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sexta-feira, 28 de junho de 2013

Testemunho ix | Ana Isabel Carreiras

 

Como consegui vencer a timidez e a insegurança

Ingressei no curso de secretariado no ano de 2008, com 18 anos. Penso que este facto é importante referir, uma vez que finalizei o secundário e fui diretamente para o ISLA Campus Lisboa, certíssima de que o curso de Secretariado e Comunicação Empresarial tinha sido a escolha perfeita. O curso era composto por disciplinas de caráter realmente muito interessante e de relevo para a minha vida futura.

Sempre me considerei uma pessoa tímida e insegura. Nunca fui de participar nas aulas a não ser que os professores me perguntassem algo. No entanto, neste curso apercebi-me desde cedo que esse comportamento não poderia ser adotado.
 
Logo no 1.º Semestre do 1.º ano, deparei-me com a U.C. Técnicas de Comunicação e Expressão, bastante interessante, mas que exigia que todos os alunos participassem, criassem e lessem os seus textos para a turma, e até que fizessem apresentações individuais de meia hora. Teria realmente que me esforçar para ultrapassar o nervosismo e insegurança de falar em público (algo que me acompanhou desde que me lembro de apresentar trabalhos). Mas foi a U.C. de Práticas de Secretariado e Assessoria uma das que mais contribuiu para a minha transformação pessoal.

Recordo-me que, na primeira aula, a Prof.ª Maria João Borges perguntou a todos os alunos a sua idade e se já tinham tido contacto com o mundo profissional. Eu era das poucas pessoas, senão a única, que nunca tinha feito nada a nível profissional e muito menos tido contacto com o meio empresarial. Nas aulas seguintes observei que a Professora exigia a participação e opinião de todos os alunos sobre vários factos a nível profissional. Todos os meus colegas sabiam, muitos por experiência própria, ao que a Professora se estava a referir. Pensava, insegura de mim, que quando ingressasse numa organização não iria saber fazer nada.

A partir de certa altura, e principalmente no 3.º ano da licenciatura, comecei a sentir que teria que me libertar e deixar de pensar no que me atormentava. Teria sim que enfrentar a situação. Comecei a intervir nas aulas sempre que achava oportuno e a escutar os comentários da Professora. Comecei igualmente a colocar questões que outrora tinha receio de introduzir por parecerem ter respostas demasiado óbvias.

Acredito que o que nos permite uma boa conduta no mundo profissional são a ética e o bom senso, adicionados de brio, educação, proatividade e muita força de vontade. Os conhecimentos técnicos e académicos também ajudam, claro! E a experiência só nos ajuda a lidar melhor com situações que eventualmente possam surgir.

Hoje sei que a minha insegurança não tinha razão de ser. Mesmo sem experiência, consegui vingar: aprendi e absorvi muita informação nova com que só temos contacto no mundo laboral e na própria organização. Honestamente, hoje sinto-me segura das minhas capacidades, tanto a nível pessoal como a nível intelectual, graças ao esforço que fiz para enfrentar os meus medos e inseguranças.

Ana Isabel Carreiras (Alumni)

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quarta-feira, 26 de junho de 2013

Diários da República (ix)


Divulgamos os principais destaques dos atos com interesse publicados, na última semana, em Diário da República.

Semana de 17 a 21 de junho

Portaria 203/2013, 17/06/2013
Cria a medida Vida Ativa - Emprego Qualificado. Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/06/11400/0335003355.pdf

Decreto-Lei 82/2013, 17/06/2013
No uso da autorização legislativa concedida pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, introduz um conjunto de medidas de incentivo ao investimento. Para download siga o link:

Resolução do Conselho de Ministros n.º 40/2013, 18/06/2013
Determina que se proceda à demissão de gestores públicos, por mera conveniência, à cessação da designação em regime de substituição de vogal de instituto público e à cessação dos cargos de direção ou de responsabilidade na área financeira de personalidades envolvidas na celebração de contratos de instrumentos financeiros derivados de natureza claramente especulativa e ou contratualmente desequilibrados. Para download siga o link:

