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segunda-feira, 28 de setembro de 2015

Imagem profissional ao telefone

O telefone é uma ferramenta de trabalho diária que, por vezes, é utilizado de forma pouco profissional.
Ao longo da minha carreira profissional, que já é longa, passei por algumas experiências hilariantes e outras menos agradáveis.
Há menos de um ano, tive que fazer um follow-up de um convite endereçado a gestores de topo. Confesso que houve contactos em que senti orgulho por pertencer à classe, tal foi o profissionalismo com que fui atendida. Porém, houve outros em que mais parecia uma linha telefónica de apoio psicológico, tantos foram os desabafos. Desde a falta de tempo para fazer o trabalho todo, até à leitura integral do e-mail de resposta dos seus chefes ao nosso convite, ouvi de tudo nesses momentos. Tive até duas situações em que ouvi um “raspanete” por estar a ligar para aquele número “que era só do Senhor Presidente!”.
Isto para vos dizer que muitas das pessoas que contactei partiram sempre do pressuposto de que eu era “menos importante” e por isso a deferência com que me deveriam atender não seria a mesma se estivesse a outro “nível”. Pressuposto errado, obviamente, porque todas as pessoas devem ser tratadas de igual modo, com educação e respeito, independentemente do seu nível de instrução ou hierarquia.
É que a indiferença e a má educação ouvem-se, sentem-se e incomodam, passando uma imagem errada da classe e do papel que desempenha dentro das organizações.
Leonor Alenquer (Alumni)

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segunda-feira, 21 de setembro de 2015

Razão e Emoção – incompatíveis?

As emoções e os sentimentos são decisivos nas escolhas e decisões tomadas no dia a dia, quer no plano pessoal quer no profissional.

Não há decisão puramente racional: antes de ser pensada foi sentida, percecionada, filtrada pelo nosso EU sensorial. A natureza das emoções determina o tipo de comportamento subsequente - bons sentimentos, como prazer, orgulho, confiança, paixão, empenho e energia propiciam comportamentos de sucesso; ao invés, sentimentos e emoções destrutivos e negativos, como medo, cólera, apatia, ansiedade, inveja, ciúme, ganância, egoísmo e ódio geram ambientes tensos, hostis e ineficientes.

É fundamental, para uma empresa ser produtiva, incentivar a proatividade, a criatividade, a autonomia e a responsabilização. Modelos baseados na obediência cega, no “pago para trabalhar e não para pensar”, na necessidade permanente do reforço da autoridade e na dificuldade em ouvir a opinião do outro geram uma espiral destrutiva e viral dentro da organização. E ambientes esterilizados, onde a expressão das emoções é penalizada, não são naturais e têm custos elevados em produtividade.

É essencial que os gestores tenham uma postura aberta a novos modelos, criando e fomentando ambientes propícios à discussão crítica e ao relacionamento saudável entre todos os elementos da organização, de forma produzir mais e melhor, criando valor acrescentado – emocional, racional e, claro, financeiro.

Filipa Alves (Alumni)

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segunda-feira, 14 de setembro de 2015

Seguros de Saúde

Um seguro de saúde pode ser subscrito individualmente ou pode fazer parte de um pacote de benefícios oferecido por uma empresa. No entanto, neste caso estamos sujeitos às condições do contrato que a empresa subscreveu.

È importante, como segurados, que conheçamos as vantagens e desvantagens de um seguro de saúde, pois, por mais que o preço pareça aliciante, temos que ter em atenção as contrapartidas. Assim, as vantagens poderão ser uma significativa redução de custos em consultas e tratamentos, atendimento personalizado e tempos de espera consideravelmente inferiores. As desvantagens, por exemplo, poderão referir-se a períodos de carência inconvenientes, franquias elevadas ou exclusão de certos tipos de doenças ou tratamentos.

O período de carência é o intervalo que medeia entre o início do seguro e a data a partir da qual as suas coberturas e garantias podem ser acionadas. Uma franquia corresponde à parte do risco (expressa em valor, dias ou percentagem) que, em caso de sinistro (neste caso, doença, consulta ou tratamento), fica a cargo da Pessoa Segura. Normalmente, o seguro de saúde tem certas exclusões, que podem dizer respeito a doenças específicas e/ou preexistentes, bem como a determinadas especialidades médicas, exames e tratamentos, razão por que é normalmente obrigatório fazer exames médicos antes de contratar a apólice.

