Testemunho (vii) | Isabel Nogueira

 

Secretariar à Distância de um Clique

Quando me perguntam o que faço e respondo que sou Assistente Pessoal imaginam-me sentada à porta de um gabinete, em constante contacto com os três diretores a quem dou apoio. Mas não é esse o caso – estamos juntos apenas três ou quatro vezes por ano, vejo-os através de videoconferência com a mesma frequência. Falamos semanalmente ao telefone. Trocamos e-mails todos os dias.

Secretariar à distância é uma nova realidade numa economia em que as empresas tentam alocar recursos em países que apresentem vantagens ao nível salarial, ainda que garantam qualidade de serviços. Os desafios que enfrento são idênticos aos que o Secretariado tradicional enfrenta – as soluções poderão ser menos óbvias ou fáceis. Efetivamente, não posso simplesmente bater à porta do chefe para conversar sobre o que correu mal e tentar perceber o que podemos fazer para corrigir a situação. Não posso aproveitar um momento em que ele esteja menos ocupado para esclarecer ou reconfirmar rapidamente as expectativas de determinado pedido. A vantagem do contacto visual não existe e por vezes daqui resultam mal-entendidos – afinal, o recetor pode interpretar a mensagem escrita ou dita de forma diferente do intencionado.

Antes de mais, é preciso ser realista e aceitar que provavelmente não vamos fazer as coisas bem à primeira. Perceber que o processo de tentativa e erro é necessário é o primeiro passo para não nos deixarmos frustrar pela falta de resultados. Os primeiros meses enquanto secretária à distância não correram bem, mas fui percebendo o que tinha de fazer para evitar a má comunicação. Ouvir e ler atentamente permitiram-me criar uma lista mental e cada vez que me pedem para marcar uma reunião pergunto logo tudo (qual é o deadline, quanto tempo precisa, pode ser por telefone ou é essencial ser videoconferência, etc.) – se isto não for feito à partida, o chefe entretanto fica ocupado com outras coisas e não terei a facilidade de aproveitar uma pequena pausa para café (porque não o vejo a fazê-la) para esclarecer dúvidas.

Há outras coisas que posso fazer para colmatar a ausência física, tais como colocar lembretes no calendário Outlook para assinar despesas ou ler materiais antes das reuniões. Por vezes preciso de pedir ajuda a secretárias que estejam no mesmo local para imprimirem o cartão de embarque, por exemplo. Para que os outros se mostrem disponíveis para ajudar é essencial esse esforço também existir do meu lado.

Há dificuldades particulares quando se dá apoio a mais do que uma pessoa: como dividir justamente o tempo pelos chefes, como atribuir prioridade às tarefas, como encontrar tempo para fazer novas tarefas e assim avançar na carreira, como garantir que todo o nosso trabalho e esforço têm visibilidade perante todos os chefes? É importante perder algum tempo, principalmente durante uma reunião cara a cara, a falar dos métodos usados para perceber se é melhor testar outros, a dar uma visão geral de como é um dia de trabalho normal e que tipo de coisas fazemos para os outros chefes, se necessário pedindo que haja uma redução de volume de trabalho para ter tempo para realizar de forma competente os pedidos de todos os chefes. É importante também ser honesto, dentro do razoável para não pôr a relação em risco, e falar do que tem corrido menos bem e do que nos afeta negativamente.

Para além das qualidades que qualquer Assistente Pessoal necessita – ser responsável, dedicado, proativo, organizado – é particularmente importante ser independente e saber aproveitar todas as oportunidades para comunicar eficazmente e assim obter os resultados ideais. Em resumo: dedicação, abertura e comunicação são as chaves para que secretariar à distância de um clique seja um sucesso.

Isabel Nogueira

Assistente Pessoal

Quando o telefone toca

Trabalhava há cerca de 3 meses numa empresa quando, a meio da manhã, o telefone tocou. Muito compenetrada no meu papel, atendi e, após me ter identificado, ouço uma voz de homem que me pareceu igual à do contínuo, com quem eu já estava bastante à vontade e achei que era ele a brincar comigo.
 

- O seu chefe está?
- Lamento, mas não está.
- Sabe onde ele anda?
- Não sei, porque ele saiu e não me disse para onde ia!
- Então o que é que está aí a fazer se não controla o seu chefe?
- Pois…. Mas se quiser deixar mensagem para quando ele chegar… Pode dizer-me quem fala?
- Daqui fala Deus! (neste momento fiquei mesmo convencida de que era o contínuo a brincar comigo).
- Oh se fosse Deus!...
- O que é que fazia?
- Olhe, pedia-lhe um aumento!
- A sério? Acha que está mal paga?
- Acho!
- E o que lhe pedia mais?
- Menos trabalho!
- Hum… Deus vai pensar no seu caso, mas quando o seu chefe chegar, diga-lhe que o (nome do diretor da empresa) quer falar com ele.

Por esta altura eu já estava verde e sem palavras, e consegui apenas esboçar um “desculpe” muito atrapalhado, enquanto lhe dizia que estava a confundi-lo com outra pessoa e que nunca teria pensado responder-lhe daquela maneira. Ele era uma pessoa muito afável e não dava importância a estas situações, mas eu não sabia e nem o conhecia. Despediu-se de mim a rir à gargalhada e, nos sete anos em que estive naquela empresa, na maior parte das vezes em que me cruzei com ele, perguntava-me: Então já falou com Deus hoje? Ele já a aumentou?

 

Serviu-me de lição e ficou de tal forma gravada na minha memória que passados 22 anos ainda vos falo nela!

Leonor Alenquer (Alumni)

Diários da República (ii)

 

 

Divulgamos a legislação de interesse publicada, na última semana, em Diário da República.

 

Semana de 15 a 21 de abril

 

Resolução da Assembleia da república n.º 24/2013, 16/04/2013

Aprova o plano estratégico Nacional para o Turismo para o desenvolvimento do turismo no período de 2013-2015 e cria a Comissão de Orientação Estratégica para o Turismo. Para download siga o link:

http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/07400/0217002202.pdf

 

Portaria 156/2013, 18/04/2013
Primeira alteração ao Regulamento Específico Passaportes Emprego 3i, aprovado pela Portaria n.º 408/2012, de 14 de dezembro. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/07600/0226702275.pdf

 

Lei 29/2013, 19/04/2013
Estabelece os princípios gerais aplicáveis à mediação realizada em Portugal, bem como os regimes jurídicos da mediação civil e comercial, dos mediadores e da mediação pública. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/07700/0227802284.pdf

Dália Cavaco (Estudante do 1.º ano)

Técnicas de Comunicação e de Expressão: importa escrever e falar bem?

 

Quem olha para o plano de estudos da licenciatura de Secretariado e Comunicação Empresarial e vê o nome desta UC percebe, naturalmente, que irá abordar questões relacionadas com a comunicação e com a forma como nos expressamos. Mas, afinal, o que haverá ainda para aprender?

 

Esse é o primeiro desafio que costumo colocar aos meus alunos: falando nós português desde que nascemos, ouvindo e lendo em português todos os dias e a toda a hora, será que alguma vez refletimos sobre a forma como falamos e escrevemos? Ou ainda, será que alguma vez parámos para pensar no (complexo) processo como recebemos e transmitimos a informação? Será a nossa forma de comunicar 100% eficaz? E será que alguma vez questionámos a forma como os outros se nos dirigem, seja através das redes sociais ou mesmo dos órgãos de comunicação?

 

Procuro, então, antes de mais, sensibilizar os meus alunos para a importância de questionarem e de se questionarem, mas também para a importância de procurarem uma resposta sempre que surge uma dúvida... É fundamental que todos nós, falantes do português, e em particular todos os que fazem ou farão da língua portuguesa o seu “aliado número um”, como é o caso dos estudantes de Secretariado e Comunicação Empresarial, a utilizemos de forma correta e que asseguremos que as nossas ideias sejam transmitidas de forma exemplar.

Outro desafio é proporcionar aos estudantes o contacto com textos de diferentes tipos (desde a notícia ao texto literário, passando pela crónica, texto de opinião ou texto publicitário), de vários autores e de temas diversificados. Procuro, então, que os alunos contactem com diferentes realidades e com diferentes estilos e que, através deles, aprofundem o gosto pela escrita e que aperfeiçoem a forma como escrevem — e, claro, como falam. Se pensarmos bem, ao longo das nossas vidas, quer enquanto cidadãos quer enquanto profissionais, temos de nos saber expressar com clareza, seja para escrevermos um e-mail a um amigo ou para endereçar um convite aos clientes da nossa empresa, seja para escrever a ata de uma reunião (de condomínio ou de conselho de administração) ou ainda para atualizar a página da Internet da empresa onde trabalhamos... E, não menos importante, para nos destacarmos, pelo discurso claro, cuidado e coerente, na entrevista para aquele emprego com que sempre sonhámos...

Procuro ainda que as aulas sejam um lugar de debate e reflexão, de troca de ideias e argumentos; afinal, como poderemos defender o nosso ponto de vista se não nos conseguirmos expressar ou comunicar convenientemente?

