A arte de bem convidar

Num evento todos os pormenores e detalhes são importantes e é necessário ter tudo bem pensado e estruturado. O propósito/objetivo do evento dita quais as pessoas a convidar e somente após sabermos quem são os convidados é que podemos decidir que tipo de convite a enviar.

Para a lista de convidados é necessário fazer um ficheiro, por exemplo em Excel, onde registamos os seguintes dados:

• Tipo de convidado: VIP, altas entidades, público interno/externo;
• Tratamento: Exmo./Exma., Dig.mo, Il.mo, Magnífico Reitor, por exemplo;
• Nome;
• Cargo;
• Empresa/Instituição;
• Morada;
• Código postal;
• País;
• Contactos: telefone, telemóvel, email;
• Cargos já ocupados;
• Caso tenha acompanhante, é necessário saber a informação sobre quem é;
• Nome do secretariado ou Gabinete de apoio;
• Fotografia;
• Particularidades na alimentação: vegetariano, alergias, macrobiótico, religião;
• Caso já tenha recebido um presente, qual?

Quando queremos convidar uma alta entidade – Presidente da República, Presidente da Assembleia da República, Primeiro-ministro, Presidente do Supremo Tribunal, anteriores Presidentes da República e Embaixadores – os procedimentos diferem um pouco. O primeiro contacto pode ser feito telefonicamente, caso se opte por enviar convite este será, por exemplo, uma carta convite, com antecedência.

Existem fundamentalmente três tipos de convites: a carta convite (para altas entidades), convite impresso e convite pré-impresso. Nos convites devem constar os seguintes elementos:

• Logótipo da empresa;
• Identificação do anfitrião;
• Informação de onde, como e quando é o evento;
• Tipo de traje (opcional);
• Morada;
• R.S.F.F., inclusão de data para resposta (opcional) e morada e/ou contactos. Quando queremos que apenas respondam caso o convidado não possa comparecer escreve-se: “só  negativas”, “regrets only” (inglês) ou “en cas de refus” (francês).

Ainda podemos incluir informação extra, caso seja necessário, como por exemplo: o convite serve de entrada, o convite é pessoal e intransmissível, não existe estacionamento ou o convite não serve de bilhete para o espetáculo.

Seguindo estas simples regras e, quando começarem a chegar as respostas aos convites, registando quem vem ou não, teremos sem dúvida um evento de sucesso.
 

Catarina Faria (Alumni)