divulgação por e-mail de ofertas de trabalho que nos chegam. Por vezes, realizamos uma pré-seleção de currículos, facilitando deste modo o processo de recrutamento por parte da entidade.

SSC: O CPS tem diversificado a sua comunicação com os profissionais. Como tem reagido o público ao blogue do CPS e à revista Secretári@Online? 

AMV: Os profissionais de secretariado têm muitas qualidades, contudo ao longo destes anos constatei que não são tão participativos em atividades extra laborais como eu julgava que poderiam ser. A revista Secretari@Online foi criada com o intuito de ser constituída por artigos redigidos pelos leitores, dando a sua opinião sobre determinados temas, relatando o seu dia de trabalho e etc. Este facto raramente aconteceu. Ultimamente, tenho aproveitado alguns trabalhos académicos para a sua publicação. De uma forma geral, os profissionais que já não frequentam o ensino, não participam com a redação de artigos. No entanto, esta publicação é bastante solicitada por alunos, professores e profissionais porque existe uma grande lacuna de bibliografia atual nesta área. Relativamente ao blogue do CPS, também concluo que não teve a reação e interatividade que esperava. Na minha opinião, considero que os profissionais de secretariado são pessoas bastante exigentes e dedicados ao seu trabalho, mas no entanto demonstram uma personalidade passiva, conformista e pouco reivindicativa dos seus direitos.

SSC: Quais são os eventos que o CPS organiza para debate e atualização da profissão? 

AMV: Quando sou solicitada pelas escolas e instituições para participar em conferências, tento sempre abrir um espaço para debate, porque gosto de saber se o público concorda ou não com aquilo que estou a dizer relativamente à profissão. Mas para isso, lá está, tenho de incitar o público a falar, não faz parte da sua natureza interpelar, facto que noutras áreas é muito mais evidente, como é o caso dos profissionais da área de comunicação. Tal como referi anteriormente, a criação por parte do CPS de um evento com a denominação de debate, pela experiência que tenho, a adesão seria muita baixa, mesmo que a temática fosse sobre a atualização da profissão.

SSC: Considera útil a presença nas redes sociais para promover o CPS? Como tem sido a participação dos associados no Facebook? 

AMV: Considero muito útil a presença do CPS nas redes sociais para, por um lado, poder promover os seus eventos de uma forma mais célere e, por outro, as pessoas poderem estar a par das últimas novidades acerca da profissão. Contudo, a participação e interação também não é a que eu esperava. Não sei explicar qual a razão para esse facto, uma vez que a tecnologia deveria ser o instrumento mais importante destes profissionais e ser utilizada como meio de aumentarem e melhorarem as suas relações.

SSC: Lançou um livro em 2011 “Guia Prático - Manual de Técnicas Administrativas e Secretariado”. Quer falar-nos sobre o livro e sobre os temas aqui tratados? 

AMV: Não considero bem um livro, mas sim um guia prático, que me serviu de apoio no início da minha carreira como formadora na área de secretariado e de manual para o formando. Também poderá ser destinado a profissionais da área que queiram otimizar o seu dia de trabalho através do reconhecimento de alguns métodos e técnicas, intervindo de uma forma mais ativa na gestão corrente. Foi organizado tendo como objetivo focar algumas temáticas essenciais para quem trabalha ou pretende trabalhar na área administrativa. Começa por descrever o perfil e as funções do profissional de secretariado, algumas técnicas de atendimento presencial e telefónico, cuidados com a correspondência comercial, a organização e controlo do arquivo, a preparação de reuniões, como trabalhar em equipa, a gestão do tempo e dicas como planear uma viagem. Entretanto, durante o ano passado, após uma pesquisa bastante exaustiva em dezenas de livros que abarcam algumas destas temáticas foi elaborada uma nova edição, e este sim, será um livro bastante atual e completo, prestes a ser publicado.

SSC: Como vê a profissão no futuro?

AMV: Esta profissão está muito ligada ao contexto organizacional, pelo que enquanto durar a crise instalada no país, estes profissionais também se sentirão afetados. No entanto, como normalmente as crises são passageiras, vejo o futuro desta profissão muito auspicioso, porque o seu âmbito é muito abrangente, abarca muitas áreas. E quando hoje em dia se fala muito em polivalência, flexibilidade e adaptação, estas características encaixam perfeitamente nos profissionais que ingressam nesta carreira. De outra forma, nunca poderiam alcançar o topo da hierarquia de uma Organização.

SSC: Que conselhos oferece aos jovens que pretendem ingressar no mercado de trabalho e desempenhar funções no âmbito do secretariado? 

AMV: Deverão estar, em primeiro lugar, habilitados com um título profissional para poderem exercer esta profissão. De seguida, deverão possuir todas as qualidades que um profissional nesta área terá obrigação de ter de forma a dignificar a profissão, tais como o sentido de responsabilidade, a integridade, a competência, a pontualidade, a confidencialidade e a lealdade. E, por ser uma peça essencial na comunicação tanto interna como externa da Organização, deverá manter e estabelecer as boas relações comunicacionais entre todos os elementos, de modo que seja um facilitador do trabalho em equipa. Por último, nunca deverá esquecer que a formação contínua faz também parte dos seus deveres para com a profissão, porque é sua incumbência manter-se sempre atualizado de forma a que nunca descure a sua eficiência no desempenho das suas funções no âmbito do secretariado.

Ana Maria Vieira, Presidente do CPS