Susana de Salazar Casanova: Qual foi o seu percurso académico e profissional?
AMV: Atualmente, sou Gestora da Formação do CPS e, desde 2001, complemento a minha atividade como Formadora na área de secretariado em diversas entidades externas de formação. Em 2012, fui Professora do 10º e 11º anos na Escola Secundária de Barcelos. Entre 2005 e 2010, fui Secretária de Direção na AGS e, entre 1998 e 2002, fui Secretária da Pró-Presidência do IPP. Entretanto, em 2007, terminei o Mestrado em Sistemas de Informação (E-learning na Formação Profissional), pela Universidade do Minho. Desde 2007, tenho pertencido ao Júri das Provas de Aptidão Profissional do Curso Técnico de Secretariado, em diversas Escolas. Em 1994, iniciei o Bacharelato em Línguas e Secretariado, pelo ISCAP, e em 2000 terminei a Licenciatura em Secretariado de Gestão. No início da minha carreira desempenhei as categorias de Escriturária, Secretária Comercial e Secretária de Direção em distintas empresas, conciliando sempre que possível a formação contínua para valorização do meu currículo através da realização de diversos cursos extra curriculares.
SSC: O que motivou a constituição do CPS? Qual é a missão do CPS?
AMV: O CPS foi criado em 2006, fruto de um sonho meu, com o objetivo primordial de ser uma entidade que pudesse fornecer ferramentas úteis de apoio à profissão. Com sede no Porto, o CPS tem como objetivo contribuir para a promoção e consolidação da posição dos profissionais de secretariado no mundo do trabalho, contribuindo para a sua atualização, dinamizando o seu relacionamento, integração e participação com organizações internacionais de secretariado, e representando esta classe profissional perante todas as entidades públicas ou privadas, nacionais ou internacionais. Assume, por isso, um papel defensivo e de vanguarda no desenvolvimento das responsabilidades e competências destes profissionais.
SSC: Como e quando é que surgiu a sua ligação ao Conselho Profissional de Secretariado?
AMV: O meu desejo de criar o CPS concretiza-se após a minha participação num congresso em Madrid, onde conheci de perto uma entidade com características semelhantes. Como sempre dei elevado valor às novas tecnologias considerei que a melhor forma de poder concretizar este objetivo era criar uma página web onde pudesse de forma virtual atender às diversas necessidades encontradas por estes profissionais. Rapidamente me apercebi que o público-alvo se interessava por este projeto e passados 5 anos já contava com mais de 1000 clientes, tendo como principal atividade a organização de eventos e a prestação de atividades formativas.
SSC: Como tem sido assumir o cargo de presidente do CPS ao longo dos últimos 6 anos?
AMV: Um dos objetivos do CPS é promover e consolidar a posição dos profissionais de secretariado no mundo laboral. Na qualidade de presidente do CPS, sou muito solicitada por diversas Instituições e Escolas para dar conferências e, deste modo, estabeleço não só com os participantes um elo de ligação como forma de aproximar aos alunos à realidade profissional e empresarial e aos profissionais uma maior atualização. Aproveito também esta oportunidade para estabelecer mecanismos de cooperação com as entidades, de forma a proporcionar a participação conjunta em estudos e a execução de projetos específicos.
SSC: Sendo uma associação relativamente recente, como foi a sua implementação no mercado e quais têm sido os principais desafios?
AMV: O CPS apareceu numa altura em que o mercado estava bastante recetivo e empreendedor na valorização dos seus profissionais. Recentemente, e devido à crise instalada no país, nota-se que o secretariado tem sido bastante afetado, deixando de ser uma área prioritária. Contudo, não é agora que vamos baixar as “armas” e como o nosso principal objetivo é a dignificação da profissão, temos dois projetos em mãos de que não prescindimos. Um deles é a criação do "Dia Nacional dos Secretários", em que a petição já foi enviada e aprovada em 2011 pela Assembleia da República, faltando apenas concluir as 1000 assinaturas para que possa ser oficial. Um outro projeto para concretizar este ano, é regulamentar a profissão através da criação de uma Ordem Profissional. Para isso, conta com o apoio de todos através da assinatura das petições que se encontram na nossa página web.
SSC: Que atividades são organizadas pelo CPS com o objetivo de promover a profissão de Secretariado?
AMV: O CPS organiza conferências, desenvolve atividades formativas e publica artigos com interesse para os profissionais de secretariado e assessoria. Esforça-se por contribuir para a atualização da profissão nas suas múltiplas vertentes, designadamente tornando a aprendizagem ao longo da vida e a mobilidade uma realidade, melhorando a qualidade e a eficácia da educação e da formação, promovendo a igualdade, a coesão social e a cidadania ativa, incentivando a criatividade e a inovação, incluindo o espírito empreendedor, a todos os níveis da educação e da formação, colaborando com outras instituições no campo da inovação, desenvolvimento e atualização de conhecimentos, estabelecendo mecanismos de cooperação que tornem possível a participação conjunta em projetos, estudos ou consultoria e colaborando com outras instituições na execução de projetos específicos e em atividades de divulgação.
SSC: Que papel tem o CPS no apoio aos associados, em particular, na procura de emprego? As empresas recorrem ao CPS para solicitar profissionais?
