Como elaborar um procedimento?

 

É necessário definir com clareza quais os processos que carecem realmente de ser descritos em procedimentos, para evitar perdas de tempo e de outros recursos. Esta análise deverá ser efetuada no seio de um grupo composto por representantes das áreas envolvidas na situação a ser normalizada, tendo presente se o trabalho irá ou não contribuir para uma franca melhoria.

Roteiro para a elaboração de um procedimento

1.     Formação de grupo de trabalho

a. selecionar elementos consoante o processo a ser descrito

b. definir regras de trabalho (duração das reuniões, etc.);

c. definir orientador, metodologia e ferramentas a aplicar.

2. Definir o alcance (organização, departamento, núcleo, tarefa, ação,…)

3.     Definir objetivos e metas

a.   implicações estratégicas;

b.   sua operacionalização;

c.   descrição de todas as fases e ações do processo.

4.     Elaboração do procedimento

a. identificar todas as fases do processo;

b. analisar, a sequência das ações/tarefas em cada uma das fases;

c. descrever o processo, utilizando uma linguagem clara e simples, incluindo a seguinte informação:

1.   Introdução

           i. nome (do processo/atividade);

           ii. área/âmbito de aplicação;

           iii. objetivo (razão da sua existência e importância);

     iv. definição de responsabilidades (deverá ser mencionado o nome e/ou função do(s) responsável(s) pela sua elaboração/revisão e por quem  será executado o procedimento);

      v. documentos de referência (que poderão ser consultados ou utilizados quando se seguir o procedimento);

          vi. glossário de termos e palavras técnicas;

2.   Descrição do processo

           i. representação gráfica do processo (fluxograma, quadros e/ou desenhos);

           ii. descrição detalhada das etapas dos processos/ tarefas;

3.   Conclusão

         i. indicação do suporte e local onde ficará guardado o documento;

     ii. datação do procedimento e posteriores revisões (definindo-se a frequência de atualização do mesmo e o registo das versões);

        iii. indicação da forma de distribuição/divulgação (por escrito, disponível pela intranet, etc.).

Para que um procedimento seja adequado, este deverá ter em conta toda a envolvência respeitante à Atividade a que se refere, descrevendo exatamente que passos devem ser dados e a ordem dos mesmos, quem é o responsável pela sua execução, como deve ser executada cada ação, assim como o tipo de Documento ou Registo (com anexação dos respetivos modelos) que deve acompanhar esse passo.

Os procedimentos, reunidos em Manuais, representam uma importante estratégia de simplificação e normalização de processos, com vista à melhoria da eficiência organizacional.

Tânia Pereira (Alumni)