 

Estes são, portanto, alguns dos desafios que proponho aos alunos de Secretariado e Comunicação Empresarial. Eu tenho aprendido muito ao longo de cada semestre... e espero que os estudantes também!

 

Joana Serafim
Docente da U.C. Técnicas de Comunicação e de Expressão

Não julgue o livro pela capa

 

Vivemos num mundo em que é cada vez mais difícil saber quem é na realidade a pessoa que toma as decisões, que influencia, ou a pessoa que vende a sua solução ao cliente final porque não pode ser nenhum dos outros.

 

Há ainda a crença de que é preciso criar uma relação com o patrão/dono ou com alguém com um título pomposo. Não deixe que os títulos, a idade ou ainda, em alguns casos, o género, seja um obstáculo. Conseguir uma reunião já é suficientemente difícil e ainda mais complicado em determinados mercados. Por exemplo, no Reino Unido. Há alguns anos, quando o Manuel viajava para o país numa semana de vendas, essa era uma razão suficiente para assegurar a reunião. Agora isso mudou. Muitas vezes é só uma questão de sorte. Estar no sítio certo, à hora certa, quando alguém tem a necessidade de um Manuel.

 

Uma vez marcada a reunião, trate cada participante como o comprador que ele pode vir a ser no futuro. No Brasil há uma força de trabalho muito móvel: conhece a Eugénia hoje e amanhã ela já trabalha noutra agência. Todavia, o trabalho já se desenrolou e pode ser que ela se lembre de si no futuro.

 

É um mito pensar sempre que, quanto mais sénior na empresa é a pessoa, mais facilmente ela lhe compra algo. Gosto sempre de falar com as pessoas que estão na linha da frente e que percebem as realidades do dia a dia. Os donos podem conhecer melhor as condições de mercado, mas, na maioria dos casos, não são eles que redigem as propostas ou detalham as soluções.

 

Recentemente deparei-me com o exemplo de um fornecedor a ser lacónico com quem ele entendia ser um “júnior” (o famoso cenário “sabe quem eu sou”). No entanto, este “júnior” era a pessoa que enviava os briefings, portanto, alguém que todos procuramos conhecer. Já assisti também a situações em que conhecer a pessoa responsável chega a ser contraproducente. Tive um exemplo numa grande agência em que as relações com determinados fornecedores eram tão fortes ao nível do topo que eles começaram a tornar-se arrogantes com a expectativa de negócio. Se não se relacionar com todos na empresa, pode ficar isolado e a equipa pode preferir optar por fornecedores que a valorizem, e a cada um em particular, sem dar relevância ao título ou à função que desempenham. “As pessoas compram pessoas”, e não títulos ou funções.

 

Um dos aspetos fascinantes da nossa indústria é a cultura e a etiqueta do negócio. Lembro-me sempre do antigo Chanceler alemão Helmut Kohl, que dizia: “Pode comprar qualquer coisa minha em qualquer língua, mas só me venderá alguma coisa se for em alemão”. Palavras sábias. E que devem ser aplicadas a vários mercados.

 

Portanto, não julgue o livro pela capa sem pesquisar o seu autor. Considere todos os contactos como potenciais compradores enquanto não os conhecer e depois decida que capa de livro e conteúdos ficam na biblioteca de best sellers (clientes que proporcionaram negócios lucrativos).

John Hooker, Diretor-geral da John Hooker Consultancy Practice

Artigo publicado no âmbito da parceria estabelecida com a Event.Point (www.eventpoint.com.pt).

A importância de uma experiência internacional

 

Num momento em que muitas são as empresas que apostam na Internacionalização para o desenvolvimento e dinamização dos seus negócios, é importante que todos os seus colaboradores estejam prontos para os desafios que se avizinham.

 

Atualmente, temos vindo a registar, no panorama nacional, uma nítida procura de profissionais que tenham vivido experiências internacionais, seja através período de estudos, como o tão conhecido programa Erasmus, seja de experiências reais em contexto de trabalho, como estágios internacionais.

 

São cada vez mais as instituições de ensino, tal como o caso do ISLA Campus Lisboa, que têm apostado, fortemente, na importância de os seus estudantes viverem experiências internacionais, maioritariamente pelas mais-valias que uma experiência desta natureza poderá proporcionar, tanto em termos pessoais como em termos profissionais e académicos.

 

Ter a possibilidade de estudar ou viver uma experiência de outra natureza num país estrangeiro permitirá ao estudante um crescimento notório, aliado a um aumento da responsabilidade, da compreensão e do respeito pelos seus pares, bem como das suas competências linguísticas - além, claro, da partilha de novos conhecimentos e, em alguns casos, da estruturação do networking, hoje em dia tão importante para todos nós.

 

As empresas apreciam profissionais destemidos, autónomos e que, num contexto internacional, se movam não criando anticorpos com outros profissionais estrangeiros, seja por desconhecimento da cultura, seja porque não estão preparados para tal. Numa esfera internacional, a diplomacia é primordial e, para que se consiga atingir um público diferente e com, certamente, necessidades diferentes, existe a premência de uma preparação de todos os intervenientes no processo.

 

A experiência internacional, devido à sua abrangência, permite desconstruir preconceitos e ver que existe muito mais além do que nos rodeia, isto porque iremos lidar, obrigatoriamente, com pessoas cujos backgrounds, valores e vivências serão muito díspares dos nossos, permitindo uma análise mais profunda de nós próprios, das nossas prioridades e objetivos, e preparando-nos melhor para os desafios do mundo global em que hoje vivemos.

 

Viver no estrangeiro é, indiscutivelmente, algo que só quem viveu esta experiência consegue entender e quer sempre repetir, mas que todos devem querer fazer, nem que seja por um período curto de tempo!

Diogo Marques dos Santos
Coordenador das Relações Internacionais do ISLA Campus Lisboa

Diários da República (i)

 

Tendo por base a importância do tema no seio de uma organização e para os seguidores deste blogue, passaremos a divulgar, sempre que tal se justifique, legislação de interesse publicada nos Diários da República.

Semana de 01 a 07 de abril

Decreto-Lei 43/2013, 01/04/2013
Procede à primeira alteração ao Regulamento da Nacionalidade Portuguesa, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 237-A/2006, de 14 de dezembro, modificando os procedimentos inerentes à prova do conhecimento da língua portuguesa. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/06300/0192001921.pdf

Resolução da Assembleia da República n.º 45/2013, 04/04/2013
Combate às discriminações salariais, diretas e indiretas. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/06600/0197201972.pdf

Resolução da Assembleia da República n.º 46/2013, 04/04/2013
Pela não discriminação laboral de mulheres. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/06600/0197201972.pdf

Resolução da Assembleia da República n.º 47/2013, 04/04/2013
Pelo combate ao empobrecimento e à agudização da pobreza entre as mulheres. Para download siga o link: http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/06600/0197201973.pdf

Resolução da Assembleia da República n.º 48/2013, 04/04/2013
Defesa e valorização efetiva dos direitos das mulheres no mundo do trabalho. Para download siga o link:  http://dre.pt/pdf1sdip/2013/04/06600/0197301973.pdf

Dália Cavaco (Estudante do 1.º ano)

Metodologia das Ciências Sociais: As duas faces de Janus e a importância de criar o próprio futuro académico

 

A Unidade Curricular (UC) Metodologia das Ciências Sociais (MCS) continua a ser uma das disciplinas mais queridas e mais abominadas no primeiro ano das licenciaturas. Aqui e ali, não é raro encontrar-se testemunhos de estudantes que, ou louvam o que aprenderam em MCS, ou pura e simplesmente continuam sem perceber, sequer, a utilidade de frequentarem essa Unidade Curricular.

Tal e qual Janus, o deus romano que deu origem ao mês de janeiro, parece que a UC MCS tem duas faces, uma olhando para a frente e outra para trás, onde o sucesso e o insucesso escolar, e o amor e o ódio, se encontram quase sempre nas duas faces dessa mesma moeda. Bem entendido, parece-me que o grande problema da UC MCS é o facto de, bastas vezes, a sua enorme utilidade não ser inteiramente compreendida.

Afinal, para que serve a UC MCS? A resposta pode ser bem mais extensa e aprofundada do que aquela que aqui daremos, mas se quisermos simplificar as coisas, reduzindo a nossa argumentação à mais elementar justificação, creio que poderemos dizer o seguinte: a UC MCS serve exatamente para que os estudantes adquiram as competências necessárias em ordem a realizarem, no domínio das Ciências Sociais, investigações científicas e trabalhos de investigação com qualidade, rigor e competência.

Será útil adquirir essas competências? Sem qualquer dúvida, é o que defendemos. Essas competências são absolutamente essenciais para que os estudantes desenvolvam – seja ao longo da Licenciatura, seja até mais tarde, ao nível de um Mestrado ou de um Doutoramento – investigações acreditadas, sérias e pertinentes. Num tempo em que “o saber deve converter-se em capacidade” tal como Clausewitz já nos alertava no seu Da Guerra, é importante que os estudantes e demais comunidade académica estejam alertados para a necessidade de, todos juntos, lutarmos por um Ensino exigente e de prestígio, numa Escola de confiança.