Devemos pois comparar as diversas propostas disponíveis no mercado, avaliando os prós e os contras, para que façamos a melhor escolha para o nosso caso. Existem, regra geral, duas modalidades de utilização destes seguros:
a)    o segurado seleciona livremente o prestador de serviços de saúde, liquida as despesas e é posteriormente reembolsado pela seguradora, de acordo com os procedimentos e limites contratados;
b)    a seguradora liquida diretamente as despesas (no montante coberto pelo seguro) aos prestadores dos serviços de saúde selecionados pelo segurado de uma lista pré-definida (rede);
c)    poderá também estar disponível uma modalidade mista, que permite que o segurado escolha prestadores dentro e fora da rede convencionada de prestadores de serviços de saúde.

Para proceder a um pedido de reembolso, teremos que preencher um formulário fornecido pela seguradora e anexar-lhe todos os recibos originais das despesas de saúde, bem como as respetivas prescrições. Em alguns casos (ex.: dentista), este formulário deve igualmente conter dados preenchidos pelo prestador de serviços e ser assinado por este.

O segurador deve informar o segurado acerca das condições do contrato, nomeadamente sobre o risco coberto e valor total do prémio; exclusões e limitações da cobertura; valor mínimo do capital seguro; duração do contrato e regras para o renovar e fazer cessar; modo de efetuar reclamações, entre outras informações prestadas obrigatoriamente por escrito. A obrigação do segurado consiste em comunicar todos os factos que conheça, sem omitir ou falsear informação que seja significativa para o segurador avaliar o risco a cobrir.

Webografia:

Elisabete Marques (Estudante do 3.º ano)

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segunda-feira, 7 de setembro de 2015

Como tirar uma certidão do registo criminal

A certidão de registo criminal é um documento legal que permite certificar os antecedentes criminais (ou ausência destes) de um individuo e onde constam todas as condenações dos tribunais, seja em Portugal ou no estrangeiro. Estas certidões são solicitadas para diversos fins, por entidades públicas ou privadas (concursos públicos, emissão de vistos, recrutamento, etc.), tendo um prazo de validade de 3 meses e custando cerca de € 5.

Onde podemos requerer uma certidão do registo criminal?

Que documentação é necessário apresentar?
  • Sendo o próprio – identificação válida (incluindo documento nacional de identificação emitido pela autoridade nacional de um estado membro da União Europeia, Suiça, Angola, Guiné-Bissau, Moçambique e São Tomé e Príncipe);
  • Por ascendente - deverá comprovar que é ascendente do menor, daquele que se encontra ausente do país ou impossibilitado de o requerer;
  • Terceiros - terá que apresentar declaração de autorização, documento que o identifique como pessoa autorizada e cópia do documento de identificação do próprio que permita conferir a respetiva assinatura na declaração;
  • Tutor - terá que apresentar o comprovativo de como é o tutor do titular ou do incapaz.

Para mais informações, consultar o site da Direção-Geral da Administração e Justiça (DGAJ)

Ana Pais (Finalista)

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terça-feira, 1 de setembro de 2015

Eventos com refeição


Ao organizar-se um evento é imperativo que o seu responsável dê muita atenção ao detalhe. Num evento com refeição torna-se ainda mais importante esta característica. Este tipo de acontecimentos deixa gravado na memória dos convidados o que se comeu, a decoração da sala e da mesa - extraindo-se daí a, tão famosa, expressão “as pessoas também comem com os olhos”.
 
Como o público mais assíduo deste blogue são pessoas profissionais ocupados, procurarei apresentar exemplos e ser objetiva.
 
A mise en place é, sem tirar nem pôr, ter a noção de que tudo tem o seu devido lugar e cada coisa tem um papel a desempenhar – assim há que colocar os utensílios no seu sítio próprio.
 
Existem vários tipos de refeições e, como tal, são necessárias mesas e salas de um determinado tipo. É possível escolher deste conjunto de mesas: imperial, retangular, redonda, oval, quadrada, em forma de U, em forma de T, em forma de pente; e dos tipos de sala: clássica, moderna, margarida e mista.
 
Quanto à decoração é importante perguntarmo-nos se o tipo de evento é formal ou informal pois, é a partir da resposta a esta questão que poderemos, então, marcar o tom do evento.
 
