Os “Termos da Semana”: de inimigos a aliados

A primeira vez que ouvimos a Professora Maria João Borges a falar dos termos da semana questionamo-nos, assustados: “então e agora eu vou ter de decorar isto tudo? É que eu acho que não consigo!” Bom, eu posso dizer que, assim como a Professora nos diz de imediato – mas nós não acreditamos muito –, não, não é necessário decorá-los, per se. Mas é vital compreendê-los e reparar nas ligações que existem entre eles, com a finalidade de saber o que significam, no geral. Ou seja, é preciso saber, por exemplo, que quando nos dizem, no emprego, que o departamento financeiro é contratado em outsourcing significa: primeiro, que o departamento financeiro não é o core business (olha outro termo da semana!) da organização e, segundo, que este setor é subcontratado a outra empresa, especializada em contabilidade e afins.

Mais do que recorrer à memória para saber uma definição, palavra por palavra, correndo o risco de esquecer um vocábulo e perder a noção do termo, é fundamental ler e reler os seus significados, percebendo quais são as relações que existem entre eles. Isto é apenas a minha perspetiva, mas eu acredito que a melhor forma de reter é, de facto, compreender: as relações, o que é que causa o quê, se um dos termos é o objetivo de outro termo e assim por diante.

Na verdade, pode ser que vos aconteça o que me aconteceu a mim e que se apercebam, no vosso primeiro dia de trabalho na área do Secretariado, que a cada dois minutos ouvimos um termo da semana. Posso garantir-vos que é reconfortante saber do que se está a falar numa organização, porque nos sentimos, de uma forma inexplicável, menos inseguros, menos “estranhos” - isto torna a integração no mercado de trabalho mais suave e menos assustadora. E, no fim do dia, não é isso que todos queremos?

Andreia Gonçalves (Estudante do 2º ano)

Testemunho (iv) | Sara Dias da Silva

De Arquivista a Assistente de Direção

Começo por ser o mais realista possível: a minha carreira enquanto secretária começou com um feliz acidente. Se me tivessem dito, há dez anos atrás, que hoje seria secretária, ficaria confusa: não só desconhecia em que realmente consistia ser secretária, como, quando o descobrisse, provavelmente entraria no mais puro pânico.

A verdade é que comecei a trabalhar como assistente administrativa para conseguir pagar os meus estudos. O facto de ter boa dose de criatividade e de estar a estudar algo que se enquadrava na profissão – arquivo e gestão de informação - levou os responsáveis da empresa onde então trabalhava a colocar os olhos em mim, a reconhecer as minhas competências e, finalmente, a dar-me cada vez mais responsabilidades. Ao mesmo tempo, sentia-me cada vez mais confortável e confiante nesta minha (nova) função. Poderia mesmo dizer que nunca até então – nem mesmo enquanto arquivista – tinha sentido a motivação que agora sentia. A dada altura, comecei seriamente a ponderar mudar de carreira, de arquivista para secretária.

Fiquei tanto tempo neste impasse que, quando dei por mim, já era assistente de direção. Mas mais do que as funções que executava, foi no assumir desta viragem do meu futuro profissional que tive problemas. Não nego a alegria de saber que estava a ter um bom desempenho na profissão para a qual eu parecia destinada, nem o quanto me sentia realizada profissionalmente. Mas, na altura, assumir que o secretariado era a minha carreira fazia-me reconhecer igualmente aquilo que me parecia uma derrota: que despendera demasiados anos a apostar na carreira errada. Foi um sentimento que fui trabalhando ao longo destes anos e hoje, olhando para trás, não considero que tenha sido um erro, mas um investimento numa espécie de plano de estudos alargado – o qual espero que seja complementado, a médio prazo, com uma muito ambicionada formação em assistente de direção.

Tenho pensado em como as coincidências da vida nos fazem descobrir aquilo que dezenas de exames psicotécnicos e estudos de aptidão não revelam – o quanto melhoramos e queremos aprender após a descoberta de uma profissão que até então nunca tínhamos encarado. Após ingressar no mundo do Secretariado, após todos os desafios que me foram lançados, de todas as responsabilidades que me foram atribuídas e de todas as surpresas que cada dia trazia, fiquei a sonhar em progredir nesta profissão. E não poderia ter tomado melhor decisão.

