O papel do Secretariado nas organizações

 

A existência de profissionais especializados na área de Secretariado é fundamental em qualquer estilo de organização, independentemente de ter maior ou menor dimensão. O Secretariado existe para assessorar a chefia, bem como outros elementos da equipa, permitindo-lhes otimizar recursos e ter maior disponibilidade para tarefas de gestão, contribuindo assim, também, para uma eficaz gestão de tempo.

O Secretariado é de tal forma essencial numa organização que nem em situações de downsizing costuma ser dispensado. Aconselho um exercício simples de reflexão que reforça a importância da manutenção (ou da eventual contratação) de profissionais desta área: quem acolhe e acompanha o convidado à sala onde o encontro vai ter lugar? Que tratamento é oferecido a um cliente à chegada? Quem cuida de conhecer a cultura e a forma de comunicar com parceiros estrangeiros atentando à multiculturalidade? Quem marca viagens e escolhe hotéis tendo em mente um conjunto alargado de variáveis para a seleção? Poderia continuar, nos próximos parágrafos, a descrever tarefas e a reforçar a pertinência destes profissionais…

Contudo, defendo que mesmo quem detém uma vasta experiência profissional deve estar consciente da época em que se vive: acelerada, competitiva e extraordinariamente exigente. É preciso estar-se ativo e esforçar-se por se manter atualizado profissionalmente. Mas é, também, necessário desenvolver novas competências, ampliar e solidificar conhecimentos com vista à melhoria do desempenho, não esquecendo que cada pessoa é responsável pela sua empregabilidade. A formação superior é igualmente precisa para quem tem o desejo de evoluir na carreira. Acredito que isso só é possível de concretizar através da formação específica no âmbito do Secretariado.

Além do curso superior é necessário não descuidar a importância do protocolo, sempre presente no dia a dia de quem exerce a função. A título de exemplo elenco algumas situações em que os conhecimentos protocolares são uma mais-valia: no ato de receber, num contacto telefónico, na comunicação escrita, na organização e preparação de reuniões/refeições ou, ainda, na organização de outro tipo de eventos. Em qualquer uma, a promoção da excelência na interação com os mais diversos públicos está confiada ao Secretariado.

É certo que a estrutura das organizações se transformou radicalmente nas últimas décadas. Devido às mudanças ocorridas com os avanços da tecnologia, os gestores são hoje mais autónomos e, atividades que outrora eram confiadas ao Secretariado “desapareceram”. A datilografia de textos é um exemplo. Mas, com o aumento da competitividade das empresas, o número de tarefas que as equipas de gestão têm de efetuar também aumentou significativamente e, com elas, o número de tarefas delegadas ao seu Secretariado.

O Secretariado continua a ser uma peça chave levando a cabo um vasto leque de atividades no apoio à gestão, além de contribuir para a transmissão da boa imagem que se envia para o exterior.

Recordo algumas das qualidades esperadas destes profissionais:

- Ter elevados padrões éticos;

- Possuir boa capacidade de comunicação e facilidade no trato;

- Conseguir adaptar-se às mudanças, ao estilo de gestão e à chefia;

- Estar interessado nos projetos da empresa, demonstrando entusiasmo no desempenho das tarefas e motivando os demais elementos da equipa;

- Procurar antecipar-se às situações não sobrecarregando a chefia com dificuldades e ser rigoroso no seu desempenho;

- Estar apto a falar línguas estrangeiras e conhecer as tendências quer em termos de equipamentos, quer da tecnologia e respetivos softwares;

E, não menos importante, ter a habilidade para manter a serenidade em situações delicadas ou em momentos fulcrais da vida da organização.

Susana de Salazar Casanova

Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial