Journal: a ferramenta mais esquecida do Outlook

O Journal é uma ferramenta do Microsoft Outlook e, como o próprio nome indica, é um Diário. Mas é um Diário muito particular. Numa linha temporal (timeline) o utilizador poderá visualizar e consultar o detalhe de itens como:

• E-mails trocados,
• chamadas feitas,
• tarefas concluídas ou a executar,
• ficheiros criados noutras aplicações do ambiente Office (Word, Excel, etc.).

Na realidade, todos os ficheiros criados no MS Office poderão, se assim o desejarmos, ser incluídos no Journal. Estes registos podem ser criados manualmente (como as chamadas telefónicas), mas a possibilidade de os automatizarmos existe (ficheiros produzidos em aplicações MS Office ou itens criados no Outlook, como mensagens e compromissos), facilitando assim a recolha exaustiva e posterior consulta de informação relacionada com um determinado assunto/projeto, até à sua finalização.

Talvez por desconhecimento, já que muitos utilizadores são autodidatas, ou talvez por esta ferramenta raramente ser abordada em formação, o Journal não tem muitos adeptos e a Microsoft tem vindo a desinvestir, gradualmente, nesta ferramenta, tornando o componente Tasks (Tarefas) mais versátil. No entanto, este Diário digital pode ser um precioso aliado na gestão de tempo, ao permitir contabilizá-lo para cada tarefa. Esta informação é crucial para a rentabilização de cada dia de trabalho e, portanto, para uma maior eficiência individual e das equipas. 

Como com qualquer outra ferramenta, o segredo está no conhecimento das suas potencialidades e na sua correta aplicação. Vamos dar uma nova oportunidade ao Journal?

Webografia:
http://www.msoutlook.info/question/698
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/track-your-time-in-outlook-using-journal-HA010034346.aspx

Mariana Pereira (Estudante do 2.º ano)

Testemunho | Fátima Marujo

Ingressar na licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial foi uma decisão pensada e apoiada pela minha Chefia em consciência de que a mesma me permitiria adquirir novos conhecimentos técnicos e científicos, essenciais ao desempenho de funções com vista ao progresso de carreira.

A licenciatura em Secretariado lecionada na Universidade Europeia está muito bem estruturada, consiste de um plano de estudos muito completo.

Para além das disciplinas específicas para o exercício da profissão também se compõe de disciplinas que permitem obter conhecimentos técnicos em diferentes áreas tais como: Gestão Financeira, Economia, Contabilidade, Marketing, Direito, Línguas Estrangeiras.

Sem dúvida alguma a licenciatura deu-me mais segurança no desempenho das minhas funções, permitiu-me aliar o saber ser ao saber fazer, e considero que é uma mais-valia na minha vida pessoal e profissional.

A escolha da Universidade Europeia surgiu na sequência do incontestável reconhecimento desta entidade enquanto formadora de excelentes profissionais de secretariado e continuar a ser a primeira escolha de recrutamento por parte das entidades empregadoras.

Fátima Marujo, Alumni

A formação dos profissionais de secretariado no Brasil

O artigo que hoje publicamos conta com a colaboração da Fernanda Fonseca Machado. A Fernanda é bacharel em Secretariado Executivo, pós-graduada em Gestão Empresarial, pós-graduada em docência do Ensino Superior, Mestre em Educação. Secretária Executiva, professora, palestrante e pesquisadora na área secretarial.

Os nossos agradecimentos pela participação.

Susana de Salazar Casanova

No Brasil, a formação dos profissionais de secretariado divide-se em: cursos técnicos, de graduação (tecnólogo ou bacharelado) e pós-graduação. Em nível de pós-graduação lato sensu, os cursos geralmente são em Secretariado Executivo ou em Assessoria Executiva, ao passo que os de pós-graduação stricto sensu, mestrado e doutorado, ainda não existem na área específica. Os profissionais de secretariado, porém, normalmente realizam seus estudos de mestrado e doutorado em Administração ou Educação, bem como em outras especialidades correlatas.

Com o objetivo de promover a qualificação profissional, as entidades da categoria distribuídas pelo país (sindicatos), em conjunto com empresas privadas e instituições de ensino, promovem uma vasta gama de eventos, tais como palestras, minicursos e congressos, o que proporciona, além da abordagem de diversos assuntos da área secretarial, a interação de experiências e conhecimentos entre os profissionais.

Destaca-se também o registro de uma pesquisa divulgada pela ONU, que afirmou ser a profissão de secretariado executivo uma das três carreiras que mais cresce no mundo. Apesar de, por vezes, ainda deter o estereótipo de servir cafezinho, a profissão de secretária é hoje  responsável por uma fatia do mercado com salários cada vez mais altos, com a exigência de profissionais cada vez mais qualificados e preparados para os desafios e mudanças.

A bibliografia específica na área secretarial, apesar de tímida quando da regulamentação da profissão, em 1985, hoje aumenta consideravelmente com pesquisadores/autores cada vez mais motivados e interessados em descobrir e compartilhar novas ideias. Impulsionadas pelos eventos acadêmicos, as publicações técnicas/científicas, na mesma linha, também vêm crescendo muito nos últimos anos.

Com toda essa formação contínua e qualificação permanente, os profissionais de secretariado estão se colocando cada vez mais rápido em ótimas posições no mercado de trabalho. Evidente que ainda é preciso avançar em alguns aspectos, como em tudo, para se atingir o pleno reconhecimento da profissão. Mas hoje, diferente de outrora, os profissionais de secretariado já ocupam o lugar de assessores executivos, gestores, consultores e empreendedores, sendo capazes de transformar e prestar pleno suporte científico a outras esferas administrativas.

Fernanda Fonseca Machado

O que é isso do VoIP?

A tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) permite realizar chamadas, quer seja só por voz ou com voz e imagem (videochamada ou videoconferência). Existem, no entanto, alguns requisitos para utilizar esta tecnologia:

• ter um contrato com uma empresa que forneça acesso à Internet;

• tanto para chamadas entre computadores (PC-a-PC), como de PC-a-Telefone, precisamos de um computador, microfone e colunas, mas os auriculares são aconselháveis de modo a evitar o feedback (eco);

• para as chamadas Telefone-a-Telefone é necessário um router onde se liga o telefone IP, com ou sem fios, ou, no caso de um telefone tradicional, precisar-se-á de um adaptador para o ligar ao router;

• a qualidade e a velocidade das comunicações ficam a depender da largura de banda que se tem, já que os dados são comprimidos em pacotes e enviados pela internet até ao destinatário, onde são descomprimidos.

A tecnologia VoIP apresenta muitas vantagens para as empresas: além de os custos com as chamadas serem inferiores aos dos sistemas tradicionais (analógicos ou digitais), existe a possibilidade de o software ser instalado num dispositivo móvel, o que permite que os trabalhadores continuem a receber chamadas mesmo ausentes; a fácil gravação e armazenamento das chamadas; a criação de contact centers virtuais; ou a integração de diferentes bases de dados com informação sobre os clientes.

Claro que a tecnologia VoIP também tem as suas desvantagens: no caso de uma falha informática a empresa ficará sem comunicações. Contudo, estas serão situações excecionais e a tecnologia VoIP é certamente uma ferramenta útil a uma empresa que pretenda reduzir custos - o investimento inicial será amortizado rapidamente se o volume de chamadas, sobretudo internacionais, for significativo, dado que a faturação não é feita em minutos mas em volume de dados.

Webografia:
http://www.pcworld.com/article/254659/how_switching_to_voip_can_save_you_money.html
http://technologyadvice.com/5-ways-voip-can-save-you-money/

Tiago Ferreira (Estudante do 2.º ano)

O que é ser uma Super Secretária?

Ser uma Super Secretária, entre outros aspetos, passa por:

• Conhecer bem a empresa/instituição onde trabalha.
• Compreender as políticas da empresa/instituição e não se envolver em debates.
• Ter excelente capacidade de comunicação e de organização.
• Ser um elemento chave na recolha e na partilha de informação.
• Relacionar-se e trabalhar bem com a chefia e com colegas, independentemente de qual seja a sua posição na estrutura organizacional.
• Definir claramente prioridades e gerir o dia-a-dia de trabalho em função disso.
• Contribuir para rentabilizar o tempo do gestor e facilitar o seu desempenho.
• Possuir uma boa memória.
• Ter discrição e preocupação pela salvaguarda de dados.
• Saber controlar e lidar com a crítica, além de gerir as emoções.
• Ajustar-se aos contextos de mudança e ser criativo.
• Ter uma atitude solucionadora de problemas e não usar a rudeza como arma de defesa.
• Relacionar-se com habilidade com clientes e parceiros internacionais.
• Demonstrar profissionalismo, ter boa postura, imagem e comportamento distintos.
• Entender o gestor e conhecer os seus hábitos, tempos e formas de trabalhar.
• Representar a chefia em certas reuniões ou eventos.
• Estar a par e dominar as últimas ferramentas informáticas.
• Falar diversas línguas estrangeiras.
• Procurar desenvolver-se, atualizar-se frequentando formação superior e formação especializada em áreas conexas.

Hoje, tal como noutras épocas, os gestores continuam a precisar do apoio destes profissionais para inúmeras tarefas da sua agenda, para as quais não foram treinados ou não possuem as competências adequadas para as realizar com rapidez e eficácia.

Susana de Salazar Casanova

Coordenadora Executiva da Licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial

Lync – a nova forma de comunicar da Microsoft®

Quando falamos de mensagens instantâneas, pensamos logo no MSN Messenger ou no Windows Life Messenger. Durante largos anos foram os programas mais utilizados para comunicar de forma instantânea e gratuita.

Apesar de aqueles programas também serem utilizados no ambiente empresarial, foi criada pela Microsoft® uma aplicação específica para comunicação instantânea. O programa em questão é o Lync (anteriormente conhecido como o Microsoft Office Communicator), disponível com o pacote Microsoft Office 365 para cada computador ou então como uma solução em rede.

Esta aplicação permite estabelecer contacto com qualquer pessoa – tenha esta ou não Lync ou Office 365 –, em qualquer lugar, através de mensagens instantâneas ou de voz e vídeo, num computador, tablet ou smartphone. Oferece ainda a possibilidade de reencaminhamento das chamadas a partir do PC para o portátil, onde quer que estejamos e quaisquer que sejam as chamadas (nacionais ou internacionais).

Através de um botão, podemos facilmente encontrar alguém digitando o seu nome. Outra particularidade desta aplicação é o facto de mostrar o nosso status consoante a disponibilidade registada na agenda (que aparece ao lado do nosso nome). Existe, ainda, a possibilidade de partilhar o nosso desktop – com todos os conteúdos ou apenas os que quisermos mostrar –, de forma interativa ou apenas de leitura.

Devido ao facto de o Lync estar profundamente integrado com o MS Office®, principalmente com o Outlook®, torna-se fácil e rápido realizar reuniões, fazer apresentações em PowerPoint ou partilhar ficheiros, utilizando o ecrã como whiteboard. O Lync pode também ser integrado com o Skype® ou outros sistemas VoIP (Voice over Internet Protocol), otimizando o estabelecimento e receção de chamadas, bem como o envio de mensagens, fazendo com que seja cada vez mais fácil estar contactável.

Catarina Faria (Finalista)