Sara Dias da Silva (Estudante do ESAD)

ENGLISH – Essential Leverage for Today’s Successful Professionals

Fact – Nowadays the acquisition of foreign languages is mandatory for job seekers;

Fact – A language is acquired over time and frequent practice;
 

Fact – The more languages you know, the more job opportunities you’re bound to get;
 

Fact – English is the Lingua Franca on planet Earth;
 

Fact - English Certification is fundamental when job hunting;
 

Fact – Where your career is concerned, you can go far if you speak a foreign language, but you can do so much more just by being as fluent as you possibly can in English.
 

To help our future Executive Assistants obtain the job opportunity they aspire to, here are 12 WAYS TO LEARN, IMPROVE AND GUARANTEE YOUR FLUENCY IN ENGLISH:
 

1. Do a Placement Test to find out where your knowledge of the language stands;
 

2. Read short articles/texts/stories from reliable English sources (magazines/books/newspapers/Blogs/websites, etc.) on subjects that interest you on a daily basis;
 

3. Don’t look up the meaning of every word you read or hear that you don’t understand – only if it is essential for the overall meaning of the message the author is trying to convey. It’s time consuming and boring;
 

4. Try writing 5 minutes a day in English by copying a paragraph or two of what you read;
 

5. Listen to and/or watch TV programs in English without Portuguese subtitles (better yet – watch the same program two or three times). You’ll be surprised at how well and easily you understand the actors or hosts of these programs after the 3rd time!
 

6. Repeat the story/contents of these programs and read materials to yourself. When alone, try communicating with yourself and thinking in English as often as you possibly can;
 

7. When you speak in English don’t translate from Portuguese. Don’t worry about making mistakes – remember: communicating successfully and politely is more important than being 100% grammatically correct or word perfect;
 

8. Because communication is making yourself understood to others and understanding them in return, use all the communication tools at your disposal: gesticulate, make facial expressions, repeat yourself, smile, draw, write, point, etc. Communicating successfully is fun;
 

9. Listen to English songs you enjoy. Sing along and repeat the lyrics (easy to find online) until you’re able to sing the song on your own. Then move on to another song;
 

10. Look up free English lessons and Exercises on an internet search engine and use them to work on grammar and vocabulary – this works if you’re well-disciplined;
 

11. Use the English classes that are a significant part of your course curriculum, to put this knowledge into practice to add business-specific content to your English language skills;
 

12. Obtain the Cambridge Certificate that best guarantees your knowledge of this key universal language when presented to prospective employers.

Olga Calado
English Coordinator and Lecturer
ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities

Testemunho (iii) | Dina Paiva

As razões que me levaram a escolher o Curso Superior de Secretariado do ISLA em 1979 foram as mesmas que hoje me levaram a optar pelo mesmo Curso, 33 anos depois: o ISLA é uma Instituição de Ensino muito credível e reconhecida no mercado de trabalho e o curso de secretariado do ISLA é, aliás sempre foi, do melhor que existe em Portugal.  

A Licenciatura em SCE é um curso muito completo, exigente, abrangente, pela enorme diversidade de unidades curriculares que integra, cujo objetivo último é preparar devidamente os seus alunos para enfrentarem os desafios impostos pelo mercado de trabalho. Ao terminar esta Licenciatura o aluno está preparado para desempenhar as suas funções em qualquer área de negócio. 

O corpo docente do ISLA é composto por profissionais altamente qualificados, que procuram despertar o interesse e empenho dos seus alunos, motivando-os a ir cada vez mais longe.

30 anos depois de ter completado o Curso Superior de Secretariado decidi regressar ao ISLA para completar a Licenciatura, completamente renovada com novas unidades curriculares, adaptadas às actuais necessidades do mercado, o que se tem revelado uma experiência muito gratificante e enriquecedora, tanto do ponto de vista pessoal como profissional. 

A Licenciatura em SCE é, desde sempre, um dos Cursos mais emblemáticos do ISLA e um excelente cartão de visita para quem pretenda candidatar-se ao mercado de trabalho.
 

Dina Paiva (Estudante do 3.º ano)

A leitura liberta

Qual é o instrumento que serve para aprofundar o nosso autoconhecimento e o conhecimento que temos dos outros? Qual é o instrumento que serve para conhecer a nossa esfera emocional e afetiva? Para mim, esse instrumento é a leitura, ou seja, são os livros. Melhor ainda, é a capacidade de extrair ideias, através da leitura desses livros.