Na mesa é aconselhável, caso hajam flores (naturais preferencialmente), que estas tenham uma altura apropriada. Ou seja, que não sejam muito altas por forma a não bloquear o campo de visão dos convidados. Outro detalhe a ter em vista serão as velas, caso se decidam utilizar, devem ser velas sem cheiro e apenas são dispostas à noite.
 
Em eventos empresariais é muito comum que se conjuguem mais do que uma cultura numa só sala. Para que não haja um choque cultural tão acentuado e para que não se criem situações de embaraço, quer para os anfitriões, quer para os convidados é importante que se tenha um pouco mais de sensibilidade para esta questão. Um dos pontos com maior evidência e maior propensão para o referenciado embaraço é no momento da refeição em si. Há que fazer certos ajustes caso existam convidados com restrições alimentícias (por exemplo: religião muçulmana, judaica, convidados vegetarianos).
 
Se o detalhe for bem concretizado de certeza que o evento será um sucesso!
 
Catarina Fortes (Alumni)

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segunda-feira, 31 de agosto de 2015

Condomínio – o que é?

Por definição, um condomínio existe quando um conjunto de pessoas possui domínio sobre um mesmo objeto ou bem. No nosso dia a dia, geralmente a referência a um condomínio diz respeito à partilha de um mesmo edifício, sob a forma de propriedade horizontal (vulgo apartamentos/frações) que pertence a diferentes pessoas ou entidades: os condóminos. Um condomínio implica assim que os vários proprietários dessas frações tenham de conviver e contribuir para as despesas necessárias à manutenção das partes comuns.

Dada a variada natureza dos condomínios, e a interação obrigatória, mas nem sempre pacífica, dos vários condóminos, existe legislação específica para o efeito, nomeadamente o Código Civil, dos artigos 1414º a 1438º (Propriedade Horizontal), o Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro, e Decreto-Lei n.º 269/94, de 25 de outubro.

Quando existam mais de quatro condóminos, deve ser elaborado um regulamento que reúna as normas a ser seguidas, sem exceção, por estes. O condomínio deve ter um número de pessoa coletiva (NIPC), que deve ser requerido junto do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) ou de uma Conservatória do Registo Comercial, para que possa, por exemplo, ser titular de uma conta bancária ou serem-lhe faturadas as despesas que dizem respeito às áreas comuns.

Visto que a gestão destas questões é normalmente complexa (e tanto mais complexa quanto a quantidade de condóminos envolvida), é nomeada uma Administração do Condomínio, muitas vezes uma entidade terceira, a quem é contratada a sua gestão.

Os proprietários devem reunir anualmente (nos primeiros 15 dias de janeiro) em assembleia de condóminos, para verificação das contas do ano anterior e aprovação do orçamento. Todos os condóminos devem ser contactados com um mínimo de 10 dias de antecedência face à data da reunião, por carta registada com aviso de receção ou mediante um aviso convocatório, desde que haja recibo de receção aprovado pelos condóminos. Na convocatória deve ser indicado a data, o local e a ordem de trabalhos da reunião e, se necessário, outros assuntos que necessitem de aprovação unânime dos condóminos. Poderão também ser convocadas reuniões extraordinárias sempre que exista a necessidade.

Webgrafia:

Dália Cavaco (Alumni)

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segunda-feira, 24 de agosto de 2015

O preço do pessimismo

Já se confirmou que os otimistas têm maior probabilidade de alcançar os seus objetivos, visto que tudo para eles é um desafio - e quanto mais melhor. Estes indivíduos sabem o que querem e como querem; por isso, não se deixam abater pela insegurança e dúvidas que possam surgir e têm a capacidade de conduzir os outros à concretização dos seus interesses sem grandes dificuldades.

Para que haja seres humanos otimistas, há que educá-los desde pequenos para tal, ou seja, incentivá-los a não desistir perante os obstáculos, ainda que este seja o caminho mais fácil. Pois bem, a consequência deste tipo de educação é a confiança, que será mais tarde necessária para a pessoa conseguir lidar com os contratempos diários do trabalho e do dia a dia.

Em contrapartida, os pessimistas são pessoas que não tiveram a mesma preparação para enfrentar os problemas, desistindo ao primeiro fracasso, sem tentarem pelo menos mais uma vez e, mesmo quando o fazem, rapidamente concluem que não são capazes de realizar qualquer tarefa com sucesso.

