Expandindo fronteiras: A atuação dos profissionais de Secretariado nas universidades públicas brasileiras – Parte 1

Publicamos hoje a primeira parte do artigo acima referenciado da Fernanda Leal. 

A Fernanda é secretária executiva e coordenadora de apoio administrativo da Secretaria de Relações Internacionais da Universidade Federal de Santa Catarina – Florianópolis, Brasil. É mestranda em Administração e desenvolve pesquisas na área de gestão por competências, com foco nas competências secretariais requeridas por universidades. Tem especialização em Secretariado - Gestão de Pessoas e Processos, e graduação em Secretariado Executivo e Comércio Exterior. 

Agradeço, desde já, à Fernanda pela sua disponibilidade em colaborar com o Great Assistants.

Susana de Salazar Casanova

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O elevado nível de complexidade a que os sistemas organizacionais contemporâneos foram submetidos induziu diversas profissões a refletirem sobre seu posicionamento no mercado e reconstruírem suas competências, como forma de manterem-se necessárias à eficiência das organizações.

Nesse contexto, o profissional de Secretariado Executivo teve seu perfil quase inteiramente reformulado: ao deixar de desempenhar atividades essencialmente mecânicas, como digitação e distribuição de expedientes, para assumir responsabilidades mais significativas, como gestão de informações e liderança de equipes, ampliou seus níveis de atuação e migrou gradativamente do campo operacional ao estratégico.

No Brasil, esse profissional passou a também atuar nas universidades públicas. O processo iniciou-se em 2005, a partir de quando diversos concursos públicos para o provimento do cargo de Secretário Executivo foram promovidos. Segundo o Ministério da Educação, no segundo semestre de 2013 já havia cerca de 1500 cargos ocupados.

Este cenário nos induz a refletir sobre a forma como as atribuições do profissional de Secretariado foram adequadas ao contexto das universidades. Sabe-se que, por conta da flexibilidade do perfil e suas competências, esse profissional está apto a oferecer múltiplas contribuições a organizações de diferentes naturezas.

Mas qual o impacto e relevância de sua atuação nas universidades públicas? Quais as principais diferenças entre trabalhar em uma empresa e em uma universidade? Como um profissional de Secretariado ingressa nessas instituições e constitui sua trajetória profissional no Serviço Público brasileiro?

Conheça um pouco da carreira neste e em um próximo artigo.

Forma de ingresso e início da carreira

Enquanto processos seletivos de empresas privadas geralmente abrangem entrevistas, testes psicotécnicos e testes práticos relacionados ao setor da empresa em que o profissional atuará, no âmbito das universidades o ingresso é realizado por meio de concurso público. Na maioria dos casos trata-se de prova escrita com temas previstos em edital.

No caso específico da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) são 40 questões de múltipla escolha, sendo 15 de língua portuguesa e 25 de conhecimentos específicos da área de Secretariado. A Figura 1 apresenta um exemplo de questão de concurso para o cargo de Secretário Executivo:

Figura 1 – Exemplo de questão de concurso para o cargo de Secretário Executivo

Fonte: UFSC (2011).

Os candidatos aprovados e nomeados dispõem de até 30 dias para apresentar à instituição os documentos requeridos (dentre os quais estão diploma de bacharel em Secretariado Executivo e registro profissional) e, após essa data, de mais 15 dias para assumirem o cargo.

Essa forma de ingresso pode ser vantajosa para profissionais com facilidade para decorar informações ou dificuldade para se expressar oralmente em entrevistas. Todavia, a impessoalidade exigida nos concursos públicos não permite a mensuração de certas competências. Aspectos comportamentais como ética, responsabilidade e bom relacionamento interpessoal, por exemplo, que são essenciais para o bom desempenho de um secretário, são inteiramente desconsiderados.

Tendo assumido o cargo, o profissional entrará em processo de estágio probatório pelos primeiros três anos, quando será avaliado principalmente quanto a assiduidade, disciplina, iniciativa, produtividade, qualidade e responsabilidade. Uma vez aprovado, adquirirá estabilidade e terá direito a todas as vantagens de um cargo público.

Atuação profissional
Um documento expedido pelo Ministério da Educação detalha as atividades típicas do profissional de Secretariado nas universidades públicas brasileiras, sumarizadas na tabela abaixo:

Tabela 1 – Descrição de atividades típicas do cargo de Secretário Executivo

Atividade	Detalhamento
Assessorar direções	Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir à direção em reuniões; secretariar reuniões.
Atender pessoas	Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
Gerenciar informações	Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.
Elaborar documentos	Redigir textos, inclusive em idioma estrangeiro; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos; taquigrafar ditados, discursos, conferências, palestras, inclusive em idioma estrangeiro; traduzir em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da instituição.
Controlar correspondência	Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
Organizar eventos e viagens	Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; enviar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
Supervisionar equipes de trabalho	Planejar, organizar e dirigir serviços de secretaria; estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.
Arquivar documentos	Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos.

Fonte: MEC (2005)

 

As atividades descritas no documento tanto enquadram-se às previstas na lei que regulamenta a profissão no Brasil, quanto parecem mais atualizadas e realistas. Apesar da amplitude da lista, que serve como base para todas as universidades, sabe-se que cada uma dessas organizações apresenta particularidades oriundas do seu contexto cultural e socioeconômico, e, portanto, exigirá diferentes competências desses profissionais.

Alguns estudos preliminares demonstram que as atribuições dos secretários das universidades têm estado mais relacionadas às demandas dos setores nos quais trabalham do que ao cargo que ocupam. De modo geral, atribuições com maior nível de responsabilidade e complexidade, mais coerentes com o perfil atualmente instituído para esse profissional, são desenvolvidas por secretários que ocupam funções ou cargos administrativos, como coordenador ou diretor.

Tanto setores da Administração Central quanto das faculdades podem ser atraentes para secretários em busca de desafios profissionais. No primeiro caso, a atuação está mais voltada para a assessoria a gestores de alto escalão. No segundo, o nível de autonomia tende a ser maior. Frequentemente eles são responsáveis por toda a parte administrativa de coordenadorias de cursos, departamentos de ensino e coordenadorias de pós-graduação.

Evidencia-se que, de modo geral, a capacidade empreendedora e o caráter multifuncional que compõem o perfil dos secretários executivos lhes têm permitido desempenhar um relevante papel na gestão das universidades brasileiras, que vivenciam um cenário de intensa expansão.
No próximo artigo abordaremos a carreira, bem como os principais desafios e oportunidade que o profissional de Secretário Executivo encontrará nessas instituições.
 

Nota: a segunda parte deste artigo será publicada no dia 30 de junho de 2014.

Fernanda Leal