Fiquei apaixonada pela leitura desde tenra idade e não parei mais de devorar livros, uns atrás dos outros, porque nos livros encontrava as respostas para as minhas perguntas; mas, ainda melhor, encontrava novas perguntas para as quais eu podia dar as respostas.

Algumas das lições aprendidas através dos livros são lições das quais eu ainda me lembro e que aplico cada dia, na minha vida diária.

Um dos meus maiores "mestres" é e será sempre Luigi Pirandello. Nascido em 1867, foi um importante escritor italiano, vencedor do prémio Nobel da literatura, em 1934.

Graças aos seus livros, eu fiz-me perguntas sobre a sociedade, sobre a vida, sobre o comportamento das pessoas. Nos seus livros fala-se sobre a verdade, a mentira, a vida, a loucura… Através das suas personagens, nós não vivemos apenas a história que ele nos conta, mas vemos com olhos diferentes a realidade que nos rodeia.

Entre as suas várias teorias, há algumas que eu acho tão verdadeiras e relevantes que as tenho interiorizado. Primeiro que tudo, há a teoria das máscaras: o homem esconde-se atrás de uma "máscara" que lhe é dada pela sociedade, a partir dos valores impostos por ela e pela nossa família. Esta máscara não pode ser removida pelo homem e, por isso, o homem não pode saber a sua verdadeira essência – a sua personalidade.

Outra teoria importante, pela qual sempre estive fascinada, é a teoria das três cordas, no Berretto a sonagli: "Você deve saber que todos nós temos três cordas na cabeça. A séria, a civil, a louca. Acima de tudo, tendo de viver em sociedade, precisamos da civil, a que está aqui, no meio da cabeça. Sem ela comer-nos-íamos todos, minha senhora, um ao outro, como tantos cães raivosos. Não se pode. E o que é que eu faço, então? Dou uma pequena volta à corda civil!".

A última grande teoria é a da loucura: segundo ele, paradoxalmente, a única maneira de recuperar a identidade, a única maneira de viver livremente, de dizer o que se pensa, é só através da loucura.Agora, felizmente, a nossa realidade mudou em relação ao que experienciou Pirandello, mas acho que ainda há muitos aspetos das suas teorias que são aplicáveis aos dias de hoje. Uma coisa é certa: tal como no seu tempo, também agora uma das maneiras de sermos mais livre é através da leitura. Ler com atenção e com paixão torna-nos mais livres, nutre o espírito e o ser humano que somos. Conforta-nos em momentos de angústia, liberta-nos de quaisquer preocupações, liberta-nos da solidão… Torna-nos mais conscientes, mais criativos, menos propensos a preconceitos e condicionamentos: assim, movendo-se no tempo e no espaço, a leitura enriquece as nossas vidas. Em suma, precisamos da leitura para viver.

Chiara Giorgio (Estudante italiana, vinda ao abrigo do Programa Erasmus)

True Professionalism

“I frequently ask professionals what they consider to be the difference between a good secretary and a great secretary. The answers flow freely: Great Secretaries, I am told:

• Take pride in their work, and show a personal commitment to quality
• Reach out for responsibility
• Anticipate, and don’t wait to be told what to do – they show initiative
• Do whatever it takes to get the job done
• Get involved and don’t just stick to their assigned role
• Are always looking for ways to make things easier for those they serve
• Are eager to learn as much as they can about the business of those they serve
• Really listen to the needs of those they serve
• Learn to understand and think like those they serve so they can represent them when they are not there
• Are team players
• Can be trusted with confidences
• Are honest, trustworthy, and loyal
• Are open to constructive critiques on how to improve

All of this can be summarized in one phrase: Great secretaries care.”

  

MAISTER, David H. (1997), True Professionalism, USA: The Free Press, pp. 15-16, disponível em

http://www.amazon.com/True-Professionalism-David-H-Maister/dp/0684834669#reader

Top Secret(ary)

«Top Secret»: talvez pareça estranho, mas esta será, sem dúvida, a classificação adequada para muitos dos assuntos que são do conhecimento do profissional de secretariado.