Estes indivíduos não têm qualquer confiança neles próprios e, por esse motivo, acham que nada na vida lhes vai correr bem. A insegurança, isto é, a dúvida face às suas capacidades, o medo de arriscar e de não corresponder às expectativas faz com que não alcancem as metas pretendidas, o que os poderá levar a sofrer de depressão, visto que se tornam, aos seus próprios olhos, impotentes.

É evidente que esta situação não só afeta a pessoa em si, mas também todo o ambiente envolvente, quer o familiar quer o empresarial, dificultando as relações interpessoais. Estas pessoas privam-se de aprender com os outros, de escutar os seus conselhos, de partilhar ideias, impedindo assim a sua realização profissional, a sua progressão na carreira e, também, a sua felicidade.

Natalie Diniz (Estudante do 2.º ano)

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segunda-feira, 17 de agosto de 2015

Quando a solução é abraçar a mudança




Reestruturação. Deslocalização. Falência. Fusão. O que é que todos estes termos têm em comum, além de se referirem a fases pelas quais muitas empresas, sobretudo na atual economia, passaram/passam? Cartas de despedimento. Ao longo da minha carreira já recebi algumas. Numa sociedade em que, cada vez mais, somos o que fazemos, perder um emprego é perder mais do que o nosso sustento, é perder a nossa identidade.



Olhamos para os que perderam os seus empregos como aqueles que falharam. Podemos não o dizer abertamente mas, lá no fundo, é nisso que acreditamos. É esse estigma que é necessário eliminar. E isso começa dentro de nós próprios, dos que temos emprego e dos que o não têm.



Deixem-me partilhar o que aprendi quando, também eu, perdi o meu:

  • Não pensemos em nós como vítimas. A vitimização torna-nos agentes passivos, um mero joguete de um destino cego e vingativo.
  • Ficámos com demasiado tempo livre entre mãos? Usemo-lo de forma útil. Há inúmeras instituições de solidariedade social que necessitam desesperadamente de apoio para desenvolver o seu trabalho aos mais diversos níveis. Ajudarmos os outros aumentará a nossa autoestima.
  • Aproveitemos para estar mais com a família.
  • Fazer exercício físico, ir à biblioteca local e ler novos livros é gratuito e é uma forma de ter, como diziam os romanos, Mens Sana in Corpore Sano (Mente Sã em Corpo São).
  • A realidade do mundo do trabalho altera-se a uma velocidade vertiginosa e é fácil ficar desfasado ao fim de alguns meses de afastamento da prática diária. A inscrição em grupos profissionais na Internet (o Linkedin é uma boa opção) permite a participação ativa em debates e a pesquisa sobre novas correntes ou recentes inovações.

Por fim, aproveitemos para nos repensarmos. Quando as horas são devoradas pelo trabalho, deslocações e apoio à família, há partes de nós que acabam por ficar esquecidas ou suprimidas. Esta é a nossa oportunidade para refletir sobre os caminhos e opções feitos. Tentemos recordar quais eram os nossos sonhos quando iniciámos a nossa carreira. E perseveremos. Está nas nossas mãos tornar este momento da nossa vida em mais um que poderemos usar para continuar a crescer e a tornarmo-nos pessoas melhores, como profissionais e como seres humanos. Devemo-lo a nós próprios.



Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)

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segunda-feira, 10 de agosto de 2015

Como aferir as suas competências Office

Uma vez que a informática já faz parte do nosso dia a dia, os empregadores assumem, nesta como noutras profissões, que os candidatos dominam as aplicações do pacote Office. Ora, é possível ver as nossas competências Office certificadas através dos exames MOC (Microsoft Office Certifications - http://www.microsoft.com/learning/en-us/office-certification.aspx), que oferecem os níveis Specialist, Expert e Master. Contudo, a lista de requisitos que mencionam em termos de conhecimentos (Skills measured) também permite fazer uma autoavaliação, para efeitos de elaboração de CV, com base nas competências que serão avaliadas no âmbito destes exames.

Os exames MOS (Microsoft Office Specialist - http://www.microsoft.com/learning/en-us/mos-certification.aspx) aferem as competências de base, existindo provas para todos os programas do pacote Office, nas versões 2007, 2010 e 2013, como se poderá consultar nos links abaixo para a versão 2010:
Uma autoavaliação correta deste tipo de competências contribui assim para o reforço da qualidade, transparência e comparabilidade dos CV dos candidatos a uma determinada vaga.

