Organizar um evento: os primeiros passos?

Nos dias de hoje, cada vez mais, organizar bem um evento é uma tarefa muito importante, pois os estes são cada vez mais arrojados. Entregar a organização de uma cerimónia a quem melhor o sabe fazer é, muitas vezes, a melhor decisão para quem quer que a mesma tenha o impacto desejado. O não calcular tudo ao pormenor, pode fazer com que o acontecimento seja um fracasso.

Para que um ato tenha o impacto desejado são necessárias diversas etapas e uma boa gestão do mesmo. O evento é um sucesso, quando o público que nele participou, recorda pormenores que por vezes não têm assim tanta importância; e, também, aquilo que fica na memória dos participantes depois deste terminar.

Existem determinados parâmetros que devem ser seguidos para que um evento atinja o objetivo pretendido. Deve ter-se em consideração qual é o objetivo, a mensagem a transmitir, o seu público-alvo e o seu orçamento.

Existe uma fase muito importante, antes do seu início, que será aquela em que se define o sucesso ou não, e que se chama a fase do pré-evento. Nesta fase tudo é avaliado ao pormenor, faz-se o planeamento e o orçamento, pedem-se patrocínios, tratam-se das inscrições, dos convites, do programa, da divulgação, avaliam-se as necessidades e os equipamentos que irão ser necessários, merchandising define-se staff e contratam-se as hospedeiras, define-se o branding do evento, visitam-se espaços e efetua-se o respetivo aluguer do local selecionado, escolhem-se e fazem-se as provas das diferentes refeições, define-se ainda nalgumas situações qual deve ser o dress code,  entre muitas outras tarefas que devem fazer parte da chek list desta primeira fase do evento.  

Passando pelos passos acima mencionados, chega-se ao dia escolhido e espera-se que o evento tenha o sucesso pretendido pelo anfitrião. No dia, muitas vezes o evento tem início, com a subida ao palco do mestre de cerimónias que dá as boas-vindas e apresenta o primeiro convidado. E temos então o início daquilo que para quem organiza constitui um grande momento.

Amália Penacho (Finalista)