Tal como acontece com um agente secreto, muita da informação relevante para a empresa passa pela sua pessoa, não só para o desempenho da sua função mas também com base na relação de confiança estabelecida com a sua hierarquia. 

Saber de algo importante e com impacto na vida da empresa e dos seus colaboradores implica saber lidar com a pressão, manter uma postura inalterável perante aquilo que lhe é dito e, custe o que custar, garantir a confidencialidade dessa informação.

Nunca podendo deixar-se levar pelas suas emoções, quantas vezes, no seu dia a dia, o profissional de secretariado não preferiria nada saber? Não ter aquele “trunfo”? Poder partilhar alegrias e até algumas tristezas? Dar um abraço, oferecer um ombro? Tudo isto seria possível se não ocupasse uma posição central e fundamental dentro da empresa.

Tal como James Bond, também o profissional de secretariado utiliza a sua bag of tricks na defesa da sua empresa, da sua hierarquia e do seu profissionalismo. Não dispondo de armas mortíferas, nem de câmaras ocultas, utiliza outros artifícios para combater os “agentes inimigos” que tentam por todos os meios quebrar a sua confidencialidade: tais “armas” são as suas competências, a sua discrição, a sua imagem e a confiança nele depositada. 

Afinal, o profissional de secretariado pode não salvar o mundo: mas pode salvar o dia, gerindo convenientemente a informação que lhe é confiada e impedindo que esta caia em mãos erradas!

Marina Vieira (Estudante do 2.º ano)

Testemunho (ii) | Diogo Marques dos Santos

Recordo, ainda hoje, a visita que alguns promotores da instituição fizeram ao meu liceu. Dessa iniciativa guardei a brochura, que voltei a folhear algum tempo depois quando a escolha da licenciatura era o assunto do momento.

A escolha da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial deveu-se, acima de tudo, à vontade de prosseguir os estudos que iniciei no liceu. Na altura, procurava uma licenciatura que juntasse várias áreas, desde a contabilidade à informática, passando pelas línguas, secretariado, comunicação, eventos e RP, entre outras, algo que vim a encontrar na mesma.

Quando iniciei o curso em 2006 fiquei contente com a minha escolha. Além da instituição ter excelentes condições e profissionais, os conteúdos eram interessantes e entusiasmantes. Durante o curso fui, constantemente, desafiado, estimulado e motivado, o que foi importante para o meu bom desempenho e para os resultados que obtive.

Mais me apraz dizer que o facto deste curso ter uma vertente prática notória, e ser nacionalmente reconhecido e internacionalmente referenciado, permitiu que a minha entrada no mercado de trabalho tivesse sido uma realidade mesmo antes da sua conclusão. 

Atualmente sou Coordenador das Relações Internacionais do ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities e, embora não exerça secretariado, todos os ensinamentos e técnicas que tive a oportunidade de aprender são, ainda hoje, utilizados e partilhadas com as equipas com quem tenho vindo a trabalhar ao longo dos tempos.

Diogo Marques dos Santos
Licenciado em Secretariado e Comunicação Empresarial
2006/2009

Entrevista a Alumni | Cláudia Segurado

Andreia Gonçalves (A.G.): O que a levou a escolher SCE? 

Cláudia Segurado (C.S.): Foram várias as razões que me levaram a escolher a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial: a abrangência a nível curricular da mesma; a existência de várias cadeiras que me agradavam, nomeadamente organização de eventos, técnicas de comunicação e expressão, línguas, protocolo, marketing, entre outras; assim como, a favorável taxa de empregabilidade a ela associada e a polivalência desta área profissional.

A.G.: Qual era a sua opinião sobre o curso de SCE antes de o frequentar? E depois?

 
C.S.: Antes de frequentar a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial as expetativas eram muitas e a vontade de estudar e aprender também. Aquando do término da mesma ficou a enorme satisfação. Satisfação em ter adquirido conhecimentos que me iriam permitir começar a traçar a minha carreira profissional, em ter conhecido excelentes profissionais e em ter feito amizades para a vida.
 

A.G.: Que feedback tem tido sobre o ISLA, como formador de secretários(as)/assessores(as), sendo uma ex-aluna?