Melissa Faria (Finalista)

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segunda-feira, 3 de agosto de 2015

Gestão de Reclamações e Qualidade

Uma reclamação deve ser encarada, não um ataque pessoal, mas como um instrumento de melhoria contínua, uma oportunidade para corrigir um problema e/ou prevenir a sua repetição.

Em geral, todas as empresas têm como missão satisfazer as necessidades dos seus clientes e corresponder positivamente às suas expectativas quanto aos produtos e serviços que fornecem. Cada empresa tem o seu Sistema de Gestão de Qualidade (ou política para esse fim), que engloba princípios e normas específicos, com base numa visão estratégica do que é a Qualidade.

Um fator distintivo de uma boa empresa é a forma como os colaboradores tratam as reclamações e o tempo que demoram a solucionar os problemas, aspetos que serão determinantes para a fidelização dos clientes. Ora, é fácil concluir que uma má gestão de reclamações pode originar novas queixas, o que levará a empresa ter uma imagem negativa perante os atuais e potenciais clientes.

Compete assim aos colaboradores gerir as reclamações com o maior empenho, de forma atenta e cordial, com base na Política de Qualidade em vigor da empresa.

Em primeiro lugar, ao receber um reclamante deve-se agradecer a oportunidade de tomar conhecimento da situação. De seguida, deve-se adotar uma abordagem exploratória, recorrendo a perguntas abertas, para poder garantir que se apuram todos os detalhes relevantes da reclamação. Finalmente, deve-se repetir/recapitular a informação de que se tomou nota, para garantir que se registou toda a informação essencial à gestão da reclamação.

Após apurar os factos, poder-se-á então dar início à gestão da reclamação, implementando os procedimentos considerados no Sistema de Gestão de Qualidade da organização, não só analisando o caso que foi apresentado, mas também estendendo essa apreciação a outras situações similares e avaliando os processos envolvidos. Essa análise permitirá tomar medidas para a resolução do problema, mas também para a prevenção de novas ocorrências deste.

E não se esqueça de se manter a par da situação, mesmo não lhe cabendo a si a sua gestão, no sentido de não ser apanhado(a) de surpresa por uma nova reclamação!

Débora Cavaca (Estudante do 3.º ano)

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segunda-feira, 27 de julho de 2015

As Emoções e a Produtividade

Parece existir um fundamento emocional nas grandes decisões da nossa vida, ainda que, por insegurança ou para nos justificarmos, perante os outros ou nós mesmos, depois se reflita sobre os prós e contras e se estimem possíveis consequências.

Se a premissa racional de uma decisão contrariar a emocional, além de se perder autenticidade, criar-se-á uma dissociação na pessoa, que dificilmente assim sentirá motivação e orgulho nas suas ações, já que não se identificará com elas. Contudo, poderão surgir situações em que sejam tomadas decisões estratégicas, de essência racional - mas se estas espartilharem o sujeito, se este não identificar vantagens reais, provocarão um conflito interno.
 
As emoções positivas, como o otimismo e a confiança, potenciam o nosso desempenho, motivando-nos para fazer mais e melhor, e levando a que não encaremos com dramatismo os revezes da sorte. Ainda assim, muitas pessoas destilam intencionalmente sentimentos negativos nos outros, como a insegurança e a inveja, promovendo ambientes de tensão e de conflito – como diz o ditado: “dividir para reinar”. O que, em regra, suscita este tipo de atitude é o receio da perda de poder, de que a autoridade seja questionada, de que um subordinado conquiste mais visibilidade do que uma chefia, substituindo-se então o respeito pelo medo, sem qualquer perceção dos elevados custos que daí decorrem.

O respeito conquista-se e não implica, necessariamente, reverência – as chefias que precisam de deferência submissa ou de veneração atrofiam a sua equipa, cujos elementos, para sobreviver, concorrem entre si, desviando-se dos objetivos organizacionais. Em períodos de crise, em que é preciso apelar à colaboração de todos, muitas vezes com grandes sacrifícios, este tipo de postura negativa destrói a disponibilidade, a criatividade e a vontade de cooperação. E, à menor oportunidade de um tratamento mais equitativo ou de um ambiente mais saudável, as pessoas capazes optam por sair (às vezes até com um decréscimo nos rendimentos) destas organizações tóxicas, que perdem assim o seu maior ativo: os colaboradores talentosos.