Portaria 204-A/2013, 18/06/2013
Cria a medida de Apoio à Contratação Via Reembolso da Taxa Social Única (TSU). Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/06/11502/0128401287.pdf

Portaria 204-B/2013, 18/06/2013
Cria a medida Estágios Emprego. Para download siga o link:

Portaria 205/2013, 19/06/2013
Aprova o Regulamento do Programa de Ocupação de Tempos Livres (OTL). Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/06/11600/0338003384.pdf
 
Lei n.º 39/2013, 21/06/2013
Regula a reposição, em 2013, do subsídio de férias para os trabalhadores públicos, aposentados, reformados e demais pensionistas. Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/06/11800/0341103413.pdf
 
Dália Cavaco (Estudante do 1.º ano)

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segunda-feira, 24 de junho de 2013

É o pânico!!!!!

 
O Sr. Diretor já voltou da reunião e está maldisposto...! Faltou o transfer do grupo! O datashow não funciona! Estão 80 pessoas na sala! O secretariado do congresso diz que a inscrição do participante não está feita e não lhe dão a documentação!

Quantas vezes estas situações nos assaltam no meio de quinhentas outras tarefas e problemas do dia-a-dia, ao longo da nossa vida profissional?
 
Lembro-me bem de sentir a cara a ferver, de ficar com o coração aos saltos na garganta, a respiração acelerada, estômago colado às costas pelo susto, as mãos a tremer! E agora…???!!!

Instalava-se a confusão. Disparava perguntas a quem eventualmente estivesse envolvido no processo, agarrava-me ao telefone, disparava e-mails para todo o lado na tentativa de conseguir um milagre que resolvesse a situação no segundo seguinte.

No segundo seguinte! É possível? É claro que não!

Com o passar dos anos – e já lá vão bastantes – aprendi que enquanto eu quase perdia a lucidez na tentativa de resolver a questão no segundo seguinte, perdia também a capacidade de racionalizar o problema e de conseguir, de facto, uma solução rápida e eficiente. Por outro lado, os meus nervos e irritação influenciavam a atitude dos meus interlocutores que, à semelhança do que estava a acontecer comigo, entravam também em “parafuso”.

Além desta questão do pânico, não nos podemos esquecer que estamos a testemunhar a Lei de Murphy em ação e que, por isso, a sucessão de acontecimentos menos positivos tem grande probabilidade de continuar, alimentada pelo nosso nervosismo. É nestas alturas que o e-mail não funciona, que a menina da agência de viagens está numa reunião com um cliente, que o telefone está impedido… e nós ficamos cada vez mais nervosos e irritados, e o tempo a passar, e a caneca da água, que ganha vida própria precisamente nesse momento, acaba por causar uma inundação em cima da mesa, afogando o contrato com o palestrante que até já estava assinado pela Direção… e nós caímos na cadeira e olhamos à volta, sem saber por onde começar a pôr as coisas em ordem…

Pois é. O Sr. Pânico não ajuda!

O tempo ensinou-me que, enquanto eu estou cheia de nervos, num stress desgraçado a tentar armar-me num santo qualquer para conseguir fazer um milagre, o grupo que não tem transfer está a aguardar a solução, no aeroporto, trocando impressões sobre o país. Provavelmente o participante no evento está ao pé do secretariado e já encontrou colegas com quem conversa enquanto espera que lhe digam que está tudo em ordem, as 80 pessoas que estão na sala de conferências esperam também a chegada de um novo datashow, e o diretor que chegou mal-humorado vai “cozer” a má disposição para o resto do dia, a não ser que receba uma chamada que o informe que acabou de ser contemplado com o primeiro prémio do Euromilhões (que nessa semana até tinha jackpot), e saia desalvorado a correr pelo escritório fora!

Então para quê o pânico? Para quê o “ Ai, ai, ai e agora?” Agora..., resolve-se com calma. Se as pessoas do outro lado forem recebendo notícias sobre o que estamos a fazer para resolver as questões, acalmam-se, esperam, porque sabem que estas coisas podem acontecer e que ninguém contribuiu ativamente para que corressem mal.

Há aquelas que não aceitam, que refilam, que chegam a ser mal-educadas. Pois há! E vamos nós conseguir mudá-las? (...se tivermos mesmo a tal mania que fazemos milagres, podemos tentar... mas eu não arriscava!) Será que não fazem parte daquele grupinho que acha que o mundo está cá exclusivamente para as servir - e sem falhas - porque são muito importantes? É? Então demos-lhes a importância que elas acham que têm! Pedimos muitas desculpas pela falha lamentável! Têm toda a razão! Como é que uma coisa destas foi logo acontecer com elas! Parece impossível! Pedimos-lhes só um bocadinho, que vamos já desancar o responsável por semelhante coisa e arranjar uma solução com uma nova empresa/pessoa que esteja à altura!

Nem sempre é fácil. Pois não! Principalmente para quem se inicia na profissão. Temos que ter sempre presente que estamos ali, naquele lugar, porque esperam que nós consigamos fazer com que tudo corra sobre rodas… mas os pneus também têm furos!

Pessoalmente, foram, como já disse, os anos de experiência que me ensinaram a controlar o pânico, mas não só… é que aos 52 anos consciencializei-me que tenho muito mais passado do que futuro e que os problemas existem mas as soluções também. De alguma forma nunca nada ficou por resolver. Tenho a certeza que não sou eu que vou mudar o mundo. Situações como estas, ou piores, ocorreram e vão continuar a ocorrer porque fazem parte da nossa vida profissional. É por causa delas que estamos ali, naquele lugar específico, também.

Ana Cristina Baltazar (Finalista)

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sexta-feira, 21 de junho de 2013

Voluntariado e Responsabilidade Social

De acordo com o art.º 3.º da Lei n.º 71/98, de 3 de novembro, o voluntariado traduz-se na “(…) acção de um indivíduo que de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar acções de voluntariado no âmbito de uma organização promotora". Quanto ao conceito de Responsabilidade social, em 2001 a Comissão das Comunidades Europeias definiu-a como a “Integração voluntária de preocupações sociais e ambientais por parte das empresas nas suas operações e na sua interacção com outras partes interessadas”.

Embora correta, esta descrição do voluntariado é, na minha opinião, um pouco crua, fria e vaga, pois o voluntariado vai para além do desinteresse monetário e do compromisso de forma livre. É uma atitude solidária, nobre, humilde e de grande generosidade gratuita por parte do Ser Humano para com as pessoas, instituições e comunidades que apresentam necessidades a diversos níveis. Mas necessitadas de quê e porquê? Necessitadas simplesmente de mão de obra? Necessitadas porque não têm recursos financeiros para contratar um colaborador? A resposta a estas questões é negativa, pois as instituições e a comunidade são necessitadas de ações e de sentimentos que o dinheiro não pode pagar. Necessitadas de inovação, dinamismo, atenção, cooperação, dedicação e amor a causas em troco de nada…nem recompensas nem compensações! Aqui temos um significado mais humano da palavra voluntariado.

Tanto as instituições como as empresas que recorrem ao recrutamento de voluntários demonstram perante a sociedade civil responsabilidade social para com os outros, a sociedade e para com o próprio meio ambiente.

Desta forma, o voluntariado é de grande importância para as IPSS – Instituições Particulares de Solidariedade Social, sem fins lucrativos, tais como hospitais, lares de idosos, creches, entre outras. É através do voluntariado que as instituições conseguem demonstrar o sentimento de responsabilidade civil, bem como colmatar algumas necessidades, sem ter de recorrer ao financiamento e recrutamento de profissionais. Os voluntários inscrevem-se e são selecionados através de uma entrevista para, assim, serem recrutados e redirecionados para uma área adequada ao seu perfil. Esta pré-seleção é importante, pois o perfil do voluntário tem que se adaptar às regras, à filosofia, aos valores e ao funcionamento da Instituição. Tanto os voluntários como as Instituições que os acolhem têm deveres, obrigações e responsabilidades.


