Para atingir os nossos objetivos, quer a nível pessoal quer profissional, temos sempre que definir prioridades. Mas, às vezes, por causa de vários fatores, como por exemplo a atribuição de novas tarefas, o trabalho começa a acumular-se e torna-se difícil cumprir prazos. Nesse momento devemos reavaliar a situação e redefinir as nossas prioridades.
A primeira fase do processo de (re)definição de prioridades é o levantamento de informação sobre as nossas tarefas (regulares e esporádicas) e do tempo aproximado que cada uma demora a ser executada. Só assim conseguiremos ter uma ideia sobre se estamos a alocar tempo suficiente às tarefas realmente importantes para o trabalho que desenvolvemos.
A definição de prioridades depende de três fatores: Importância, urgência e complexidade das tarefas. Tendo em conta estes fatores, é possível criar uma matriz que nos ajudará a estabelecer o grau de prioridade das nossas tarefas regulares:
Importante e urgente – Tarefas realmente importantes, cujo prazo de execução está quase a expirar.
Importante, mas não urgente – Tarefas que ainda têm tempo de ser realizadas, mas que devem ser feitas antes que se tornem urgentes.
Não importante, mas urgente – Tarefas que podem não ser relevantes para os nossos objetivos/trabalho, mas de que o trabalho de outras pessoas pode depender. Em caso de conflito de prioridades, será necessário dizer não, delegar ou redistribuir.
Nem importante, nem urgente – Tarefas que ficarão para o fim e serão feitas nos tempos mortos ou, eventualmente, redistribuídas. Contudo, é preciso não esquecer o fator “oportunidade”, isto é, se a tarefa for continuamente adiada, a sua execução poderá deixar de ser útil.
Quanto às tarefas complexas, estas devem ser feitas nos momentos mais calmos, pois precisam de uma maior concentração para serem executadas. Caso isso não seja possível (e se forem urgentes), o melhor será escolher-se um local isolado para as desenvolver.
Finalmente, as tarefas de que não gostamos devem ser executadas no início do período de trabalho, sem o que serão antecipadas com desagrado e eternamente adiadas, o que afetará inevitavelmente os níveis de concentração.
Fontes:
- Apontamentos da aula de PSA III
- http://patriciainez.blogspot.pt/2010/07/administracao-do-tempo-matriz-do-tempo.html
- BORGES, Maria João (2011), Secretariado: uma visão prática, 2ª edição, Lisboa: ETEP
Diana Teixeira (Alumni)
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