Hoje em dia é impossível alguém saber de tudo e, para que as empresas consigam crescer e manter-se competitivas, têm que acolher construtivamente os contributos de todos, premiando desempenhos excecionais, quaisquer que sejam os níveis hierárquicos das pessoas que os exibem. 

Um verdadeiro líder é aquele que consegue inspirar as pessoas à sua volta, desafiando-as para comportamentos extraordinários, sobretudo nos momentos difíceis.

Maria João Borges
Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

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segunda-feira, 20 de julho de 2015

What can’t be cured must be endured


Existem várias coisas na vida que conseguimos planear e controlar direta ou indiretamente. Outras coisas acontecem de uma forma inesperada, mas são passíveis de ser solucionadas ou reduzido o seu impacto negativo, No entanto, existem muitas situações que estão fora do nosso alcance mudar e não devem sequer ser alvo de atenção por mais tempo do que o necessário.

Após a perceção de que algo é inevitável, devemos tentar afastar o constante pensamento de derrota que só causa stress. Pensar vezes sem conta em problemas que não têm resolução é desgastante e não traz quaisquer benefícios. Afinal, o que não tem remédio remediado está! Não é uma atitude derrotista, antes pelo contrário: é aceitar aquilo que não conseguimos mudar e tirar o melhor proveito disso, sem nos martirizarmos.

De facto, o verdadeiro problema é a forma como encaramos os problemas que não têm solução. Temos que pensar: existe alguma coisa que possamos fazer para mudar o resultado final? 
Provavelmente não. Então, se esse resultado é impossível de alterar, devemos tentar antes reduzir as possíveis consequências daquilo que é irremediável e precaver novas ocorrências. Por exemplo, se cometemos um erro numa qualquer tarefa, resta assumi-lo, pedir desculpa e ficar alerta para que não volte a acontecer no futuro.

É importante frisar que isto não significa que não devemos lutar por aquilo que queremos e que tem solução, ou que não devemos tirar as devidas ilações dos erros cometidos, mas existem sempre variáveis que vão para além do que controlamos. Assim, apesar de ser necessária persistência e determinação para sermos bem sucedidos, é preciso estarmos preparados para as derrotas e encará-las como uma forma de aprendizagem.

Resumindo, toda a gente tem problemas, mas não há bem que sempre dure nem mal que nunca acabe. Pouca coisa é permanente - por isso, se for possível mudar aquilo que o incomoda, tente fazê-lo; se não é possível alterar o que aconteceu ou vai ocorrer, tente “ultrapassá-lo”.

Andreia Gonçalves (Alumni)

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quinta-feira, 16 de julho de 2015

Organizar um evento: os primeiros passos?




Nos dias de hoje, cada vez mais, organizar bem um evento é uma tarefa muito importante, pois os estes são cada vez mais arrojados. Entregar a organização de uma cerimónia a quem melhor o sabe fazer é, muitas vezes, a melhor decisão para quem quer que a mesma tenha o impacto desejado. O não calcular tudo ao pormenor, pode fazer com que o acontecimento seja um fracasso.

Para que um ato tenha o impacto desejado são necessárias diversas etapas e uma boa gestão do mesmo. O evento é um sucesso, quando o público que nele participou, recorda pormenores que por vezes não têm assim tanta importância; e, também, aquilo que fica na memória dos participantes depois deste terminar.

Existem determinados parâmetros que devem ser seguidos para que um evento atinja o objetivo pretendido. Deve ter-se em consideração qual é o objetivo, a mensagem a transmitir, o seu público-alvo e o seu orçamento.

Existe uma fase muito importante, antes do seu início, que será aquela em que se define o sucesso ou não, e que se chama a fase do pré-evento. Nesta fase tudo é avaliado ao pormenor, faz-se o planeamento e o orçamento, pedem-se patrocínios, tratam-se das inscrições, dos convites, do programa, da divulgação, avaliam-se as necessidades e os equipamentos que irão ser necessários, merchandising define-se staff e contratam-se as hospedeiras, define-se o branding do evento, visitam-se espaços e efetua-se o respetivo aluguer do local selecionado, escolhem-se e fazem-se as provas das diferentes refeições, define-se ainda nalgumas situações qual deve ser o dress code,  entre muitas outras tarefas que devem fazer parte da chek list desta primeira fase do evento.  