Os professores desempenham aqui um papel importantíssimo porque, em grande medida, são eles que realmente podem fazer e potenciar a diferença. Não só relativamente à forma de encarar esta UC, mas também todas as outras UC; seja pela procura de uma alteridade assente em exemplos pessoais de independência, de inconformismo e de empenho, seja pela conquista dos estudantes através da exortação da sua vontade de vencer e do seu interesse em saber mais.

Abordar o processo de investigação em Ciências Sociais, desde a formulação do problema até à redação do trabalho final, passando pela constituição da amostra e escolha dos métodos e técnicas mais apropriadas para a recolha e tratamento dos dados, é, a todos os títulos, um desafio cada vez mais importante nos currículos das licenciaturas.

Disse um dia Peter Drucker (o “pai da Gestão”) que “a melhor forma de prever o futuro é criá-lo”. A competitividade do mundo contemporâneo exige que, desde muito cedo, preparemos e criemos esse futuro. Desenvolver competências de análise, espírito crítico e tomada de decisão na UC MCS, são, a nosso ver, vantagens competitivas que não podem ser dispensadas, sob pena de hipotecarmos oportunidades futuras no nosso percurso académico e profissional.  É tempo de desmistificar a UC MCS e de agarrar esse futuro. Tal como na última frase da Ética, “vamos, portanto, começar”.

 

David Miguel Pascoal Rosado
Coordenador Científico GSPC e Coordenador da UC MCS
ISLA Campus Lisboa | Laureate International Universities

Crónica de um estagiário - III

 

Sinto-me em “casa”

Ao fim de um mês, consigo ter uma certeza absoluta: não existe comparação possível entre o trabalho que fazia anteriormente e aquele que faço hoje. Para além de atualmente não ter um contacto direto com o público, consigo desempenhar uma série de tarefas que me permitem pôr em prática aquilo que tenho vindo a aprender no ISLA Campus Lisboa.

Do meu dia-a-dia fazem parte muitas fotocópias, muitas digitalizações, muitas subidas e descidas de pisos… Mas faz tudo parte da minha aprendizagem, porque não conheço qualquer casa que tenha sido construída a partir do telhado. Para além disso, se eu não estivesse lá, outra Secretária ou até mesmo uma chefia teriam de o fazer. A meu ver, estou a poupar tempo às minhas chefias – não é isso que um(a) secretário(a)/assessor(a)/assistente faz?

Nesta altura, já sinto algumas saudades de poder trabalhar de pé, do atendimento ao público, das minhas antigas colegas e de ter autonomia para decidir a (quase) totalidade dos meus passos. Ainda assim, sinto igualmente que estou a crescer a um ritmo alucinante, quer a nível profissional quer a nível pessoal. Isso vale muito mais que qualquer autonomia – pelo menos nestes meus primeiros passos.

Posso dizer que, neste momento e apenas após um par de meses, já tenho um rol de coisas que aprendi a fazer – umas mais simples, como encadernar documentação, outras mais complexas, como mexer num sistema de arquivo documental. Por este motivo, sinto que a mudança que fiz vale a pena, todos os dias! Assim, apercebo-me de que ainda estou em fase de adaptação: não sei todos os nomes de cor, nem sempre sei a quem ligar e o que pedir; mas a verdade é que já aprendi muito mais do que alguma vez sonhei, a verdade é que me sinto em casa…

 

Pilar Souto (pseudónimo)

História da formação em Secretariado no ISLA-Lisboa

 

No início dos anos 60 do século passado, a média de mulheres que frequentava a Universidade de Lisboa era de 40,5%, valor 15% superior à internacional. Na maioria dos casos, o objetivo era o estudo das línguas estrangeiras, sobretudo o inglês, no sentido de poderem conseguir uma colocação prestigiante (na banca, no alto comércio ou na indústria, como secretárias, tradutoras ou intérpretes), mas resultava no congestionamento da Faculdade de Letras, inadequada à satisfação dos objetivos destas alunas, a nível dos curricula dos cursos, metodologias ou corpo docente.

Por essa altura, a formação em Secretariado era feita na Escola Lusitânia Feminina em Lisboa, onde as alunas faziam a sua educação liceal a par da aprendizagem de algumas competências técnicas, como a estenografia e a dactilografia. Esta formação é hoje equivalente ao 9.º ano de escolaridade.