 
C.S.: O feedback que tenho tido relativamente ao ISLA é muito positivo. O ISLA-Campus Lisboa | Laureate International Universities é sem dúvida uma Instituição de referência no que diz respeito à formação de profissionais de Assessoria.
 

A.G.: Aconselha o curso? A que tipo de pessoa?

C.S.: Aconselho vivamente esta licenciatura. Especialmente a pessoas que tal como eu gostam de várias temáticas com a mesma intensidade e que procuram uma licenciatura rica e polivalente.

Do meu ponto de vista, esta opção será ideal para uma pessoa que goste de saber e comunicar em diferentes idiomas, de ter uma profissão polivalente, de aprender as melhores e mais adequadas técnicas de comunicação consoante o contexto, entre outros.

A.G.: Acha que faltou alguma coisa ao longo dos 3 anos? O quê? 

 
C.S.: Penso que a licenciatura foi bastante rica e adequada às necessidades dos alunos enquanto futuros profissionais e às do mercado de trabalho.

A.G.: Quais foram os pontos fortes do curso? E os pontos fracos?

 
C.S.: Pontes fortes: referência da universidade, professores/formadores competentes, abrangência curricular e o facto de a turma ser pequena, o que permitiu um melhor aproveitamento dos alunos.

Pontos fracos: penso que na altura em que frequentei a licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial as cadeiras optativas teriam que fazer parte de um determinado leque de disciplinas, pelo que me recordo de ter vontade de aprender e fazer uma outra cadeira e não ter sido possível.
 

A.G.: Que experiências já teve na área do secretariado e assessoria? Têm superado as suas expetativas?
 

C.S.: Dois meses após ter terminado a minha licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial iniciei a minha carreira profissional, como Secretária de Administração para a CESO CI Internacional S.A.

A CESO CI Internacional é uma empresa vocacionada para a assistência técnica e serviços de consultoria na área do desenvolvimento económico, social e organizacional, no mercado externo. Tive oportunidade de assessorar cinco Administradores, nomeadamente o Senhor Prof. Doutor Américo Ramos dos Santos, Presidente do Conselho de Administração do Grupo CESO.

Foi sem dúvida uma experiência enriquecedora, por diversas razões, e importante na minha vida quer a nível profissional quer pessoal.

A.G.: Sentiu-se inspirada pelos professores e pelas matérias lecionadas?
 

C.S.: Foram vários os professores e as matérias que me inspiraram. Recordo-me de várias. Uma das matérias que mais me marcou foi a de Imagem e Relações Públicas, lecionada pela Dra. Susana de Salazar Casanova. Recordo-me, também, de determinados ensinamentos que os professores me transmitiram durante o meu percurso pelo ISLA Campus Lisboa. Por exemplo, do Professor Doutor Ivo Antunes Dias escrever no quadro a expressão “Treino duro. Combate fácil”. Não podia concordar mais com este lema. E tento sempre utilizá-lo. 

A.G.: O que a motivou a “mudar” de área e a fazer uma pós-graduação em consultoria de imagem?/ Porquê consultoria de imagem?/ Porquê a área da imagem?

C.S.: O meu objetivo não passou por mudar de área, mas sim por compilar um conjunto de conhecimentos que, apesar de antagónicos, têm pontos em comum e são ambos do meu agrado. Atualmente disponho de ambas as áreas profissionais.

A escolha da pós-graduação em Consultoria de Imagem no ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities, deveu-se ao facto de ter muita vontade de adquirir conhecimentos numa área com a qual sempre me identifiquei.

A.G.: Acha que a imagem está estritamente ligada à profissão de secretário(a)/assessor(a)/assistente? Em que medida?

C.S.: Eu não diria que a imagem está estritamente ligada à profissão de Assessoria. Acredito no entanto que ter uma boa imagem é fundamental em todas as profissões. Sendo um Assessor o primeiro rosto de uma determinada empresa e tendo entre as suas funções o facto de receber e encaminhar clientes e fornecedores no seu dia a dia de trabalho, a imagem assume um carácter preponderante.

Associado a este fator, existe um outro que se prende com a empresa e respetiva missão e objetivos, e com o contexto empresarial no qual o Assessor se encontra inserido.

A.G.: Que conselho daria a um aluno(a) que se encontre a tirar a licenciatura em SCE neste momento?
 

