As Emoções e a Produtividade

Parece existir um fundamento emocional nas grandes decisões da nossa vida, ainda que, por insegurança ou para nos justificarmos, perante os outros ou nós mesmos, depois se reflita sobre os prós e contras e se estimem possíveis consequências.

Se a premissa racional de uma decisão contrariar a emocional, além de se perder autenticidade, criar-se-á uma dissociação na pessoa, que dificilmente assim sentirá motivação e orgulho nas suas ações, já que não se identificará com elas. Contudo, poderão surgir situações em que sejam tomadas decisões estratégicas, de essência racional - mas se estas espartilharem o sujeito, se este não identificar vantagens reais, provocarão um conflito interno.
 

As emoções positivas, como o otimismo e a confiança, potenciam o nosso desempenho, motivando-nos para fazer mais e melhor, e levando a que não encaremos com dramatismo os revezes da sorte. Ainda assim, muitas pessoas destilam intencionalmente sentimentos negativos nos outros, como a insegurança e a inveja, promovendo ambientes de tensão e de conflito – como diz o ditado: “dividir para reinar”. O que, em regra, suscita este tipo de atitude é o receio da perda de poder, de que a autoridade seja questionada, de que um subordinado conquiste mais visibilidade do que uma chefia, substituindo-se então o respeito pelo medo, sem qualquer perceção dos elevados custos que daí decorrem.

O respeito conquista-se e não implica, necessariamente, reverência – as chefias que precisam de deferência submissa ou de veneração atrofiam a sua equipa, cujos elementos, para sobreviver, concorrem entre si, desviando-se dos objetivos organizacionais. Em períodos de crise, em que é preciso apelar à colaboração de todos, muitas vezes com grandes sacrifícios, este tipo de postura negativa destrói a disponibilidade, a criatividade e a vontade de cooperação. E, à menor oportunidade de um tratamento mais equitativo ou de um ambiente mais saudável, as pessoas capazes optam por sair (às vezes até com um decréscimo nos rendimentos) destas organizações tóxicas, que perdem assim o seu maior ativo: os colaboradores talentosos.

Hoje em dia é impossível alguém saber de tudo e, para que as empresas consigam crescer e manter-se competitivas, têm que acolher construtivamente os contributos de todos, premiando desempenhos excecionais, quaisquer que sejam os níveis hierárquicos das pessoas que os exibem. 

Um verdadeiro líder é aquele que consegue inspirar as pessoas à sua volta, desafiando-as para comportamentos extraordinários, sobretudo nos momentos difíceis.

Maria João Borges

Docente das UC de Práticas de Secretariado e Assessoria

What can’t be cured must be endured

Existem várias coisas na vida que conseguimos planear e controlar direta ou indiretamente. Outras coisas acontecem de uma forma inesperada, mas são passíveis de ser solucionadas ou reduzido o seu impacto negativo, No entanto, existem muitas situações que estão fora do nosso alcance mudar e não devem sequer ser alvo de atenção por mais tempo do que o necessário.

Após a perceção de que algo é inevitável, devemos tentar afastar o constante pensamento de derrota que só causa stress. Pensar vezes sem conta em problemas que não têm resolução é desgastante e não traz quaisquer benefícios. Afinal, o que não tem remédio remediado está! Não é uma atitude derrotista, antes pelo contrário: é aceitar aquilo que não conseguimos mudar e tirar o melhor proveito disso, sem nos martirizarmos.

De facto, o verdadeiro problema é a forma como encaramos os problemas que não têm solução. Temos que pensar: existe alguma coisa que possamos fazer para mudar o resultado final? 

Provavelmente não. Então, se esse resultado é impossível de alterar, devemos tentar antes reduzir as possíveis consequências daquilo que é irremediável e precaver novas ocorrências. Por exemplo, se cometemos um erro numa qualquer tarefa, resta assumi-lo, pedir desculpa e ficar alerta para que não volte a acontecer no futuro.

É importante frisar que isto não significa que não devemos lutar por aquilo que queremos e que tem solução, ou que não devemos tirar as devidas ilações dos erros cometidos, mas existem sempre variáveis que vão para além do que controlamos. Assim, apesar de ser necessária persistência e determinação para sermos bem sucedidos, é preciso estarmos preparados para as derrotas e encará-las como uma forma de aprendizagem.