 

O Instituto Superior de Línguas e Administração (ISLA), instituição de ensino pós-liceal particular, foi constituído em 1962, com o objetivo de formar quadros técnicos de nível superior que dessem resposta às necessidades das organizações, através da oferta de cursos especificamente concebidos para determinadas profissões, com base nos exemplos de instituições internacionais congéneres.

 

Para além da Escola Superior de Secretariado (ESS) e da Escola Superior de Tradutores e Intérpretes (ESTI), foi criado um curso de dois anos que preparasse alunos sem o Curso Complementar dos Liceus (ou equivalente), mas já poliglotas (muitos filhos de diplomatas), para a admissão e frequência do ensino superior. O currículo do 1.º ano do Curso de Secretária Correspondente era comum ao da ESTI, sendo o diploma obtido após a frequência de mais um ano de especialização. Em 1967, todos os cursos foram reconhecidos como superiores e, em 1968, o curso de Secretária Correspondente foi autonomizado, passando a ter um plano de estudos próprio.

 

Em 1971, o ISLA foi autorizado a ingressar e a representar em Portugal a ESA - European Secretarial Academy (hoje a European Schools for Higher Education in Administration and Management), associação fundada em Genebra em 1964 “com o objetivo de definir os atributos de uma Secretária Europeia”. As escolas pertencentes à rede ESA tinham que harmonizar os curricula dos cursos, para que o diploma de “Secretária Europeia” pudesse ser validado internacionalmente (nos países membros da ESA os diplomas eram reconhecidos como de nível superior). Para obter este diploma, os alunos tinham que se apresentar, em qualquer uma das escolas associadas, perante um júri internacional para prestação de provas.

 

Em 1975, o curso foi quase totalmente reestruturado, passando a designar-se “Secretária de Administração” e a ter uma duração de três anos. Em 1986, o ISLA passou a estar integrado no ensino superior politécnico e o curso mudou a sua designação para “Curso Superior de Secretariado”, sendo conferida equivalência a bacharel aos seus diplomados (Despacho 127/MEC/86 de 26 de Junho).

 

Numa entrevista ao jornal A Capital, em 1987, o ISLA informava que o objetivo do bacharelato que ministrava era formar secretárias aptas a desempenhar a função e a assumir as suas responsabilidades na equipa de gestão. Na altura o ISLA formava cerca de oitenta novos alunos por ano.

 

Em 1993, este curso passou a licenciatura, com uma duração de quatro anos e a designação de “Assessoria de Direcção”. Em 2006, ao abrigo da reestruturação ditada pela adoção da Declaração de Bolonha, o curso voltou a ter uma duração de três anos, passando a denominar-se “Secretariado e Comunicação Empresarial”.

Maria João Borges
Docente das U.C. de Práticas de Secretariado e Assessoria
 

Fontes:
http://www.isla.pt/isla/ISLA/Historia/Historia26/Historia_26anos.htm, [22.08.10];
Anónimo. - Secretária do Futuro tem Formação Específica. – A Capital (Suplemento Escritório Moderno). – 1987, p. VI;
http://www.isla.pt/isla/Licenciaturas/AssessoriaDireccao/Apresentacao/assessoria+de+direcao.htm, [22.08.10].

Entrevista a Alumni | Tiago Almeida

Catarina Faria e Catarina Fortes (CF): Como teve conhecimento do curso Secretariado e Comunicação Empresarial (SCE)?
Tiago Almeida (TA): Nas várias pesquisas de emprego, Internet ou jornais, encontrava requisitos "ISLA com curso de SCE" e também tive um bom feedback do curso por uma pessoa que frequentou o ISLA.

CF: Porque escolheu o ISLA Campus Lisboa para estudar?
TA: A excelente localização, a longa existência do curso e a reputação do ISLA levaram-me a escolher a instituição.

CF: Quais foram os fatores que levaram à escolha do curso SCE?
TA: Elevada taxa de empregabilidade e plano de estudos adequado ao que procurava.

CF: Qual era a expectativa/opinião acerca do curso antes de iniciar?
TA: A minha expectativa era elevada, uma vez que o ISLA é uma instituição de relevo e com grande notoriedade. No que concerne ao curso, as minhas expectativas eram igualmente altas, pois a instituição possui docentes capazes de preparar o aluno em pleno para o mundo do trabalho. Outro fator que me ajudou na escolha foi a elevada empregabilidade.

CF: Depois, manteve a opinião ou mudou-a? Para melhor ou pior? Porquê?
TA: A minha opinião mudou, para melhor. Constatei que as disciplinas se ajustavam e que os professores estavam dentro das matérias que lecionavam. Além de ter encontrado excelentes professores, são muito preocupados com a preparação dos alunos.