C.S.: Do meu ponto de vista, o conselho mais importante prende-se com o empenho, o trabalho, a dedicação. Se um(a) aluno(a) fizer o seu percurso universitário na área do Secretariado e Comunicação Empresarial assente neste três pilares, não tenho dúvida de que a médio-longo prazo irá colher frutos. 

A.G.: Sei que possui um blogue… De que se trata? Já vi o blogue, mas queria que houvesse uma explicação sua do que é o seu blogue.

C.S.: Sim, tenho um blogue na área da Imagem e da Moda. Decidi criar o Glamorise It após ter terminado a pós-graduação em Consultoria de Imagem, como plataforma de comunicação desta área de que tanto gosto.

O blogue aborda a Consultoria de Imagem e a Moda, além de temas como: looks ou detalhes que utilizo, Update for Fashion Addicts - que aborda as tendências, Update for a Professional Look - vocacionado para a imagem profissional, posts inspiradores ou de trabalhos realizados, bem como sobre palestras ou workshops que realizo na área da Imagem. Aposto também em textos com um pouco lifestyle.

Atualmente posso ministrar acções de formação visto que obtive o CCP (Certificado de Competências Pedagógicas de Formador), no passado mês de Dezembro. A partir de agora terei, ainda, oportunidade para partilhar essas experiências igualmente no blogue.


A.G.: A nível profissional, onde se vê daqui a cinco anos?

C.S.: Dentro de cinco anos vejo-me a desenvolver uma carreira profissional que coloque à prova os meus conhecimentos e que me permita evoluir enquanto profissional e enquanto pessoa.

Entrevista realizada pela estudante Andreia Gonçalves

Testemunho (i) | Maria João Borges

Porquê Secretariado? 

O Secretariado foi uma opção estratégica, pois ao longo do ensino secundário não descobri a minha vocação. 

Uma professora de História do 11.º ano sugeriu-me, face à minha personalidade, que o Curso Superior de Secretariado talvez fosse um caminho a considerar. Como gostava de línguas estrangeiras e era muito organizada, achei a sugestão razoável, pois não podia parar à espera de descobrir essa vocação - optar por um curso com grande saída profissional permitir-me-ia começar a trabalhar e, depois, se o quisesse, ser capaz de autofinanciar outra formação superior.

Os meus pais tinham outras ambições para mim, mas insisti e, após estudar a oferta formativa disponível, escolhi o ISLA, cujo prestígio na área era inquestionável. O curso era interessante, com matérias muito diversificadas e metodologias extremamente modernas para a época, apostando fortemente nas vertentes do saber-fazer e saber-estar. Em 1986 já tinha aulas de Informática, a par de disciplinas como Direito, Contabilidade, Cálculo Comercial e Financeiro, Geografia Económica e Política ou Organização de Empresas.

Sempre recorri ao ISLA e fui apoiada por este na procura de colocações. E desde a minha primeira experiência profissional, em 1987, percebi que o bacharelato preparava os estudantes para o exercício cabal da profissão, dando-lhes uma visão integrada das organizações e dotando-os da possibilidade de mobilidade horizontal. Não creio, 25 anos mais tarde (e com mais 5 anos de formação superior frequentada também no ISLA), que estas características estruturais tenham mudado.

Se voltasse atrás, faria as mesmas opções? Creio que sim, pois não tive arrependimentos. Mesmo tendo já apostado noutras carreiras profissionais, a minha formação de base sempre me proporcionou uma vantagem competitiva, que, adicionada da vontade de aprender, do brio e da autodisciplina, me facilitou desempenhos de qualidade.

Maria João Borges
Docente UC Práticas de Secretariado e Assessoria
Alumni

O papel do Secretariado nas organizações

 

A existência de profissionais especializados na área de Secretariado é fundamental em qualquer estilo de organização, independentemente de ter maior ou menor dimensão. O Secretariado existe para assessorar a chefia, bem como outros elementos da equipa, permitindo-lhes otimizar recursos e ter maior disponibilidade para tarefas de gestão, contribuindo assim, também, para uma eficaz gestão de tempo.