AMV: Sim, por variadas vezes já fomos contactados por entidades que queriam a nossa colaboração na seleção e recrutamento de um/a Secretário/a. Este é um dos serviços que oferecemos às empresas. Por outro lado, apoiamos os nossos associados na procura de emprego e também pessoas apenas registadas na nossa página web, através da divulgação por e-mail de ofertas de trabalho que nos chegam. Por vezes, realizamos uma pré-seleção de currículos, facilitando deste modo o processo de recrutamento por parte da entidade.
SSC: O CPS tem diversificado a sua comunicação com os profissionais. Como tem reagido o público ao blogue do CPS e à revista Secretári@Online?
AMV: Os profissionais de secretariado têm muitas qualidades, contudo ao longo destes anos constatei que não são tão participativos em atividades extra laborais como eu julgava que poderiam ser. A revista Secretari@Online foi criada com o intuito de ser constituída por artigos redigidos pelos leitores, dando a sua opinião sobre determinados temas, relatando o seu dia de trabalho e etc. Este facto raramente aconteceu. Ultimamente, tenho aproveitado alguns trabalhos académicos para a sua publicação. De uma forma geral, os profissionais que já não frequentam o ensino, não participam com a redação de artigos. No entanto, esta publicação é bastante solicitada por alunos, professores e profissionais porque existe uma grande lacuna de bibliografia atual nesta área. Relativamente ao blogue do CPS, também concluo que não teve a reação e interatividade que esperava. Na minha opinião, considero que os profissionais de secretariado são pessoas bastante exigentes e dedicados ao seu trabalho, mas no entanto demonstram uma personalidade passiva, conformista e pouco reivindicativa dos seus direitos.
SSC: Quais são os eventos que o CPS organiza para debate e atualização da profissão?
AMV: Quando sou solicitada pelas escolas e instituições para participar em conferências, tento sempre abrir um espaço para debate, porque gosto de saber se o público concorda ou não com aquilo que estou a dizer relativamente à profissão. Mas para isso, lá está, tenho de incitar o público a falar, não faz parte da sua natureza interpelar, facto que noutras áreas é muito mais evidente, como é o caso dos profissionais da área de comunicação. Tal como referi anteriormente, a criação por parte do CPS de um evento com a denominação de debate, pela experiência que tenho, a adesão seria muita baixa, mesmo que a temática fosse sobre a atualização da profissão.
SSC: Considera útil a presença nas redes sociais para promover o CPS? Como tem sido a participação dos associados no Facebook?
AMV: Considero muito útil a presença do CPS nas redes sociais para, por um lado, poder promover os seus eventos de uma forma mais célere e, por outro, as pessoas poderem estar a par das últimas novidades acerca da profissão. Contudo, a participação e interação também não é a que eu esperava. Não sei explicar qual a razão para esse facto, uma vez que a tecnologia deveria ser o instrumento mais importante destes profissionais e ser utilizada como meio de aumentarem e melhorarem as suas relações.
SSC: Lançou um livro em 2011 “Guia Prático - Manual de Técnicas Administrativas e Secretariado”. Quer falar-nos sobre o livro e sobre os temas aqui tratados?
AMV: Não considero bem um livro, mas sim um guia prático, que me serviu de apoio no início da minha carreira como formadora na área de secretariado e de manual para o formando. Também poderá ser destinado a profissionais da área que queiram otimizar o seu dia de trabalho através do reconhecimento de alguns métodos e técnicas, intervindo de uma forma mais ativa na gestão corrente. Foi organizado tendo como objetivo focar algumas temáticas essenciais para quem trabalha ou pretende trabalhar na área administrativa. Começa por descrever o perfil e as funções do profissional de secretariado, algumas técnicas de atendimento presencial e telefónico, cuidados com a correspondência comercial, a organização e controlo do arquivo, a preparação de reuniões, como trabalhar em equipa, a gestão do tempo e dicas como planear uma viagem. Entretanto, durante o ano passado, após uma pesquisa bastante exaustiva em dezenas de livros que abarcam algumas destas temáticas foi elaborada uma nova edição, e este sim, será um livro bastante atual e completo, prestes a ser publicado.
SSC: Como vê a profissão no futuro?
AMV: Esta profissão está muito ligada ao contexto organizacional, pelo que enquanto durar a crise instalada no país, estes profissionais também se sentirão afetados. No entanto, como normalmente as crises são passageiras, vejo o futuro desta profissão muito auspicioso, porque o seu âmbito é muito abrangente, abarca muitas áreas. E quando hoje em dia se fala muito em polivalência, flexibilidade e adaptação, estas características encaixam perfeitamente nos profissionais que ingressam nesta carreira. De outra forma, nunca poderiam alcançar o topo da hierarquia de uma Organização.
SSC: Que conselhos oferece aos jovens que pretendem ingressar no mercado de trabalho e desempenhar funções no âmbito do secretariado?
AMV: Deverão estar, em primeiro lugar, habilitados com um título profissional para poderem exercer esta profissão. De seguida, deverão possuir todas as qualidades que um profissional nesta área terá obrigação de ter de forma a dignificar a profissão, tais como o sentido de responsabilidade, a integridade, a competência, a pontualidade, a confidencialidade e a lealdade. E, por ser uma peça essencial na comunicação tanto interna como externa da Organização, deverá manter e estabelecer as boas relações comunicacionais entre todos os elementos, de modo que seja um facilitador do trabalho em equipa. Por último, nunca deverá esquecer que a formação contínua faz também parte dos seus deveres para com a profissão, porque é sua incumbência manter-se sempre atualizado de forma a que nunca descure a sua eficiência no desempenho das suas funções no âmbito do secretariado.
Ana Maria Vieira, Presidente do CPS
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