Sílvia Pedrosa (Estudante do 3.º ano)

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quarta-feira, 19 de junho de 2013

Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial


É com muito gosto que disponibilizamos, a partir deste ano letivo, a licenciatura dupla em Secretariado e Comunicação Empresarial e em Gestão de Recursos Humanos e Organização Estratégica, cujo plano de estudos pode ser consultado aqui.


Acreditamos que esta oferta é complementar e que irá contribuir para aumentar a empregabilidade dos estudantes.

As inscrições para o ano letivo de 2013/2014 já estão abertas e com condições preferenciais. Informe-se aqui.

Ainda tem dúvidas sobre que curso tirar? Be SMART!

S  ecretariado engloba cultura geral, línguas, informática, direito, gestão, marketing, economia, comunicação, imagem e relações públicas, gestão documental, protocolo e eventos;
M  ultitasking, resolução de problemas, bom senso, determinação, diplomacia;
A  mbição, autonomia, organização, rigor, criatividade;
R  elevante é ter 90% de empregabilidade;
hink big!

A tradição na assessoria de topo.

Susana de Salazar Casanova
Coordenadora Executiva da Licenciatura em SCE

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segunda-feira, 17 de junho de 2013

Assinaturas

Uma assinatura autentica uma comunicação e vincula o seu autor. Por isso, quando é colocada numa comunicação emitida por uma pessoa coletiva, deve perceber-se a posição do seu autor na estrutura organizacional, sendo assim adicionada da designação do respetivo cargo ou departamento.

Não há normas oficiais quanto ao posicionamento de mais do que uma assinatura numa comunicação. Contudo, como numa parte significativa das línguas se escreve da esquerda para a direita e de cima para baixo, o posicionamento das assinaturas segue frequentemente uma ordem decrescente de importância da esquerda para a direita e/ou de cima para baixo. Protocolarmente, poderá dar-se preferência a colocar a pessoa com a posição mais alta na hierarquia à direita, ainda que o destinatário tenda a considerar o primeiro nome que lê como o daquele que mais vincula a organização ao conteúdo da comunicação.

Quando a pessoa que ditou ou minutou a comunicação não puder, por qualquer motivo, assinar, a pessoa que o fará em seu lugar deverá fazer preceder a identificação do autor do conteúdo de um P’ ou Pelo ou Por.

Se uma comunicação for formal/oficial ou importante, deverá ser assinada no final e igualmente rubricada em cada página, incluindo anexos. Aplicar-se-á o mesmo procedimento se o documento for impresso frente e verso.

Uma assinatura digital não é uma assinatura digitalizada. A assinatura digital resulta de processamento eletrónico de dados, com base num sistema criptográfico, que autentica cada documento. Identifica de modo inequívoco quem subscreve o documento, de forma simples ou qualificada, e permite detetar qualquer alteração posterior, já que são apostos selos temporais (validação cronológica).

Os portugueses podem hoje assinar digitalmente usando o cartão de cidadão (lido com recurso a um leitor smartcard e contra a introdução de um código pessoal - PIN). O mesmo acontece para os colaboradores de uma organização em operações correntes (assinatura de e-mails e outros documentos que não careçam de assinaturas qualificadas).

As assinaturas qualificadas têm o mesmo peso que assinaturas reconhecidas notarialmente na qualidade, isto é, com poderes para o ato. Este poder é atestado pela entidade emissora credenciada do certificado digital qualificado. Cfr. Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, republicado pelo Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de abril, e alterado pelos Decretos-Lei n.º 165/2004, de 6 de julho, e n.º 116-A/2006, de 16 de junho).

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria

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sexta-feira, 14 de junho de 2013

Crónica de um estagiário - VI


Se o dia tivesse mais horas…

Antes de começar este estágio já trabalhava. A área era distinta e as funções também, mas, de qualquer das formas, já trabalhava e tinha noção das dificuldades que advêm de tentar conciliar o trabalho com a vida académica e pessoal.