CF: O que gostou mais do curso? Há alguma coisa de que não tenha gostado? O quê?
TA: Gostei da diversidade das matérias lecionadas, as línguas estrangeiras (cujo conhecimento e domínio é extremamente importante), conhecimentos contabilísticos, marketing, etc... Não tenho nada a apontar de negativo relativamente a esta questão.

CF: Considera que as matérias lecionadas durante o curso foram as adequadas? Preparam-no para o mercado de trabalho?
TA: Práticas de Secretariado e Assessoria, Técnicas de Comunicação e Expressão e Informática são disciplinas fundamentais para um bom desempenho, quer a nível pessoal quer profissional. A Informática está em todo o mundo empresarial e o saber escrever e o saber expressar é muito importante. Dar erros ortográficos causa muito má imagem da pessoa e da empresa que representa.

CF: Acha que faltou dar alguma matéria durante o curso? Qual/o quê?
TA: A resposta a esta pergunta é diferente dependendo do gosto pessoal; no entanto, na minha opinião, podia dar-se mais carga horária ao MS Outlook. É uma ferramenta que praticamente todas as empresas utilizam e o bom manuseamento deste programa reduz o tempo perdido, por exemplo na pesquisa de um contacto telefónico, de uma reunião, de uma informação, de um e-mail de há alguns meses atrás, etc. Como o secretariado é a ponte, e muitas vezes o substituto da chefia, o contacto com a faturação é frequente. Possuir mais conhecimentos práticos e mesmo teóricos de faturação, notas de crédito e débito, é sempre bom.

CF: Como se sentiu ao ser dos poucos homens no curso SCE? Qual a reação dos seus familiares/amigos acerca desta questão?
TA: Eu não era um dos poucos homens, era mesmo o único. O estereótipo do secretariado é servir o café ou a água, no entanto assume muita importância na empresa, chegando inclusivamente a saber de todas as movimentações. Naturalmente ouvem-se brincadeiras, mas tudo passa ao lado se estivermos focados no que queremos e naquilo que ambicionamos. Principalmente quando os outros se apercebem do que realmente fazemos e do papel que assumimos.

CF: Como foi a sua relação com os professores? Continua em contacto com eles/elas?
TA: A relação foi boa, aliás o facto de ser o único homem sempre foi tema de conversa e era impossível passar despercebido. Mantenho contacto com alguns professores porque de certa forma gosto de partilhar as metas por mim alcançadas a nível profissional. Como no meu trabalho gosto de ver as coisas bem feitas, o trabalho dos professores é ver um aluno preparado e por isso gosto de ir dando notícias.

CF: Fez algum estágio durante o curso? Através do ISLA? Contribuiu para a sua formação? Como?
TA: Fiz um estágio profissional, pós curso, através da ajuda do gabinete ElpYou. No início da vida profissional todas as experiências são benéficas e contribuem para o desenvolvimento e enriquecimento.

CF: Participou em algum projeto durante o curso?
TA: Não participei em nenhum projeto. No entanto o vosso projeto parece bastante interessante e motivante.

CF: Acha que é preciso ter algum perfil específico para tirar o curso SCE? Qual?
TA: Na minha opinião o principal requisito é a vontade e o empenho de cada um; contudo há que ter noção de que é necessário ser pró-ativo, bom comunicador e gostar de multi tasking.

CF: Aconselha o curso?
TA: Recomendo o curso e o ISLA. O que motiva frequentar este curso é saber que existem entidades empregadoras que apenas recrutam licenciados em SCE. Temos um leque extenso de saídas profissionais, devido à nossa preparação técnica e prática ao longo do curso. A instituição oferece boas condições para o desenvolvimento enquanto estudante e trabalhador.

CF: Trabalha na área do secretariado? Sentiu-se preparado para o trabalho?
TA: Atualmente trabalho no ramo da logística numa pequena empresa em crescimento - no entanto utilizo os conhecimentos do secretariado nas minhas tarefas diárias. Como se trata de uma área técnica, estou a aprender. Tenho noções básicas provenientes de PSA (Incoterms) e de uma cadeira opcional. Todos nós, mediante a área onde trabalhamos, temos que nos adaptar e ter espírito aberto para aprender.

CF: Que feedback tem tido sobre o ISLA e o curso SCE por parte de colegas ou amigos/conhecidos?
TA: Foi gratificante ter estado numa empresa onde apenas recrutam pessoas provenientes do ISLA Lisboa com curso SCE pela excelente preparação dos alunos. É gratificante para um ex-aluno saber que o curso tem reconhecimento e bastante motivador para quem frequenta. Tive também a oportunidade de estar em entrevistas onde o fator SCE deu a oportunidade para apresentar o valor.
Não podemos é aproveitar o reconhecimento do curso e “encostar” até o fim deste.