Resumindo, toda a gente tem problemas, mas não há bem que sempre dure nem mal que nunca acabe. Pouca coisa é permanente - por isso, se for possível mudar aquilo que o incomoda, tente fazê-lo; se não é possível alterar o que aconteceu ou vai ocorrer, tente “ultrapassá-lo”.

Andreia Gonçalves (Alumni)

Organizar um evento: os primeiros passos?

Nos dias de hoje, cada vez mais, organizar bem um evento é uma tarefa muito importante, pois os estes são cada vez mais arrojados. Entregar a organização de uma cerimónia a quem melhor o sabe fazer é, muitas vezes, a melhor decisão para quem quer que a mesma tenha o impacto desejado. O não calcular tudo ao pormenor, pode fazer com que o acontecimento seja um fracasso.

Para que um ato tenha o impacto desejado são necessárias diversas etapas e uma boa gestão do mesmo. O evento é um sucesso, quando o público que nele participou, recorda pormenores que por vezes não têm assim tanta importância; e, também, aquilo que fica na memória dos participantes depois deste terminar.

Existem determinados parâmetros que devem ser seguidos para que um evento atinja o objetivo pretendido. Deve ter-se em consideração qual é o objetivo, a mensagem a transmitir, o seu público-alvo e o seu orçamento.

Existe uma fase muito importante, antes do seu início, que será aquela em que se define o sucesso ou não, e que se chama a fase do pré-evento. Nesta fase tudo é avaliado ao pormenor, faz-se o planeamento e o orçamento, pedem-se patrocínios, tratam-se das inscrições, dos convites, do programa, da divulgação, avaliam-se as necessidades e os equipamentos que irão ser necessários, merchandising define-se staff e contratam-se as hospedeiras, define-se o branding do evento, visitam-se espaços e efetua-se o respetivo aluguer do local selecionado, escolhem-se e fazem-se as provas das diferentes refeições, define-se ainda nalgumas situações qual deve ser o dress code,  entre muitas outras tarefas que devem fazer parte da chek list desta primeira fase do evento.  

Passando pelos passos acima mencionados, chega-se ao dia escolhido e espera-se que o evento tenha o sucesso pretendido pelo anfitrião. No dia, muitas vezes o evento tem início, com a subida ao palco do mestre de cerimónias que dá as boas-vindas e apresenta o primeiro convidado. E temos então o início daquilo que para quem organiza constitui um grande momento.

Amália Penacho (Finalista)

O enriquecimento da função Secretariado

O facto de a burótica se desenvolver a um ritmo acelerado e contínuo tem obrigado as organizações a um upgrade das suas exigências em termos de competências técnicas relacionadas com as TIC, nesta função sobretudo relacionadas com as denominadas ferramentas de produtividade, digitalização e suportes à comunicação, no sentido de poderem obter uma melhoria dos níveis de produtividade e uma redução de custos.

A tecnologia teve impacto na evolução do perfil funcional do Secretariado, em termos das atividades e nos requisitos de competências, uma vez que algumas tarefas passaram a ser desenvolvidas com recurso a equipamentos, libertando tempo para a assunção de novas responsabilidades. A disseminação transversal das TIC nas organizações levou também a que os executivos passassem a ser autónomos em muitas tarefas antes asseguradas pelo Secretariado, cuja missão de proteger o tempo das suas chefias assumiu um novo pendor, mais pró-ativo e abrangente.

Contudo, a tecnologia não foi a única circunstância que condicionou esta transformação. Entre os fatores de impacto encontram-se algumas estratégias de intervenção organizacional, como o Downsizing, a Reengenharia e a Gestão da Qualidade Total, que as organizações adotaram, ao longo do tempo, numa busca de eficiência e de melhores resultados, face a vários constrangimentos ao seu crescimento e sobrevivência, como a globalização dos mercados, o aumento do preço dos combustíveis fósseis e as sucessivas crises económicas.

Esta busca de eficiência tem resultado num achatamento das estruturas organizacionais e numa tentativa de simplificação dos processos, que conduz naturalmente a uma maior polivalência dos trabalhadores e, por conseguinte, ao enriquecimento das funções. Ainda assim, muitos são os que continuam a referir constrangimentos à mobilidade vertical e horizontal e à progressão salarial nesta área profissional, que entendem não ter vindo a acompanhar os níveis crescentes de exigência da função.

Maria João Borges
Docente das U.C. Práticas de Secretariado e Assessoria
Excerto adaptado da dissertação “O Impacto da Burótica no Perfil Funcional do Secretariado”