Mas, mesmo estando habituada, tenho um horário diferente do anterior e estou a entrar numa fase de testes, trabalhos e frequências. Por isso, penso que seria proveitoso poder acrescentar umas quatro horinhas às já existentes 24 horas diárias. Bem sei que não sou a única a pensar assim, mas não é por isso que o dia vai crescer – o que é que se há de fazer?

Na verdade, o facto de ter pouco tempo ajuda-me a perceber o que é prioritário e o que pode ser relegado para segundo plano; ajuda-me, também, a tentar utilizar todo o tempo que tenho para fazer algo proveitoso, tanto a nível profissional e académico, como a nível pessoal. Nem sempre consigo fazê-lo e, portanto, acabo por andar numa busca constante de uma boa gestão de prioridades.

Claro que às vezes gostava de poder estar sentada no sofá sem fazer coisa alguma – ficar a vegetar, simplesmente. Sim, tenho saudades disso. Também tenho saudades de poder dormir oito horas e de não ter de passar mais de meio dia fora de casa, nem ter de andar a correr de um lado para o outro. Mas, por agora, não tenho outra escolha.

Para além disso, penso que seria bom ter mais tempo para estar com a minha família, com os meus amigos, com o meu namorado… Temo, por vezes, poder estar a negligenciá-los, embora não veja alternativas para já. Ainda assim, sei que, sendo pessoas que gostam de mim incondicionalmente, posso contar com o seu apoio sempre que precisar.

E, depois disto tudo, se o dia tivesse mais horas, eu ia querer fazer mais coisas. Já diz o ditado: quem corre por gosto não cansa. Bom, não cansa tanto!
 
Pilar Souto (pseudónimo)

 

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quarta-feira, 12 de junho de 2013

Diários da República (viii)


Divulgamos a legislação de interesse publicada, na última semana, em Diário da República.

Semana de 3 a 7 de junho

Resolução do Conselho de Ministros 36/2013, 04/06/2013
Procede à primeira alteração à Resolução do Conselho de Ministros n.º 51-A/2012, de 14 de junho, que aprova o Plano Estratégico de Iniciativas de Promoção de Empregabilidade Jovem - «Impulso Jovem». Para download siga o link:
Dália Cavaco (Estudante do 1.º ano)

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segunda-feira, 10 de junho de 2013

À conversa com... Maria do Rosário Braga da Cruz, Provedora do Estudante


A Mestre Maria do Rosário Braga da Cruz trabalha no ISLA Campus Lisboa há 32 anos. A sua carreira profissional foi praticamente desenvolvida nesta organização.

Tem o Curso Superior de Secretariado do ISLA. É licenciada em Filologia Germânica pela Faculdade de Letras de Lisboa. Em 1997, completou o Mestrado em Estudos Anglo-Portugueses pela Universidade Nova de Lisboa.

É uma das pessoas mais respeitadas pelo Staff e pelo Faculty Staff. É a figura que defende e representa os estudantes junto da Direção e da Direção Académica.

Susana de Salazar Casanova: A sua carreira profissional tem sido desenvolvida no ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities. Foi Adjunta da Direção, Coordenadora da licenciatura em Secretariado a par de Coordenadora do Programa Erasmus. Como resume estes 32 anos de carreira?
MRBC: Foram anos muito enriquecedores. Os diversos cargos e responsabilidades que fui assumindo ao longo destas três décadas no ISLA permitiram-me experiências muito diversificadas. O facto, por exemplo, de ter sido Coordenadora do Programa Erasmus de 1991 a 2011 deu-me a oportunidade de contactar com universidades de diferentes países europeus, o que me permitiu uma abertura ao mundo que, de outro modo, dificilmente teria tido. Foi muito gratificante para mim observar a transformação que o período de mobilidade operou em todos os estudantes que o realizaram. Se a aprendizagem é sempre uma viagem que se inicia para um mundo novo, uma partida para alcançar um olhar diferente e mais profundo sobre a realidade, o Programa Erasmus demonstra, para além dessa vontade de partir, uma capacidade óbvia para ir ao encontro do outro nessa viagem que é, a todos os títulos, de louvar.