Passando pelos passos acima mencionados, chega-se ao dia escolhido e espera-se que o evento tenha o sucesso pretendido pelo anfitrião. No dia, muitas vezes o evento tem início, com a subida ao palco do mestre de cerimónias que dá as boas-vindas e apresenta o primeiro convidado. E temos então o início daquilo que para quem organiza constitui um grande momento.

Amália Penacho (Finalista)

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domingo, 12 de julho de 2015

O enriquecimento da função Secretariado

O facto de a burótica se desenvolver a um ritmo acelerado e contínuo tem obrigado as organizações a um upgrade das suas exigências em termos de competências técnicas relacionadas com as TIC, nesta função sobretudo relacionadas com as denominadas ferramentas de produtividade, digitalização e suportes à comunicação, no sentido de poderem obter uma melhoria dos níveis de produtividade e uma redução de custos.
A tecnologia teve impacto na evolução do perfil funcional do Secretariado, em termos das atividades e nos requisitos de competências, uma vez que algumas tarefas passaram a ser desenvolvidas com recurso a equipamentos, libertando tempo para a assunção de novas responsabilidades. A disseminação transversal das TIC nas organizações levou também a que os executivos passassem a ser autónomos em muitas tarefas antes asseguradas pelo Secretariado, cuja missão de proteger o tempo das suas chefias assumiu um novo pendor, mais pró-ativo e abrangente.
Contudo, a tecnologia não foi a única circunstância que condicionou esta transformação. Entre os fatores de impacto encontram-se algumas estratégias de intervenção organizacional, como o Downsizing, a Reengenharia e a Gestão da Qualidade Total, que as organizações adotaram, ao longo do tempo, numa busca de eficiência e de melhores resultados, face a vários constrangimentos ao seu crescimento e sobrevivência, como a globalização dos mercados, o aumento do preço dos combustíveis fósseis e as sucessivas crises económicas.
Esta busca de eficiência tem resultado num achatamento das estruturas organizacionais e numa tentativa de simplificação dos processos, que conduz naturalmente a uma maior polivalência dos trabalhadores e, por conseguinte, ao enriquecimento das funções. Ainda assim, muitos são os que continuam a referir constrangimentos à mobilidade vertical e horizontal e à progressão salarial nesta área profissional, que entendem não ter vindo a acompanhar os níveis crescentes de exigência da função.
Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria
Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”

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segunda-feira, 3 de novembro de 2014

Journal: a ferramenta mais esquecida do Outlook

O Journal é uma ferramenta do Microsoft Outlook e, como o próprio nome indica, é um Diário. Mas é um Diário muito particular. Numa linha temporal (timeline) o utilizador poderá visualizar e consultar o detalhe de itens como:
  • E-mails trocados,
  • chamadas feitas,
  • tarefas concluídas ou a executar,
  • ficheiros criados noutras aplicações do ambiente Office (Word, Excel, etc.).

Na realidade, todos os ficheiros criados no MS Office poderão, se assim o desejarmos, ser incluídos no Journal. Estes registos podem ser criados manualmente (como as chamadas telefónicas), mas a possibilidade de os automatizarmos existe (ficheiros produzidos em aplicações MS Office ou itens criados no Outlook, como mensagens e compromissos), facilitando assim a recolha exaustiva e posterior consulta de informação relacionada com um determinado assunto/projeto, até à sua finalização.

Talvez por desconhecimento, já que muitos utilizadores são autodidatas, ou talvez por esta ferramenta raramente ser abordada em formação, o Journal não tem muitos adeptos e a Microsoft tem vindo a desinvestir, gradualmente, nesta ferramenta, tornando o componente Tasks (Tarefas) mais versátil. No entanto, este Diário digital pode ser um precioso aliado na gestão de tempo, ao permitir contabilizá-lo para cada tarefa. Esta informação é crucial para a rentabilização de cada dia de trabalho e, portanto, para uma maior eficiência individual e das equipas. 

Como com qualquer outra ferramenta, o segredo está no conhecimento das suas potencialidades e na sua correta aplicação. Vamos dar uma nova oportunidade ao Journal?

Webografia:
http://www.msoutlook.info/question/698
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/track-your-time-in-outlook-using-journal-HA010034346.aspx

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)