Journal: a ferramenta mais esquecida do Outlook

O Journal é uma ferramenta do Microsoft Outlook e, como o próprio nome indica, é um Diário. Mas é um Diário muito particular. Numa linha temporal (timeline) o utilizador poderá visualizar e consultar o detalhe de itens como:

• E-mails trocados,
• chamadas feitas,
• tarefas concluídas ou a executar,
• ficheiros criados noutras aplicações do ambiente Office (Word, Excel, etc.).

Na realidade, todos os ficheiros criados no MS Office poderão, se assim o desejarmos, ser incluídos no Journal. Estes registos podem ser criados manualmente (como as chamadas telefónicas), mas a possibilidade de os automatizarmos existe (ficheiros produzidos em aplicações MS Office ou itens criados no Outlook, como mensagens e compromissos), facilitando assim a recolha exaustiva e posterior consulta de informação relacionada com um determinado assunto/projeto, até à sua finalização.

Talvez por desconhecimento, já que muitos utilizadores são autodidatas, ou talvez por esta ferramenta raramente ser abordada em formação, o Journal não tem muitos adeptos e a Microsoft tem vindo a desinvestir, gradualmente, nesta ferramenta, tornando o componente Tasks (Tarefas) mais versátil. No entanto, este Diário digital pode ser um precioso aliado na gestão de tempo, ao permitir contabilizá-lo para cada tarefa. Esta informação é crucial para a rentabilização de cada dia de trabalho e, portanto, para uma maior eficiência individual e das equipas. 

Como com qualquer outra ferramenta, o segredo está no conhecimento das suas potencialidades e na sua correta aplicação. Vamos dar uma nova oportunidade ao Journal?

Webografia:
http://www.msoutlook.info/question/698
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/track-your-time-in-outlook-using-journal-HA010034346.aspx

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)