SSC: É curioso estar há tantos anos num estabelecimento de ensino superior e nunca aqui ter lecionado. A carreira académica não a atraiu?

MRBC: Embora tenha iniciado a minha vida profissional como docente de inglês no Ensino Secundário e, já a trabalhar no ISLA, tenha lecionado aulas de Português para Estrangeiros e duas disciplinas no âmbito do Secretariado, a verdade é que nunca me decidi pela docência. Já várias vezes me interroguei sobre as causas desta opção, tanto mais que sempre gostei muito de comunicar e de transmitir o que sei a todos os que me rodeiam, mas a verdade é que assim não aconteceu.
 

SSC: A sua imagem está e estará incontornavelmente associada à licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial que coordenou durante quase 3 décadas. Assistiu e promoveu várias mudanças relacionadas com o curso, como a passagem deste de bacharelato a licenciatura. Este foi um marco importante para reforçar a empregabilidade dos estudantes? 
MRBC: Embora o bacharelato e posteriormente a licenciatura tenham sido marcos importantes que não poderei esquecer, já que representaram o coroar de um conjunto de esforços que envolveu a colaboração de muitos, nomeadamente de ex-alunos de Secretariado que lutaram por esse objetivo, não creio que o grau académico, por si só, tenha reforçado a empregabilidade dos nossos estudantes e diplomados nas empresas privadas. O extraordinário desempenho de muitos dos profissionais de Secretariado que já se encontravam no mercado de trabalho desde os finais da década de 60, fazendo jus à boa formação que aqui tinham adquirido, contribuiu, isso sim, de uma forma decisiva para que o nome do ISLA se tivesse imposto nesta área do mercado como nenhum outro. Devo, no entanto, acrescentar que para os diplomados que exerciam, ou passaram a exercer a sua atividade na Função Pública, a obtenção do grau académico foi de extrema relevância, pois passou a possibilitar o acesso dos mesmos à carreira técnica superior.
 

SSC: As diversas reestruturações do plano de estudos têm procurado manter o curso ativo e preparar com qualidade e rigor os estudantes para o mercado de trabalho. Como foi evoluindo o plano de estudos ao longo destas três décadas? Contactou gestores e alumni?
MRBC: Para a mudança do plano de estudos do curso de bacharelato para o de licenciatura contei com o envolvimento de muitas pessoas a quem pedi colaboração, nomeadamente de gestores, de alumni e de docentes do ISLA de áreas científicas que pretendíamos incluir no elenco das disciplinas dos 4 anos do curso e que enriqueceriam os conhecimentos dos nossos alunos, tornando-os mais aptos a cumprir as tarefas que começavam, cada vez mais, a ser chamados a desempenhar nas empresas. Para além destes auxílios, procedi a um estudo aturado dos planos dos cursos congéneres em estabelecimentos de ensino europeus com os quais, já na altura, mantínhamos parcerias e, deste modo, se foi construindo o plano da licenciatura em Assessoria de Direcção, de 4 anos letivos, que viria a ser aprovado pelo Ministério da Educação, em 1993.
 

SSC: Sendo o secretariado e a assessoria uma profissão secular como explica o facto de hoje em dia esta profissão ainda ser alvo de tantos preconceitos e estereótipos?
MRBC: O facto de se poder aceder a esta profissão sem ter obtido previamente uma formação académica específica que permita o seu exercício concorreu para que se tivesse interiorizado a ideia de que qualquer pessoa, mesmo sem formação, poderia vir a desempenhá-la. Para se ser advogado, por exemplo, tem de se terminar a licenciatura em Direito e ainda obter aprovação no exame da Ordem dos Advogados. Embora na Função Pública trabalhem muitos profissionais de Secretariado, a categoria continua, inexplicavelmente, a não existir com essa denominação, à exceção dos Gabinetes Ministeriais e da Presidência da República, em que existe “Secretária Pessoal”. Podia continuar a dar-lhe vários exemplos de situações que, dado serem tão difusas, acabaram por, de alguma forma, contribuir para não se prestigiar esta função tanto quanto se devia.

Em 2013 como vê o futuro desta profissão? 

MRBC: Considero que um profissional de Secretariado competente é alguém que todos os gestores e demais chefias procuram e que, quando encontram, não podem dispensar, pois cria-se entre eles uma cumplicidade e uma confiança que não é facilmente substituível. Para comprovar o que lhe acabo de dizer, repare no número de gestores que levam consigo os profissionais que os secretariam quando mudam de empresa, ou quando são chamados a desempenhar funções no governo, ou até em organismos internacionais. Os profissionais de Secretariado têm um enorme poder delegado e estão de posse de muita informação, sendo pessoas de grande valia na organização. Quando tive a meu cargo o “Serviço de Emprego” do Curso de Secretariado pude constatar, de uma forma muito clara, o que lhe estou a transmitir, pois acompanhei de perto os percursos dos profissionais de secretariado formados pelo ISLA e, não raro, ouvi os elogios que lhes eram prodigalizados pelos gestores, advogados e dirigentes políticos que secretariavam. Esse trabalho, que desenvolvi ao longo de mais de uma década, contribuiu para que tivesse a perceção da importância de que se revestem não só as competências técnicas, mas também as características pessoais e as chamadas soft skills para o cabal desempenho da função. Ontem, tal como hoje, estou completamente convicta da relevância da função, que se vai adaptando, como é natural, às transformações operadas nas empresas que exigem profissionais com novas valências e conhecimentos muito mais abrangentes.
 

SSC: Em 2011, com a aquisição do ISLA-Lisboa pelo Grupo Laureate International Universities, assumiu o cargo de Provedor do Estudante. O que faz exatamente o Provedor do Estudante?
MRBC: O Provedor do Estudante é um cargo relativamente recente, e por isso mesmo ainda pouco conhecido que foi criado, em 2007, pelo RJIES – Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior e que tem como principal função a defesa e a promoção dos direitos e dos interesses legítimos dos estudantes, gozando, no exercício das suas funções, de total autonomia relativamente aos restantes órgãos das instituições de ensino. Como o Provedor do Estudante não tem poder decisório, deverá agir como mediador e dirigir aos órgãos competentes as recomendações necessárias para prevenir ou reparar injustiças que possam ter ocorrido, no sentido de melhorar os procedimentos. Deve ser, por conseguinte, um observatório permanente das instituições de ensino.
 

8. SSC: Nestes dois anos, quais têm sido as suas principais preocupações no apoio e na defesa dos estudantes?
MRBC: Tenho procurado ouvir e entender as causas das reclamações que os estudantes me apresentam e as razões da sua insatisfação. Só me sinto compensada no meu trabalho se todos os que se me dirigem, incomodados com alguma situação, saírem do meu gabinete com a certeza de que as suas reivindicações serão devidamente tratadas e acompanhadas por mim. O diálogo que estabeleço com os estudantes proporciona-me uma reflexão sobre o problema apresentado que irá fundamentar a proposta que dirigirei, posteriormente, aos órgãos estatutariamente competentes para o resolver.

SSC: No dia 17 de abril foi homenageada pelos estudantes da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial. Como resume este momento?

MRBC: Foi algo de totalmente inesperado para mim. Deste modo, talvez não tenha conseguido exprimir por palavras o que senti ao ver o filme que os estudantes prepararam e o texto que elaboraram. Poderei resumir os sentimentos que esta homenagem em mim produziu em duas palavras: Emoção e Gratidão!

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sexta-feira, 7 de junho de 2013

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quinta-feira, 6 de junho de 2013

Empregabilidade – Secretariado e Assessoria


Segundo o Instituto de Emprego e Formação Profissional (IEFP), o número de inscritos nos centros de emprego em 31 de dezembro de 2011, à escala nacional, na área de formação superior em Secretariado e Trabalho Administrativo, era de:
- estudantes que se diplomaram entre 2000-2001 e 2009-2010 – 4054;
- dos quais inscritos nos centros de emprego - 241 (6%);
- dos quais à procura do primeiro emprego - 24 (10%).

Claro que nem todos os diplomados com um curso superior em situação de desemprego se inscrevem nos centros de emprego. Claro, também, que há muita gente a trabalhar nesta área sem formação superior específica ou mesmo sem formação superior, que não está abrangida por estes números. Mas os números não deixam de ser sugestivos, num período em que a taxa de desemprego atinge máximos nunca antes vistos.

Por isso, se quer apostar na sua empregabilidade, pense nestes números!

Fonte: Direção-geral do Ensino Superior (DGES)
http://www.dges.mec.pt/guias/detcursopi.asp?codc=9235&code=4350

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria

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quarta-feira, 5 de junho de 2013

Diários da República (vii)

 
Divulgamos a legislação de interesse publicada, na última semana, em Diário da República.

Semana de 27 a 31 de maio

Portaria 193/2013, 27/05/2013 
Define os parâmetros a que deve obedecer o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras na fixação dos procedimentos e soluções tecnológicas a adotar pelas transportadoras aéreas para transmissão da informação dos passageiros alvo de comunicação antecipada obrigatória. Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/05/10100/0305703071.pdf

Decreto-Lei 71/2013, 30/05/2013
No uso da autorização legislativa concedida pela Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, aprova o regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado (regime de IVA de caixa), e altera o Código do IVA, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 394-B/84, de 26 de dezembro. Para download siga o link:
http://dre.pt/pdf1sdip/2013/05/10400/0314203145.pdf

Dália Cavaco (Estudante do 1.º ano)

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segunda-feira, 3 de junho de 2013

Office Manager…?

A função office manager (ou, em português, gestor do escritório), que representa um dos cenários topo de carreira na profissão do Secretariado, engloba um conjunto muito diversificado de atividades, que pode variar de organização para organização, tendo em conta o seu tamanho e estrutura, mas que normalmente inclui:

- Procurement - seleção de fornecedores, negociação de preços e de condições de entrega e pagamento, conferência de faturas e autorização de pagamentos;

- Gestão do economato - gestão de stocks; distribuição de material; controlo de custos; produção de merchandising e materiais corporativos, como brochuras, papel timbrado, etc.;

- Aquisição de equipamentos e mobiliário - avaliação de necessidades e negociação dos fornecimentos;

- Supervisão da manutenção e limpeza de instalações - manutenção e reparação de equipamentos; obras; abastecimento de casas de banho; etc.;

- Aquisição de produtos alimentares e louça para salas de reunião e copa;

- Supervisão da segurança das instalações - sistemas de alarme; organização de simulacros; controlo de aspetos relativos à saúde no trabalho, como ruído, iluminação, climatização, segurança, conforto, entre outros;

- Gestão das comunicações - aquisição e controlo de custos de telefones e telemóveis; atualização de conteúdos no site da empresa; etc.;

- Gestão da frota automóvel - contratos ALD/Leasing; celebração de contratos de seguro e pagamento dos respetivos prémios; revisões das viaturas; liquidação do IUC; etc.;

- Organização de eventos empresa - festas, ações de team building e formação, etc.

Esta enumeração não esgota, obviamente, aquilo que poderá fazer um Office Manager: numa pequena empresa poderá ainda encarregar-se da gestão administrativa de Recursos Humanos, ocupando-se, por exemplo, de inscrições na Segurança Social, apoio a processos de recrutamento, elaboração de mapas de férias, controlo da assiduidade, celebração de seguros (acidentes de trabalho, vida e saúde), entre outras tarefas. Já numa média ou grande empresa poderá também ter a seu cargo a supervisão da equipa de secretariado, receção, copa, estafetas e motoristas.
 
Resumindo, o seu objetivo é organizar e supervisionar todas as atividades e aspetos que facilitem o bom funcionamento do escritório, de maneira a garantir que todos possam trabalhar de forma eficiente, num ambiente agradável e seguro.
 
Filipa Fontoura (Estudante do 3.º ano)