CF: Tem algum conselho/sugestão para um(a) aluno(a) que se encontre a tirar a licenciatura em SCE, neste momento?
TA: O conselho que dou é que todos/as se empenhem no curso, não adotem uma postura de facilitismo, ou seja, lutar apenas pela nota 10. Ao longo do curso há matérias que podem não ser do agrado da pessoa, mas como o saber não ocupa lugar, pode sempre vir a útil. Lutar pela melhor classificação significa lutar por um melhor posto de trabalho. Acima de tudo há que manter uma postura assertiva e positivismo porque as empresas querem pessoas positivas.

CF: O que espera estar a fazer daqui a 10 anos?
TA: Daqui a 10 anos espero, além de ter melhorado as minhas qualificações académicas, adquirir experiência e poder absorver o máximo de conhecimentos dos que me rodeiam. Temos que ter mente aberta (disponíveis para aceitar opiniões e críticas) e a constante adaptação é fundamental para nos mantermos competitivos.

Entrevista realizada por Catarina Faria e Catarina Fortes (Estudantes do 2.º ano)

A Formação Profissional no âmbito do Contrato de Trabalho

 

O Código do Trabalho na sua versão inicial (2003) já dedicava uma subsecção à formação profissional. No entanto, tem-se verificado que a maior parte dos trabalhadores, e mesmo dos empregadores, desconhece a obrigação que impende sobre estes de proporcionar formação contínua aos seus trabalhadores, razão pela qual nestas poucas linhas se procurará sintetizar os direitos e deveres que lhe estão associados.

Com um duplo objetivo - dotar o trabalhador de mais qualificações, com vista à sua maior empregabilidade, e aumentar a produtividade e competitividade da empresa - o empregador deve garantir ao trabalhador 35 horas anuais de formação profissional certificada.

Na contratação a termo, desde que por período igual ou superior a 3 meses, existe também a obrigação de proporcionar formação ao trabalhador, sendo esta proporcional à duração do contrato (tendo por referência as 35 horas anuais).

A ação de formação pode ser realizada pelo empregador, por entidade formadora certificada ou em estabelecimento de ensino reconhecido.

Em caso de incumprimento pelo empregador deste dever, as horas de formação que não sejam proporcionadas até ao termo dos 2 anos posteriores ao seu vencimento convertem-se em crédito, de número equivalente às horas de formação em falta, para realização de formação por iniciativa do trabalhador.

A utilização deste crédito é feita com referência ao período normal de trabalho, sendo considerada como serviço efetivo para todos os efeitos, incluindo de retribuição, devendo o trabalhador comunicar ao empregador a sua intenção de utilizar o seu crédito com a antecedência mínima de 10 dias.

Por princípio, a área sobre a qual versa a formação é escolhida por acordo, sendo que, na falta deste, a escolha cabe ao empregador, que a deverá fazer coincidir com a atividade prestada pelo trabalhador. Se a formação for realizada por iniciativa do trabalhador, utilizando o crédito de horas, é este quem escolhe a área de formação, dentro das seguintes opções:

a) ter correspondência com a sua atividade;

b) respeitar a tecnologias de informação ou comunicação;

c) respeitar a saúde e segurança no trabalho;

d) estudo de uma língua estrangeira.

Não obstante o Código do Trabalho conceder ao trabalhador o direito a um crédito de horas para realizar, por sua iniciativa, a formação profissional que o empregador não lhe proporcionou, os custos inerentes à mesma serão em princípio suportados por si (a menos que haja acordo em contrário ou que o instrumento de regulamentação coletiva de trabalho preveja a atribuição de um subsídio).

O crédito a horas para formação que não seja utilizado cessa 3 anos após a sua constituição.

Ocorrendo a cessação do contrato de trabalho, o trabalhador tem direito a receber a retribuição correspondente ao número de horas de formação em falta ou ao correspondente crédito de horas.

Para salvaguardar as situações em que o empregador faz um investimento considerável na formação profissional do trabalhador – para além daquele que legalmente lhe é exigido, o nosso regime jurídico permite que se convencione a obrigação deste permanecer na empresa por período não superior a três anos (pacto de permanência). O trabalhador pode desonerar-se desta obrigação pagando ao empregador as despesas em que este incorreu com a sua formação.

Margarida Rodrigues, Advogada
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