O Secretariado é de tal forma essencial numa organização que nem em situações de downsizing costuma ser dispensado. Aconselho um exercício simples de reflexão que reforça a importância da manutenção (ou da eventual contratação) de profissionais desta área: quem acolhe e acompanha o convidado à sala onde o encontro vai ter lugar? Que tratamento é oferecido a um cliente à chegada? Quem cuida de conhecer a cultura e a forma de comunicar com parceiros estrangeiros atentando à multiculturalidade? Quem marca viagens e escolhe hotéis tendo em mente um conjunto alargado de variáveis para a seleção? Poderia continuar, nos próximos parágrafos, a descrever tarefas e a reforçar a pertinência destes profissionais…

Contudo, defendo que mesmo quem detém uma vasta experiência profissional deve estar consciente da época em que se vive: acelerada, competitiva e extraordinariamente exigente. É preciso estar-se ativo e esforçar-se por se manter atualizado profissionalmente. Mas é, também, necessário desenvolver novas competências, ampliar e solidificar conhecimentos com vista à melhoria do desempenho, não esquecendo que cada pessoa é responsável pela sua empregabilidade. A formação superior é igualmente precisa para quem tem o desejo de evoluir na carreira. Acredito que isso só é possível de concretizar através da formação específica no âmbito do Secretariado.

Além do curso superior é necessário não descuidar a importância do protocolo, sempre presente no dia a dia de quem exerce a função. A título de exemplo elenco algumas situações em que os conhecimentos protocolares são uma mais-valia: no ato de receber, num contacto telefónico, na comunicação escrita, na organização e preparação de reuniões/refeições ou, ainda, na organização de outro tipo de eventos. Em qualquer uma, a promoção da excelência na interação com os mais diversos públicos está confiada ao Secretariado.

É certo que a estrutura das organizações se transformou radicalmente nas últimas décadas. Devido às mudanças ocorridas com os avanços da tecnologia, os gestores são hoje mais autónomos e, atividades que outrora eram confiadas ao Secretariado “desapareceram”. A datilografia de textos é um exemplo. Mas, com o aumento da competitividade das empresas, o número de tarefas que as equipas de gestão têm de efetuar também aumentou significativamente e, com elas, o número de tarefas delegadas ao seu Secretariado.

O Secretariado continua a ser uma peça chave levando a cabo um vasto leque de atividades no apoio à gestão, além de contribuir para a transmissão da boa imagem que se envia para o exterior.

Recordo algumas das qualidades esperadas destes profissionais:

- Ter elevados padrões éticos;

- Possuir boa capacidade de comunicação e facilidade no trato;

- Conseguir adaptar-se às mudanças, ao estilo de gestão e à chefia;

- Estar interessado nos projetos da empresa, demonstrando entusiasmo no desempenho das tarefas e motivando os demais elementos da equipa;

- Procurar antecipar-se às situações não sobrecarregando a chefia com dificuldades e ser rigoroso no seu desempenho;

- Estar apto a falar línguas estrangeiras e conhecer as tendências quer em termos de equipamentos, quer da tecnologia e respetivos softwares;

E, não menos importante, ter a habilidade para manter a serenidade em situações delicadas ou em momentos fulcrais da vida da organização.

Susana de Salazar Casanova

Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Bem-vindo ao GreatAssistants.blogspot.com!

O GreatAssistants.blogspot.com é um blogue de assessoria e secretariado dirigido fundamentalmente aos estudantes e alumni da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial do ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities.

O GreatAssistants é um projeto coordenado por um grupo de quatro docentes: Susana de Salazar Casanova, Maria João Borges, Joana Serafim, Marcelo Oliveira.
 

A criação do GreatAssistants.blogspot.com foi motivada por dois objetivos:

1.    Ampliar a divulgação da área de assessoria/secretariado e da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial;

2.    Mostrar o potencial desta profissão em termos de empregabilidade. 

O blogue irá ainda contribuir para desenvolver as competências dos estudantes em várias áreas e para aprofundar conhecimentos sobre assuntos relacionados com a licenciatura e com a prática desta profissão.

Queremos que esta iniciativa seja um recurso interessante e de apoio ao trabalho diário, e que suscite uma consulta frequente.

Estamos convictos de que este blogue será uma mais-valia para estudantes e profissionais. 

Pensar secretariado é pensar ISLA.

Tawfiq Rkibi – Coordenador Científico

Susana de Salazar Casanova – Coordenadora Executiva
Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial - ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities