O enriquecimento da função Secretariado

O facto de a burótica se desenvolver a um ritmo acelerado e contínuo tem obrigado as organizações a um upgrade das suas exigências em termos de competências técnicas relacionadas com as TIC, nesta função sobretudo relacionadas com as denominadas ferramentas de produtividade, digitalização e suportes à comunicação, no sentido de poderem obter uma melhoria dos níveis de produtividade e uma redução de custos.

A tecnologia teve impacto na evolução do perfil funcional do Secretariado, em termos das atividades e nos requisitos de competências, uma vez que algumas tarefas passaram a ser desenvolvidas com recurso a equipamentos, libertando tempo para a assunção de novas responsabilidades. A disseminação transversal das TIC nas organizações levou também a que os executivos passassem a ser autónomos em muitas tarefas antes asseguradas pelo Secretariado, cuja missão de proteger o tempo das suas chefias assumiu um novo pendor, mais pró-ativo e abrangente.

Contudo, a tecnologia não foi a única circunstância que condicionou esta transformação. Entre os fatores de impacto encontram-se algumas estratégias de intervenção organizacional, como o Downsizing, a Reengenharia e a Gestão da Qualidade Total, que as organizações adotaram, ao longo do tempo, numa busca de eficiência e de melhores resultados, face a vários constrangimentos ao seu crescimento e sobrevivência, como a globalização dos mercados, o aumento do preço dos combustíveis fósseis e as sucessivas crises económicas.

Esta busca de eficiência tem resultado num achatamento das estruturas organizacionais e numa tentativa de simplificação dos processos, que conduz naturalmente a uma maior polivalência dos trabalhadores e, por conseguinte, ao enriquecimento das funções. Ainda assim, muitos são os que continuam a referir constrangimentos à mobilidade vertical e horizontal e à progressão salarial nesta área profissional, que entendem não ter vindo a acompanhar os níveis crescentes de exigência da função.

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria
Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”